Преобразование фильтра в запрос

К сожалению, назначение нового фильтра автоматически стирает все предыдущие, которые уже невозможно применить повторно. Если фильтр достаточно сложный, его многократная настройка может отнимать много времени, и вам, вероятно, захочется как-то спасти результат титанического труда. Access предлагает простой способ сохранения фильтров. Так как окно фильтра подобно конструктору запроса, было бы логично записать фильтр в виде запроса с теми же условиями отбора. Чтобы превратить фильтр в запрос, выполните следующие шаги.

1. Командой Записи/Фильтр/Расширенный фильтр активизируйте окно сложного фильтра, созданного в предыдущем упражнении.

2. Выполните команду Файл/Сохранить как запрос.

3. В открывшемся окне диалога введите имя Фильтр и щелкните на кнопке ОК.

4. Закройте окно фильтра.

5. В окне базы данных появился новый запрос с названием Фильтр. Дважды щелкните на значке этого запроса.

Откроется окно результата выполнения запроса, записи которого будут повторять записи фильтрованной таблицы Адреса. Этим запросом можно пользоваться когда угодно, выводя на экран записи, отобранные по соответствующим критериям. Более того, любой запрос можно превратить в фильтр. Это делается следующим образом.

6. Щелчком активизируйте окно таблицы Адреса (если таблица закрыта, откройте ее).

7. Чтобы назначить новый фильтр (и стереть предыдущий), щелкните на ячейке с фамилией Петров правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Исключить выделенное. В таблице останутся только те записи, в поле Фамилия которых нет фамилии Петров.

8. Щелчком на кнопке Удалить фильтр отмените фильтрацию данных. Теперь давайте вернем прежний сложный фильтр.

9. Выберите команду Записи/ Фильтр/Расширенный фильтр.

10. Выберите команду Файл/Загрузить из запроса.

11. В открывшемся окне диалога выделите запрос Фильтр и щелкните на кнопке ОК.

Старые условия фильтрации появятся в бланке окна фильтра. Теперь для применения сохраненного фильтра достаточно щелкнуть на кнопке Применение фильтра панели инструментов.

Для того, чтобы найти данные пользователь строит условия: простые и составные. Простые условия - это числа, тексты, выражения, математические соотношения, описывающие критерий поиска данных в заданном поле.

Рассмотрим примеры простых условий:

a) для числовых полей: = 5 или 5,> 3, <= 5, <> 3 (не 3);

b) для текстовых полей: "Артист" или Артист, Like [А-Г] - фамилии, начинающиеся на А, Б, В, Г; Like "Ар *" или Ар * - слова, начинающиеся на Ар; 69???? - Шестизначные номера телефонов, начинающиеся на 69 и т.д.

c) для полей типа даты: 21/4/85 или 21.4.85, <date () - все даты до вчерашнего включительно, поскольку date () имеет значение сегодняшней даты.

Условия записывают согласно правилам языка SQL (Structured Query Language).

Составные условия - это условия, построены из простых с помощью логических операций not (не), and (и), or (или). Например, not 2; between 3 and 5, 3 or 4 or 5; Таня or Иpa; between date ()-30 and date () - даты за прошедшие 30 дней от сегодняшней, between 21/4/99 and 21/5/99 - между двумя датами.

В конструкторах фильтров и запросов условия вводят в строку условий. Условия, касающиеся различных полей и имеют союз (логическую операцию) "и", записывают в одной строке конструктора условий. Условия, которые касаются одного поля и имеют союз "или", располагают одну под другой.

Запрос - это средство поиска записей, преобразования таблиц и создание на их основе новых таблиц. В отличие от фильтра запрос является структурным элементом базы данных, имеющей название, которое помещается на закладку Запросы главного окна БД.

Различают несколько типов запросов. Самым простым является обычный запрос (другое название запрос на выборку), который отображает на экране выбранные из БД записи. Эти запросы не изменяют таблицы БД.

Для создания новой таблицы, содержащей выбранные записи, внесение изменений в таблице (дополнения, обновления, удаления или архивации записей, создание вычислительного поля и т.д.) используют запросы на преобразование (на внесение изменений, на выполнение действия с таблицей, action queries).

Запрос создают вручную в режиме конструктора или с помощью мастера запроса на базе некоторой таблицы или нескольких таблиц, которую / которые добавляют к запросу.

Рис.7.6. Создание запроса с помощью мастера

Чтобы создать запрос вручную, нужно выполнить следующую последовательность команд, стартуя из главного окна базы данных:

Окно БД/Запросы/Создать/Конструктор/ОК/Добавляют таблицу, например, Оценки закрывают окно Добавить таблицу.

Получают окно (бланк) конструктора запросов, который нужно будет заполнить. Конструирование запроса состоит из нескольких этапов.

1. Строка Поле содержит названия полей, которые пользователь хочет отобразить в запросе. Чтобы заполнить эту строку, в окне таблицы Оценки выбирают все ли необходимые поля и перетягивают их в строку Поле на бланке. Другой способ: строки Поле заполняют, щелкнув на ней и выбрав название колотого поля из предлагаемого списка.

2. Задают, если нужно, режим упорядочивания записей (методом выбора режима из списка) и режим отображения полей на экране.

3. Вводят критерии поиска в строку условий.

4. Чтобы запустить запрос на выполнение, выполняют команды Запрос/Запуск или нажимают на кнопку запуска, на которой нарисованы восклицательный знак (!)

5. Для редактирования запроса нужно вернуться в режим конструктора.

6. В случае необходимости меняют тип запроса командой из меню Запрос выбирают тип из предложенного списка.

7. Когда запрос готов, закрывают конструктор с сохранением запроса с некоторой названием файла БД.

Общая схема работы с запросами на внесение изменений такова:

a) выполняют обычный запрос на выборку записей;

b) меняют тип запроса, например, на создание новой таблицы;

c) запускают запрос на выполнение - будет создана новая таблица с отобранными записями.

Кроме упомянутых выше, есть и другие типы запросов: перекрестный, результат работы которого напоминает сводную таблицу, на выявление записей, повторяющихся, на выявление записей, не имеющих подчиненных записей в некоторой другой таблице (например, такой запрос, примененный к таблицам Оценки и Телефоны позволяет получить список студентов, не имеющих телефонов).

Мастер запросов умеет конструировать только простые условия отбора. Чтобы наложить дополнительные ограничения, следует пользоваться конструктором запросов, обеспечивающим полное управление параметрами запроса и построение сложных условий отбора данных.

Рис. 7.7. Создание запроса с помощью конструктора

1. Чтобы переключиться в режим конструктора, выберите команду Вид - Конструктор. Окно конструктора показано на рис. 7.7. В его верхней части отображаются списки полей таблиц, к которым обращается запрос, и связи между таблицами. Нижняя область содержит бланк выбора полей таблиц, условий отбора и режимов сортировки. Чтобы добавить в запрос еще одно поле, выполните следующие шаги.

2. Переместите указатель на пункт Имя таблицы Телефоны.

3. Нажмите кнопку мыши и перетащите поле Имя в верхнюю ячейку четвертой строки бланка запроса. Его имя появится в этой ячейке, а имя соответствующей таблицы — во второй ячейке того же столбца. Третья строка бланка запроса позволяет сортировать результат запроса по тому или иному полю.

4. В раскрывающемся списке третьей ячейки третьего столбца бланка выберите пункт По возрастанию.

Примечание Чтобы добавить в запрос сразу все поля таблицы, перетаскивайте пункт *. Если нужная таблица отсутствует в верхней части окна запроса, щелкните на кнопке Отобразить таблицу панели инструментов, выделите нужную таблицу или запрос в открывшемся окне диалога, щелкните на кнопке Добавить, а затем на кнопке Закрыть.

5. Назначьте тот же режим сортировки для поля Имя. Теперь записи результата запроса будут упорядочены по алфавиту фамилий и имен. Имеющийся вариант связи добавляет в результат запроса только те записи связанных таблиц, в которых значения полей НОМЕР равны. Дважды щелкните на линии связи.

6. В открывшемся окне диалога Параметры объединения выберите положение переключателя Объединение всех записей из "Оценки группы" и только тех записей из "Телефоны", в которых связанные поля совпадают.

7. Щелкните на кнопке ОК. На одном конце линии связи появится стрелка, указывающая на смену режима объединения.

Примечание Изменение режима объединения в окне запроса никак не влияет на параметры исходной связи, определяющие правила взаимодействия между таблицами данных, а задает только порядок отбора записей базы данных, включаемых в результат запроса.

8. Щелчком на кнопке Вид панели инструментов запустите запрос повторно. Закройте окно запроса.

9. В ответ на вопрос о необходимости сохранения новой структуры запроса ответьте Да.

Поиск по сайту: