Группировка и сортировка

Отчет, который вы сконструировали, имеет еще один существенный недостаток. Фамилии людей из списка Телефоны выводятся не по алфавиту. Мастер отчетов автоматически сгруппировал данные таблицы Адреса по их принадлежности к тем или иным записям таблицы Телефоны, которая определяется связью между полями НОМЕР этих двух таблиц. По указанной причине фамилии в отчете упорядочены по возрастанию числового параметра НОМЕР — идентификатора записей таблицы Телефоны. Это неудобно, в отчетах с большим числом записей при такой сортировке будет довольно трудно отыскать нужного человека. Есть смысл изменить порядок сортировки, для этого выполните следующие шаги.

1. Щелкните на кнопке Отчеты окна базы данных.

2. Выделите значок отчета Телефоны.

3. Щелчком на кнопке Конструктор панели инструментов окна базы данных откройте отчет в режиме конструктора.

4. Щелкните на кнопке Сортировка и группировка панели инструментов, чтобы открыть окно диалога, показанное на рис. 8.14.

Рис. 8.14. Сортировка и группировка

В этом окне назначены два уровня сортировки. Сначала в порядке возрастания по полю НОМЕР, затем по фамилиям, именам и т.д. На кнопке строки НОМЕР виден значок, указывающий на то, что записи группируются по данному полю, то есть при переборе записей таблицы Оценки для каждого нового значения поля НОМЕР генерируется заголовок группы, в котором выводятся имя, фамилия и другие сведения о студентах.

Казалось бы, можно просто изменить поле сортировки НОМЕР на Фамилия, и записи в отчете сразу же выстроятся по алфавиту. Но в случае, если четыре студента имеют одинаковую фамилию Петров, для них будет выведен только один заголовок группы, ниже которого разместится сведения по всем Петровыми. Новый заголовок группы выводится только для каждого нового значения поля, по которому выполняется группировка. НОМЕР — уникальный идентификатор записей таблицы Оценки, группировка по которому обеспечивает вывод в отчет всех записей этой таблицы. Для сортировки записей по алфавиту фамилий и имен следует добавить в список окна диалога Сортировка и группировка соответствующие поля, разместив их выше поля группировки НОМЕР.

5. Щелкните в третьей строке на кнопке раскрывающегося списка Поле/выражение.

6. Выберите пункт Фамилия.

7. В раскрывающемся списке Поле/выражение четвертой строки окна Сортировка и группировка выберите пункт Имя.

8. Щелчком на кнопке строки Фамилия выделите ее.

9. Поместите указатель на кнопку строки Фамилия, нажмите кнопку мыши и перетащите строку на самый верх списка. Отпустите кнопку мыши в тот момент, когда жирная горизонтальная линия, показывающая будущее расположение перемещаемой строки, окажется над первой строкой таблицы.

10. Повторяя шаги 8 и 9, разместите строку Имя между строками Фамилия и НОМЕР, как показано на рис. 8.15.

Рис. 8.15. Добавление полей сортировки

11. Закройте окно Сортировка и группировка.

12. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы вывести отчет в режиме предварительного просмотра.

13. Закройте отчет

Поиск по сайту: