|
|||||||
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция |
Різні типи листівЛист-повідомлення — це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба поінформувати про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі. Наприклад: Шановні панове! Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажити їх... (термін). Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддаєте перевагу. З повагою... Лист-запит — це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про певну установу, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках. У листі-запиті обов'язково вказуємо: · підставу для запиту; · назву товару (його марку, якість, модель тощо); · умови й термін постачання; · умови оплати. Зразок листа-запиту: Шановні панове! Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де представлено нові підручники та словники для профтехосвіти. Деякі із запропонованих книг зацікавили нас як такі, що можуть ефективно використовуватися в нашому навчальному процесі. Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете нам докладні анотації всіх підручників і словників. Просимо також: надіслати поточний прейскурант, зазначивши умови постачання. Заздалегідь вдячні Вам. З повагою... Лист-підтвердження — це різновид службового листа, в якому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів. Наприклад: Вельмишановний пане...! На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення взяти участь у науковій конференції, що відбудеться... (дата і місце). Вашу доповідь на тему «Мистецтво ділового листування» внесено до програми конференції. Оргкомітет конференції забезпечує проживання в готелі на період... Реєстрація учасників конференції проводитиметься... (дата і час) у приміщенні... (назва, адреса). З повагою... Лист-прохання — це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання. Наприклад: Шановні...! Нещодавно ми збудували деревообробний комбінат, та, на жаль, у нас бракує коштів на придбання обладнання для виготовлення меблевих виробів. Ми були б щиро вдячні, якби Ви надали нам довготерміновий кредит на суму 200 000 (двісті тисяч) гривень. Додаємо до листа необхідні документи: договір на придбання обладнання; техніко-економічне обґрунтування повернення кредиту. Оскільки ця проблема потребує негайного розв 'язання, переконливо просимо Вас відповісти якомога швидше. З повагою... Лист-нагадування — це службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов'язань, проведення заходів. Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав'язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився. Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов'язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим. Наприклад: Шановний пане...! Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №... від... (дата) минув. Будемо Вам щиро вдячні, якщо до... (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на суму... Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу. Залишаємося з повагою... Лист-претензія — це службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування тощо. Виявивши порушення, ви маєте право висловити партнерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшкодуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чітко му дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, контракту). Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а потім претензію. Наприклад: Шановні панове! Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з постачанням замовленого паперу для виготовлення поліграфічної продукції, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обоє 'язків. Відповідно до нашої угоди про закупівлю від... (дата) папір має бути відвантажений не пізніше... (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося упродовж: наступного тижня отримати папір. Чекаємо на відповідь. З повагою... Якщо партнер не відреагує на такого листа, вам слід виявити категоричність. Наприклад: Шановні панове! У листі від... (дата) ми повідомили Вам остаточний термін постачання замовленого садово-городнього інвентарю. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили його, порушивши умови угоди. У зв 'язку з цим ми змушені анулювати своє замовлення. З повагою... Лист-відповідь на претензію — це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпідставність претензії чи скарги. Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви погоджуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними. Якщо надіслана претензія є обґрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході виконання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед вашим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів. Зробити це можна так: Шановні добродії! Просимо вибачення за зайві клопоти, яких ми Вам завдали. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошкодженими (замовлення №... від... (дата). Ми звернулися до нашого представника пана... (прізвище та ім 'я) з проханням відвідати Вас і оглянути товари. Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, повідомимо Вас про своє рішення. Ще раз даруйте, будь ласка, і просимо Вас зачекати кілька днів. З щирою до Вас пошаною... Протокол — це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени президії. За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на: стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою «Слухали» — назва питання, хто висловився; повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення; стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно. Протокол має такі реквізити: 1. Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка. 2. Порядковий номер протоколу. 3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада). 4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція. 5. Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста). 6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10—12 осіб, то вказують усіх присутніх. 7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії). 8. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку. 9. Текст. 10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль 11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря). Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ». Слово «СЛУХАЛИ» друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається. Так само оформляється розділ «ВИСТУПИЛИ». У розділі «УХВАЛИЛИ» повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції. Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому — результати голосування. Результати голосування з кожної кандидатури записуються так: 1. За Василишина І. Г. — 50 голосів, проти — 0, утримався — 1. Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами, документи, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним. Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін. Крім повного протоколу, є ще коротка форма — витяг з протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень. Рішення колегій установ впроваджуються в життя наказами керівника установи. Зразок протоколу: ПРОТОКОЛ № З загальних зборів учнів профтехучилища № 17 12.11.2003 Голова зборів: Совенко В. А. Секретар: Каніщенко Т. Б. Присутні: директор училища Кучер Л. Д., викладачі: Куценко А. А., Грицюта Ф. С., Севастюк Б. М., Кличко Л. С., учні. Порядок денний: 1. Підготовка учнів до виробничої практики. 2. Робота з озеленення й опорядження навколишньої території. 1. СЛУХАЛИ: Куценко А. А. Інформація керівника виробничої практики. ВИСТУПИЛИ: Севастюк Б. М. вніс пропозицію поділити студентів на підгрупи, чітко визначити кожному завдання й години роботи на ділянці. Грицюта Ф. С. відзначив, що до початку практики треба підготувати комп'ютерні програми. УХВАЛИЛИ: 1. Усім учням взяти участь у виробничій практиці. 2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт. 3. Поділити учнів на групи й визначити час роботи на ділянці. 2. СЛУХАЛИ... Голова зборів (підпис) В. А. Совенко
Секретар (підпис) Т.Б. Каніщенко
Зразок витягу з протоколу: ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 5 засідання кафедри української мови 18.01.2002 Присутні: завкафедри проф. Луценко А. А., доц. Коломієць Ф. С., доц. Марченко Ю. Ю., доц. Токарева А. М., ст. викл. ТкаченкоЛ. В.,асист. ШумейкоЛ. Б.,асист. Лепеха І. І..аспірант Крикун С. В. СЛУХАЛИ: Крикун С. В. — затвердження теми кандидатської дисертації. УХВАЛИЛИ: 1. Затвердити тему кандидатської дисертації аспірантки Крикун Світлани Василівни у такому формулюванні «Темпоративна синтаксема у структурі простого речення». 2. Призначити науковим керівником проф. Луценка Анатолія Антоновича. А. А. Луценко І. І. Лепеха Оригінал підписали: Завідувач кафедри ПІБ Секретар ПІБ Витяг уклав Посада підпис розшифрування Довідка — це документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій. Довідки діляться на дві групи: - особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи; - службові - містять інформацію про факти й події службового характеру. Довідки також можуть бути: - зовнішніми – укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою; - внутрішніми – укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою. Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках. Реквізити довідки: 1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи). 2. Назва документа. 3. Дата. 4. Місце укладання документа. 5. Заголовок до тексту. 6. Текст. 7.Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку. 8. Печатка. Приклад Міністерство освіти і науки України Донецький державний університет ДОВІДКА № 67 28.12.2002 р. м. Донецьк Семенов Сергій Ігоревич є студентом III курсу філологічного факультету відділення «Українська мова та література». Довідка видана для подання в Київський РВК м. Донецька. Декан філологічного факультету (підпис) О.Л.Григор’єв (печатка) Секретар (підпис) К.В.Онопрієнко
Поиск по сайту: |
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.013 сек.) |