Файловые операции

Чтобы поддерживать базу данных в надлежащем порядке, необходимо периодически выполнять некоторые служебные процедуры. Вероятно, наиболее важной из них является резервное копирование данных, которое выполняется с помощью стандартных средств Windows для работы с файлами. Не менее существенной процедурой является сжатие базы данных. По мере обработки таблиц и добавления объектов файл базы данных увеличивается в объеме. При стирании части информации не происходит полного ее удаления из файла. В результате объем, занимаемый базой данных на жестком диске, может оказаться неоправданно большим.

1. Чтобы сжать базу данных, выполните команду Сервис/Служебные программы/Сжать и восстановить базу данных.

2. Сравните размер файла базы данных до и после сжатия. Вы увидите, насколько эффективно сжатие экономит дисковое пространство.

Рис. 8.16. Параметры страницы

Та же самая команда выполняет восстановление базы данных, поврежденной в результате внезапного сбоя электропитания. Иногда в процессе работы вы заметите, что база данных ведет себя как-то странно. В такой ситуации, не дожидаясь предупреждения, выполните команду Сжать и восстановить базу данных. Access по возможности восстановит нарушения, обнаруженные в структуре данных.

Если база данных содержит конфиденциальные сведения, воспользуйтесь возможностями Access по ограничению доступа и шифрованию данных. Чтобы задать пароль на открытие базы данных, выполните следующие шаги.

3. Закройте базу данных.

4. Щелкните на кнопке Открыть панели инструментов.

5. В окне открытия файла выделите значок Ведомость группы. mdb.

6. Щелкните на стрелке палитры кнопки Открыть и выберите пункт Монопольно. Такой режим открытия предотвращает одновременный доступ к базе данных другого пользователя через локальную сеть.

7. Выберите команду Сервис/Защита/Задать пароль базы данных.

8. В поле Пароль открывшегося окна диалога введите пароль.

9. Для проверки повторно введите тот же пароль в поле Подтверждение.

10. Щелкните на кнопке ОК. Теперь для следующего открытия базы данных потребуется вводить пароль.

Примечание Чтобы удалить пароль, выберите команду Сервис/Защита/Удалить пароль базы данных, введите старый пароль и щелкните на кнопке ОК.

Еще одним полезным инструментом Access является возможность пересылки информации из базы данных в другие приложения Office XP. Например, чтобы для выполнения вычислений переслать таблицу Оценки в книгу Excel, выполните следующие операции.

11. Щелкните на кнопке Таблицы окна базы данных.

12. Выделите таблицу Оценки.

13. Выберите команду Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel.

Контрольные вопросы

1. Что такое форма?

2. Из каких частей состоит форма?

3. Что такое вычислительный элемент формы?

4. Какие существуют способы создания форм?

5. Какое назначение отчетов?

6. Какие есть способы образования отчетов?

7. Из каких частей состоит отчет?

8. Что такое реляционный запрос?

9. Какой командой задают реляционные связи?

10. Как ликвидировать связь таблиц?

11. Какой способ образования отчетов является оптимальным для начинающих?

Поиск по сайту: