ЛЕКЦИЯ №7

Тема: Программный комплекс Access. Системы управления базами данных (СУБД). Создание таблиц и запросов. Реляцонные связи.

Цель: Изучить принципы построения базы данных. Ознакомиться с программным комплексом Access. Научиться конструировать фильтры и запросы для поиска информации в базе данных.

Вопросы, которые будут рассмотрены на лекции.

1. Программа управления базами данных Access.

2. Типы данных.

3. Создание БД в режиме Конструктора.

4. Создание таблиц и запросов.

Microsoft Access XP — профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты. Access обеспечивает одновременный доступ к данным десяткам пользователей.

Работа с БД состоит из следующих этапов:

1) создание структуры БД;

2) ввод данных;

3) редактирование структуры и данных;

4) нахождение информации в БД;

5) оформление отчетов.

В Access база данных - это файл с расширением mdb, который содержит данные в виде одной или нескольких таблиц. Кроме таблиц, в файле БД могут быть следующие объекты: формы, запросы, отчеты.

Таблица состоит из строк и столбцов. Строки называются записями.

Запись содержит информацию об одном элементе базы данных: одного человека, книжку, продукции, рейс т.д. Он состоит из полей.

Поле - это минимальная (но важная) порция информации в записи, над которой определены операции ввода, вывода, преобразования и т.д. Поле имеет имя, значение, характеризуется типом и рядом свойств.

Тип данных определяет вид и диапазон значений, которые могут содержаться в данном поле. Microsoft Access предлагает следующие типы данных.

Текстовой — тип данных, используемый для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов.

Числовой — тип данных для хранения числовых значений, используемых в математических расчетах. Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8 байтах в зависимости от значения поля Размер поля.

Поле Memo — специальный тип данных для хранения больших объемов информации, по объему превышающей 255 символов. Это поле может содержать до 65535 символов.

Дата / время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный тип — тип данных для хранения денежных значений, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков. Длина поля 8 байт.

Счетчик — специальный тип данных для уникальных натуральных чисел, обладающий свойством автоматического наращивания при каждой новой записи. Длина поля 4 байта.

Логический тип — специальный тип данных, имеющий только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. Длина поля 1 байт.

Поле объекта OLE — содержит ссылку на OLE-объект, например документы Microcoft Word, Microcoft Excel, звук, изображение и другие виды объектов. Ограничено дисковым пространством.

Гиперссылка — специальное поле, предназначенное для хранения гипёрссылки, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или страницы на том же компьютере, в локальной сети или Интернете. Длина до 2048 символов.

При выборе типа данных для каждого поля открывается соответствующий набор свойств, с помощью которого пользователь определяет вид и функциональные характеристики данного поля. Наиболее важными являются следующие свойства.

Размер поля — определяет максимальную длину данных, которые могут содержаться в данном поле.

Формат поля — определяет способ формирования данных в данном поле таблицы.

Число десятичных знаков — определяет количество знаков после запятой для полей числового и денежного типа.

Маска ввода — определяет форму ввода данных в поле и облегчает контроль за вводимыми символами.

Подпись — задает названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах.

Значение по умолчанию — указывает значение, автоматически вводимое и поле при создании новой записи.

Условие назначения — ограничение, накладываемое на вводимые в данное поле данные.

Сообщение об ошибке — это текст сообщения, которое будет выводиться в случае нарушения условия назначения.

Обязательное поле — определяет, является ли ввод данных в это поле обязательным.

Индексированное поле — определяет, является ли данное поле индексированным. Индекс ускоряет все операции, связанные с сортировкой, группировкой или поиском записей по значению.

Ниже приведены примеры типов, названий и значений полей, которые могут встречаться в различных задачах.

Имя полю дает пользователь, названия типов - стандартные, а значения полей вытекают из содержания конкретной задачи.

Рассмотрим, как создать базу данных, состоящую из одного или нескольких таблиц. Для этого после запуска программы Access необходимо выполнить следующую последовательность команд:

В окне Microsoft Access включить первую кнопку Новая база данных – нажать ОК - Выбрать нужную папку и ввести имя файла - Создать - В полученном главном окне базы (рис. 7.1.) данных активизировать закладку - Таблицы - Создать.

Есть несколько способов создания таблиц:

• режим таблицы;

• конструктор таблицы;

• мастер таблицы;

• импорт таблицы.

Работа пользователя состоит из двух этапов: создание структуры таблицы с помощью конструктора и ввода данных в таблицу в режиме таблицы. Чаще структуру создают командой Конструктор таблицы.

В режиме конструктора пользователь задает:

• названия полей ввода названий;

• тип данных методом выбора типа из предложенного списка;

• описания полей, которые являются необязательными;

• свойства полей (только в случае необходимости) методом заполнения таблицы свойств (рис. 7.2.)

Рис. 7.1. Окно базы данных

В простейших БД достаточно задать названия полей и указать их типы, поскольку основные свойства фиксируются автоматически согласно принципу замалчивания.

Структуру в любое время можно модифицировать. В ранее созданную структуру поле можно вставить командой Вставить/Строки. Выделенное поле изменяют командой Изменить/Удалить строки.

Чтобы ввести данные в таблицу, ее нужно открыть в режиме таблицы с главного окна базы данных: Вкладка Таблицы - Выберите название - Открыть.

Рис.7.2. Создание таблицы в режиме Конструктор

Примечание Если база данных содержит не одну, а несколько таблиц то между ними могут быть установлены связи. Связи устанавливаются между полями с типом счетчик и типом числовой. Осуществляется связь с помощью команды Сервис/Схема данных.

Для того чтобы заполнить таблицу Оценки группы конкретной информацией, необходимо выполнить следующие шаги:

1. В окне базы данных откройте список таблиц и дважды щелкните на значке Оценки группы. Выбранная таблица откроется в режиме просмотра данных.

2. Добавьте несколько записей в соответствии с рис 7.3.

Рис 7.3. Таблица данных

Поиск по сайту: