|
|||||||
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция |
Реквізит – елемент документа. Текст як реквізит документа.Оформлення титульної сторінкиРеквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ. Формуляр-зразок — це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності. Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом. Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації. 1. Для складання службових документи* в установах належить використовувати папір форматів ЛІ (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. 2. Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов'язковим додержанням таких правил: — встановлюється два види бланків: бланк для листів і — бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити — бланки належить виготовляти друкарським способом — бланки документів повинні мати такі поля: ліве — 20 міліметрів; верхнє — не менш як 10 міліметрів; праве і нижнє — не менш як 8 міліметрів. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються на бланках. ГОСТ 6.38—90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення їх в організаційно-розпорядчих документах. 1 — Державний Герб України (порядок використання визначається законом). 2 — Емблема організації, підприємства, установи. 3 — Зображення нагород. 4 — Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО). 5 — Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД). 6 — Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади. 7 — Найменування організації, установи чи підприємства — автора документа. 8 — Найменування структурного підрозділу. 9 — Індекс підприємств зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), факсу, номер рахунка в банку. 10 — Назва виду документа. 11 — Дата. 12 — Індекс. 13 — Посилання на індекс та дату вхідного документа. 14 — Місце складання або видання. 15 — Гриф обмеження доступу до документа. 16 — Адресат. 17 — Гриф затвердження. 18 — Резолюція. 19 — Заголовок до тексту. 20 — Відмітка про контроль. 21 — Текст. 22 — Відмітка про наявність додатків. 23 — Підпис. 24 — Гриф погодження. 25 — Візи. 26 — Печатка. 27 — Відмітка про засвідчення копій. 28 — Прізвище виконавця і номер його телефону. 29 — Відмітка про виконання документа й направлення його до справи. 30 — Відмітка про перенесення даних на машинний носій. 31 — Відмітка про надходження документа. Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для користування, спрощує обробку їх, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання. Кожний документ умовно можна поділити на три частини: 1) заголовна (до неї відносять усі реквізити, передбачені до тексту документа); 2) основна (реквізити: "Текст"; "Відмітка про наявність 3) оформлення (реквізити, що розміщуються нижче від Розглянемо найзагальніші правила оформлення найважливіших реквізитів організаційно-розпорядчих документів. ГЕРБ. Згідно з Постановою Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. Державний герб України зображується на бланках державних установ, друкованих органів державної влади і державного управління, на службових посвідченнях, на штампах з обов'язковим додержанням пропорцій зображення герба. Діаметр зображення має бути не більше як 20 мм. Зображують герб або посередині бланка, або в кутовій частині над серединою рядків найменування організації. ЕМБЛЕМА ОРГАНІЗАЦІЇ — умовне символічне графічне зображення, що реєструється відповідним чином. Емблемою організації можуть бути діючий товарний знак, малюнок, абревіатура, всілякі комбіновані зображення. При кутовому розміщенні реквізитів емблема розташовується у верхньому лівому куті аркуша, а при поздовжньому — посередині верхньої частини сторінки. НАЗВА ОРГАНІЗАЦІЇ пишеться строго відповідно до назви, зареєстрованої в установчих документах: у статуті підприємства чи в установчій угоді. Скорочене найменування вживається тільки в тому разі, коли воно офіційно зафіксоване у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним. ІНДЕКС ПІДПРИЄМСТВА ЗВ'ЯЗКУ, ПОШТОВА І ТЕЛЕГРАФНА АДРЕСА, НОМЕР ТЕЛЕТАЙПА, ТЕЛЕФОНУ, ФАКСУ, РОЗРАХУНКОВОГО РАХУНКА В БАНКУ оформляються відповідно до поштових правил.
Наприклад: 252053, Київ-53, вул. Ю. Коцюбинського, 15 тел. 216-20-32; факс 214-16-25 На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Ці відомості потрібні для виконання розрахунково-грошових операцій та вивільнення від постійної інформації тексту документа. Наприклад: Розрахунковий рахунок № 4276509 у Жовтневому УСБ м. Києва, МФО 406632 НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА наводиться в усіх документах, крім листів, що сприяє прискореному сприйняттю змісту документа. Відповідно до найменувань виду документа робиться перелік необхідних для його оформлення реквізитів, визначаються структура тексту й особливості викладу, ступінь обов'язковості виконання його вимог. Назва виду документа зазначається на бланку друкарським або машинописним способом. Вона має відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності. ДАТА. Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його прийняття; для документа, що затверджується, — дата затвердження. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, належить оформляти цифровим способом. Елементи дати наводяться тричленними числами з двох арабських цифр кожен елемент в один рядок у такій послідовності: день, місяць, рік. Наприклад, 13 січня 1998 року слід писати-13.01.98. Якщо порядковий номер місяця або числа з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 квітня 1998 року слід писати: 03.04.98. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: ЗО травня 1998 року. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з проходженням та виконанням їх (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи). Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі. ІНДЕКС. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його збереженість та контроль за виконанням. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Індекс документа включає тричленне число з арабських цифр — по дві у кожному елементі: перший елемент — індекс структурного підрозділу, другий — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третій — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: вхідний номер № 04-12/96, в якому 04 — шифр структурного підрозділу автора документа; 12 — номер справи, в якій зберігається копія вхідного документа; 96 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії. ПОСИЛАННЯ НА ІНДЕКС ТА ДАТУ ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА. Цей реквізит включає дату й індекс, вказані в документі організацією, що уклала або видала документ, на який дається відповідь. Наприклад: на № 10-28/36 від 10.05.98. МІСЦЕ СКЛАДАННЯ АБО ВИДАННЯ. Цей реквізит включає назву міста чи іншого населеного пункту, де видається розпорядчий, організаційний чи колегіальний документ. АДРЕСАТ. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи найменування їх подаються у називному відмінку, наприклад: Міністерство юстиції України Міністерство охорони здоров'я України Головне лікувальне управління Якщо документ адресується конкретній посадовій особі, то назву установи та структурного підрозділу пишуть у називному відмінку, а посаду і прізвище — у давальному, наприклад: Міністерство промислової політики України Управління справами Головному спеціалісту Шовкуну І.П. Коли документ адресується керівникові установи або його заступнику, найменування установи включається до складу найменування посади адресата, наприклад: Начальнику Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України Корнієнку С.І. У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь. Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад: Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організацій Документ не може мати більше чотирьох адресатів. Слово "Копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Коли документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається список на розсилку, і на кожному документі зазначається тільки один адресат. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи мають відповідати правилам користування поштовим зв'язком. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа одноразовим кореспондентам, наприклад: Редакція журналу "Архіви України" 252110, МСП, Київ-110, вул. Солом'янська, 24 Кожен елемент реквізиту "Адресат" — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — друкується з нового рядка. Коли документ надсилається громадянину, Міністерство зв'язку рекомендує оформляти адресу у зворотному порядку: прізвище та ініціали одержувача, а потім поштову адресу, хоча усталена раніше форма запису не вилучена, наприклад: Малаховій Г.С. Київське шосе, 67, кв. 4 327025, м. Миколаїв-25 Україна Україна 327025, м.Миколаїв 25, Київське шосе, 67, кв. 4 Малаховій Г.С. У документах, які надсилаються органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам, їхня поштова адреса на конвертах зазначається друкованим способом. Тобто використовують конверти із заздалегідь надрукованими адресами. ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) мають затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, котра видала акт. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів-слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали І прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр фінансів України (підпис) (ініціали, прізвище) Дата Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою: ЗАТВЕРДЖУЮ Наказ Міністерства фінансів України 20.04.97 № 15 Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа. Документ, що підлягає затвердженню, набирає юридичної сили лише з моменту його затвердження. РЕЗОЛЮЦІЯ — це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище та Ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У тому разі, коли доручення стосується кількох посадових осіб, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата. У резолюції, як правило, вказується рішення керівника з суті розглянутих у документі питань та шляхи його здійснення. Формулювання резолюції мають вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника. Якщо в резолюції бракує вказівок на те, що і як слід робити, це означає: приймати рішення мусить виконавець. Резолюції на зразок: "Прошу переговорити", "Прошу зайти до мене" не несуть нової інформації виконавцеві й уживати їх недоцільно. Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова і адресуються підлеглим особам. Наприклад: Поиск по сайту: |
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.009 сек.) |