ЛЕКЦИЯ №4

Вопросы, которые будут рассмотрены на лекции.

1. Книга и рабочий лист Excel.

2. Основные функции и команды Excel.

Мы рассмотрели основные положения работы с Microsoft Word: Главное меню, выпадающие подменю, контекстное меню, пиктограммы быстрого доступа к командам (Панель инструментов), подготовку документов к печати и печать, встроенные объекты (Microsoft Equation 3.0, WordArt), Формат и т.д. Для успешного изучения Excel необходимо понимание того, что Microsoft Office – это единая среда для всех приложений, поэтому все вышеперечисленное относится и к Microsoft Excel. Естественно, если потребуется, будут сделаны пояснения по соответствующим вопросам. усвоить перечисленные ниже основные термины и определения, которые будут использованы в дальнейшем.

Первые навыки работы в электронных таблицах Microsoft Excel

Для начала откроем новую книгу Excel: Пуск / Программы / Microsoft Office / Microsoft Excel, в результате откроется документ Excel с названием Книга1. Эта книга сохраняется в файле с расширением xls. Книга состоит из листов, которые по умолчанию имеют названия Лист1, Лист2, Лист3…. Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа, однако пользователь может в одной рабочей книге использовать столько листов, сколько ему потребуется для работы. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка. В состав каждого рабочего листа входит 16 777 216 ячеек, которые образуют сетку из 65 536 строк и 256 столбцов.

Дадим название первому листу: стрелка мыши указывает на имя Лист1 в нижней части рабочей книги, по правой кнопке мыши («контекстное меню») выберем команду «Переименовать» и наберем с клавиатуры новое имя первого листа: например, «Титульный». Сохраним книгу, например, на рабочий стол (Главное меню Файл / Сохранить как / Рабочий стол / Пособие).

Рис.4.1. Сохранение документа Microsoft Excel.

Теперь наш лист с именем «Титульный» книги «Пособие» выглядит так:

Рис.4.2.Начало работы в книге Microsoft Excel.

Оформим первый лист, как и планировали, как титульный. Поскольку в Excel, как и в Word, можно использовать все элементы оформления (Автофигуры, WordArt, встроенные рисунки), то титульный лист может иметь, например, такой вид:

Рис.4.3.Оформление титульного листа.

Запишем некоторые необходимые определения.

• Макрос – программа, которая написана на встроенном в Excel языке программирования Visual Basic for Application (VBA). Переход в режим работы с макросами осуществляется с помощью команд подменю Сервис → Макрос.

• Массив – набор ячеек либо значений, который используют как единое целое. Иначе говоря, массив – это группа элементов одного типа, которые имеют общее имя. В Excel под массивом понимают содержимое выделенного диапазона ячеек (строка, столбец, прямоугольный или

• Настройка – изменение существующих параметров работы Excel стандартными средствами, доступ к которым осуществляется из рабочего окна программы. Параметры работы Excel можно разделить на два основных вида:

– общие – редактирование этих параметров приведет к соответствующим изменениям во всех рабочих книгах, в том числе и во вновь создаваемых;

– локальные – редактирование этих параметров вызовет соответствующие изменения только в текущей книге.

• Область задач – элемент программы, предназначенный для быстрого выбора одной из нескольких связанных задач.

• Операнд – элемент вычисления (константа, функция или ссылка).

• Оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: арифметические, сравнения, текстовый и ссылки.

• Форматирование – изменение отображения ячейки (ее внешнего вида) или представления содержащихся в ней данных. Не стоит забывать, что после применения форматирования отображаемое в ячейке значение может не совпадать с ее фактическим содержимым (наиболее характерный пример – округление: в ячейке хранится значение 0,24, но в соответствии с параметрами форматирования на экране может отображаться 0,2).

• Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константы, операторы, ссылки, имена ячеек (диапазонов) и функции. Операторы бывают четырех видов:

– арифметические – операторы, предназначенные для выполнения арифметических действий и выдающие в качестве результата числовое значение;

– сравнения – данные операторы используются для сравнения данных и выдают в качестве результата логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ;

– текстовый – оператор & используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку;

– ссылки – применяется для описания ссылок на диапазоны ячеек.

• Функция – готовая формула Excel для расчетов и анализа данных. Каждая функция может включать в себя константы, операторы, ссылки, имена ячеек (диапазонов) и формулы. Пользовательская функция – это функция, написанная пользователем на языке VBA.

• Ячейка – наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации. Каждая ячейка может содержать текст, число или формулу. Кроме того, при работе с ячейками используются следующие элементы:

– адрес – это месторасположение (координаты) ячейки; адрес состоит из буквы (номера) столбца и номера строки, на пересечении которых расположена данная ячейка;

– ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолютными (то есть не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанными (содержат или абсолютный столбец и относительную строку, или абсолютную строку и относительный столбец). Внешняя ссылка – это ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге.

В программе реализована возможность заполнения диапазона значениями прогрессии. Для перехода в данный режим нужно выполнить команду Правка → Заполнить → Прогрессия – в результате откроется окно, В данном окне с помощью переключателя Расположение устанавливается направление прогрессии: по строкам или по столбцам (в первом случае прогрессия будет расположена вертикально, во втором – горизонтально). С помощью переключателя Тип выбирается тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты или автозаполнение. При выборе значения даты становится доступным расположенный справа переключатель Единицы, с помощью которого задается единица измерения: день, рабочий день, месяц или год. Такую прогрессию удобно применять, например, при планировании рабочего времени, при расчете заработной платы, а также в иных случаях.

В поле Шаг вводится величина шага прогрессии. Это поле доступно для редактирования только в том случае, если переключатель Тип установлен в любое положение, кроме автозаполнение, а также при снятом флажке Автоматическое определение шага. По умолчанию в поле Шаг установлено значение 1.

В поле Предельное значение при необходимости можно указать предельное значение, при достижении которого дальнейшее построение прогрессии прекращается. Заполнение данного поля не обязательно.

Построение прогрессии в соответствии с установленными параметрами инициируется нажатием кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без создания прогрессии.

В текущую книгу Excel можно вставлять листы. Для этого предназначена команда Вставка → Лист. При ее выполнении в рабочей книге появится новый лист, которому по умолчанию будет присвоено имя ЛистN, где N – следующий порядковый номер листа. С помощью команды Вставка → Диаграмма осуществляется переход в режим работы с диаграммами.

Для создания формул удобно использовать команду Вставка → Функция. При ее активизации открывается диалоговое окно Мастера функций, в котором выполняется предварительная настройка формулы.

Рис. 4.4. Мастер функций

Список Категория данного окна содержит перечень категорий, по которым сгруппированы имеющиеся в системе функции. В области Выберите функцию отображаются функции, соответствующие активной категории. При выборе любой функции в нижней части окна отображается краткая подсказка, характеризующая ее форму записи и назначение.

Для выбора требуемой функции следует установить на нее курсор и нажать кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно аргументов функции, в котором завершается ее настройка (вводится требуемое выражение и т. п.).

Команда Примечание предназначена для вставки произвольных комментариев.

Поиск по сайту: