Особливості оформлення тексту

Закріплення за реквізитами постійних місць робить до­кументи зручними для зорового сприймання, спрощує оформ­лення їх, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й вико­нання.

Бланк — це аркуш паперу з відтвореними на ньому рек­візитами, які містять постійну інформацію. Найпоширені­шими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів та ін.

Текст — головний елемент документа, який складається й логічних елементів: вступ, доказ, закінчення. У вступі ад­ресат готується до сприйняття теми (обґрунтовуються причи­на укладання документа, історія питання та ін.). У доказі роз­кривається суть питання. У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елемен­ти, — складним.

Членування тексту на складові частини, графічне розме­жування частин, а також використання заголовків, нумерації та ін. називають рубрикацією. Рубрикація є зовнішнім ви­раженням композиційної побудови ділового документа.

Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Абзац — це підступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Словом абзац позначається також частина тек­сту між двома такими відступами. Абзац вказує на перехід під однієї думки до іншої. Він може складатися з одного речення, якщо цьому реченню надається особливе значення, а також охоплювати групу речень, які послідовно розкрива­ють складну думку.

Послідовність розташування складових частин тексту позначається числовою (а також буквеною) нумерацією. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів тексту

Є дві системи нумерації: традиційна і нова. Традиційна базується на використанні різноманітних типів позначок — римських і арабських цифр, великих літер, поєднаних з абза­цами відступами. Нова використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності. Вибір того чи іншого кон­кретного варіанта нумерації залежить від змісту тексту, від його обсягу та складу. У простіших випадках використову­ються тільки однотипні знаки — звичайні арабські цифри або малі літери.

Документи складного характеру часто вимагають засто­сування комбінованих способів членування та нумерації. Як правило, великими літерами користуються рідко: значні за обсягом частини тексту нумеруються найчастіше римськи­ми цифрами; підрозділи — арабськими, пункти всередині розділів — малими літерами.

Більші за абзац рубрики можуть набувати і словесних найменувань (параграф §, розділ, частина та ін.), які теж ну­меруються.

Нова система нумерації широко застосовується у науко­во-технічній літературі й діловодстві. Це суто цифрова сис­тема нумерації частин тексту без словесних найменувань частин (розділ, підрозділ, пункт, підпункт) і без заголовків до частин тексту*

Базується система на таких правилах:

n кожна складова частина тексту, яка відповідає понят­тям частина,розділ, пункт, підпункт, наділяється своїм номером;

n номери позначаються лише арабськими цифрами;

n після кожної цифри ставиться крапка;

n номер кожної складової частини містить всі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу: так, розділи нумерують 1., 2., 3. (це — перший, другий,третій);
підрозділи

— 1.1.; 1.2.; 1.3. (перший підрозділ першого роз­ділу; другий підрозділ першого розділу; третій підрозділ першого розділу); пункти нумерують так: 1.1.2.; 3.1.2. (другий
пункт першого підрозділу першого розділу; другий пункт
першого підрозділу третього розділу);

— номери найбільших за обсягом частин тексту — пер­
ший, найвищий ступінь поділу — складаються з однієї цифри (І.);

— на другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (1.2.);

— на третьому ступені поділу складові частини мають
номери з трьох цифр (1.3.5.) і т. д.

Вказані вимоги до складання й оформлення текстів до­кументів стосуються усіх видів документів, про які йтиме мова в наступних розділах.

Поиск по сайту: