Негайно підготуйте листа

Як правило, на документі має бути не більше однієї резо­люції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюцію належить проставляти безпосередньо на до­кументі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основно­го тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або на спеціальних бланках допускаєть­ся тоді, коли документ підлягає поверненню або деталізуєть­ся порядок виконання документа й уточнюються виконавці.

ЗАГОЛОВОК до тексту документа, як усталено практи­кою, містить короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і містким, точно передавати зміст тексту.

Цей реквізит відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника про ( про що йдеться в документі). Наприклад:

Про придбання факсимільної техніки Про надання приміщення в оренду

Основна функція заголовка — прискорити процес оброб­ки документа та його проходження через структурні підроз­діли і службових осіб до реального виконавця.

До початку виконання документа з його змістом озна­йомлюються завідувач канцелярією, референт, реєстратор, іноді керівник та інші особи. Кожен з них не завжди має читати документ повністю, досить з'ясувати, про що йдеться (це доз­воляє зробити заголовок).

Заголовок, перенесений на реєстраційну картку, визначає роботу (рубрику) картотеки, куди її буде вміщено, й тим са­мим дає можливість знайти і використати документ у період його перебування в установі.

Заголовок граматично узгоджується з назвою документа, формується за допомогою віддієслівного іменника і відпові­дає на запитання про що?, чого?. Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовок є невід'ємною частиною документа, що пишеться (друкується) на бланку або на аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду й призначення. Він має бути лако­нічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить до назви форми, до­повнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, теле­грам та повідомлень.

Заголовок друкується малими літерами через один між­рядковий інтервал. Обсяг заголовка не може перевищувати 6 рядків машинописного тексту з довжиною рядка 28 друко­ваних знаків. Допускається продовження заголовка в разі його великого обсягу до межі правого поля документа.

ТЕКСТ документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматич­но та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів скла­даються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій — виснов­ки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист — прохання без пояснення.

Форма анкети використовується тоді, коли викладається цифрова або словесна інформація про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організа­ційно-розпорядчих документах, у документах з матеріально-технічного постачання і збуту, у фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується, якщо викладаються цифрова або словесна інформація про кілька об'єктів за ря­дом ознак. Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організацій­но-розпорядчих та інших документах.

Оформлення ДОДАТКІВ ДО ДОКУМЕНТІВ. Додатки до­повнюють, пояснюють окремі питання документа або доку­мент в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа має відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

1) додатки, які затверджуються або вводяться в дію роз­порядчими документами (додатки до розпорядчих доку­ментів);

2) додатки, які пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

3) додатки, які є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки належить оформляти на стандартних аркушах із зазначенням усіх необхідних для конкретного виду доку­мента реквізитів.

У розпорядчому документі відомості про наявність до­датків зазначаються в тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження графік комплекс­ного плану наукової організації праці (НОП) в установі за формою, зазначеною у додатку 1".

У додатках до розпорядчого документа робиться відмітка з посиланням на цей розпорядчий документ, на його дату і номер. Відмітка розміщується на верхньому правому полі першого аркуша додатка.

ПІДПИС. Засвідчення документів здійснюється шляхом підписання, затвердження їх та поставлення печатки.

Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їхньої компетенції, встановленої чинними нор­мативно-правовими актами.

В установах, які діють на основі єдиноначальності, доку­менти підписуються лише керівником установи або його заступником, відповідно до їхніх повноважень.

Документи, що надсилаються організаціям галузі, підпису­ються керівником, його заступником, а також керівниками струк­турних підрозділів установи відповідно до їхньої компетенції.

Підпис складається з найменування посади особи, котра підписує документ (найменування повне, якщо документ на­друковано не на бланку, скорочене — якщо на документі, на­друкованому на бланку), з особистого підпису, ініціалів і прі­звища. Наприклад:

Начальник Головного архівного

управління при Кабінеті Міністрів

України

(підпис) (ініціали, прізвище)

Якщо документ надсилається одночасно кільком устано­вам вищого рівня, керівник підписує всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком органі­заціям, що належать до сфери управління установи, підпи­сується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Документи підписуються, як правило, однією особою, а коли за зміст документа (акти, фінансові документи тощо) несуть відповідальність кілька осіб, — двома або більше особами. При цьому їхні підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

Директор інституту Головний бухгалтер

(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)

Якщо документ підписується кількома особами однако­вих посад, їхні підписи розміщуються на одному рівні, на­приклад:

Заступник Міністра юстиції України

Заступник Міністра охорони здоров'я України

(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

(ініціали, прізвище) (ініціали, прізвище)

Голова комісії (підпис) Секретар комісії (підпис)

Коли посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, котра виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково назначається посада особи, яка підписала документ, і її прізви­ще (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: в.о., застп.).

Не допускається підписання документа з прийменником за або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

ГРИФ ПОГОДЖЕННЯ ТА ВІЗИ. Коли виникає потреба в оцінці діяльності документа, в його обґрунтованості та у вста­новленні відповідності законодавству, здійснюється погоджен­ня проекту документа.

Погодження може здійснюватися як в установі (із струк­турними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їхньої компетенції займаються питаннями, порушеними у проекті документа), — внутрішнє, так і за її межами — зовнішнє.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проек­ту документа посадовою особою. Воно включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, котра візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник юридичного відділу (підпис) (ініціали, прізвище) Дата

Візи проставляються на примірниках документів, що зали­шаються в установі, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо для цього на ли­цьовому боці останнього аркуша документа не вистачає місця.

Зауваження і пропозиції до проекту документа виклада­ються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відпо­відна відмітка за такою формою:

Начальник юридичного відділу (підпис) (ініціали, прізвище) Зауваження і пропозиції додаються Дата

Проекти нормативно-правових актів установи перевіря­ються працівниками юридичної служби установи на відпо­відність їх законодавству і візуються ними на першому при­мірнику зворотного боку останнього аркуша проекту акта.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту доку­мента і включає слово ПОГОДЖЕНО, найменування посадо­вої особи, з якою погоджується проект документа (включно з найменуванням установи), особистий підпис, ініціали, прізви­ще та дату погодження, наприклад:

Поиск по сайту: