Цели и задачи деловой беседы. Структурная организация беседы

Задачи деловой беседы - лучше понять характер проблемы, которую нужно ре­шить, или убедить партнера принять ваши предложения.

Есть и другие важные задачи, которые решаются в деловой сфере именно при по­мощи разных видов бесед. Так, беседа обеспечивает взаимное общение работников из одной деловой сферы. Беседа - это форма непосредственного общения с обязательной обратной связью, именно поэтому она создает возможность развития неформальных отношений между сотрудниками или партнерами. Такие отношения помогают обеспе­чивать управленческий процесс. Неслучайно многие компании уделяют большое вни­мание таким формам как "тимбилдинг" или, например, корпоративные выезды на при­роду.

Деловая беседа обеспечивает совместный поиск, выдвижение и оперативную раз­работку рабочих идей и замыслов, а также контроль над уже начатыми мероприятия­ми.

Кроме того, деловая беседа: помогает поддерживать деловые контакты; стимули­рует деловую активность.

Деловая беседа вместе с этапом подготовки и осмысления результатов составляет цикл из 3 этапов:

I. При подготовке необходимо определить цель беседы, круг вопросов для обсуж­дения. Важно учитывать интересы партнера по беседе.

При подготовке к важной беседе составляют предварительный портрет участни­ков. Для этого используют информацию об их служебном положении, заслугах, обще­ственной деятельности, любимых и запретных темах для разговора и т.п.

Затем вырабатываются стратегия и план беседы. Можно составить даже предва­рительный текст своего выступления перед партером, в который войдут ключевые по­нятия и полностью сформулированное деловое предложение.

Можно провести репетицию беседы, самостоятельно или при помощи коллеги. Это поможет осмыслить материал и запомнить, во-первых, последовательность изло­жения, во-вторых, те фрагменты, которые вам нужно будет свободно использовать в ходе деловой беседы.

Ну и, наконец, нужно вместе с партнерами определить место и время проведения беседы. Если вы приглашаете партнера к себе, то беседа пройдет или в вашем кабине­те, или в специальной комнате для переговоров. При этом помните, что время и место также могут повлиять на результат.

II. Основные этапы самой беседы следующие: 1) начало беседы; 2) информирова­ние партнеров (изложение своей позиции и ее обоснование, выяснение позиции собе­седника); 3) аргументирование выдвигаемых положений; 4) принятие решения; 5) за­вершение беседы.

Беседа начинается с приветствия и осмысления первых впечатлений о партерах. Вступительная часть беседы может занимать около 15% всего времени встречи, но это очень важная часть. Ее можно сравнить с настройкой инструментов перед концертом. На этом этапе мы: а) снимаем психологическую напряженность и создаем благоприят­ную атмосферу для беседы, б) устанавливаем контакт, стараемся достигнуть взаимо­понимания. Как это делается? Для установления контакта используют метод снятия напряжения, который включает несколько приятных фраз личного характера, может использоваться легкая шутка. Мы проявляем искренний интерес к личности партнера и к его делам. Управление этим процессом должна взять на себя принимающая сторо­на или же старший по возрасту.

Ну и, кроме того, задачи этой фазы беседы - привлечь внимание к теме разговора и пробудить интерес собеседника. Это уже переход к основной части беседы. Обычно более внимательно мы слушаем именно начало разговора, поэтому так важно пра­вильно приступить к обсуждению интересующего вас вопроса.

Переход может быть прямым – начинаться с изложения сути дела. Так обычно поступают при кратковременном рабочем контакте (разговор руководителя с подчи­ненным, например).

Можно использовать метод "зацепки". В качестве "зацепки", которая поможет привлечь внимание к обсуждаемой проблеме, можно использовать необычный вопрос, сравнение, изложение личных впечатлений или какого-либо события, даже анекдот.

Нельзя начинать разговор с извинений и проявления неуверенности; нельзя в пер­вых словах продемонстрировать неуважение к собеседнику ("Давайте с вами быст­ренько рассмотрим..."), нельзя сразу раскрывать разногласия и заставлять собеседника занимать оборонительную позицию.

В главной части беседы обычно есть активная сторона – инициатор беседы, кото­рый стремится придерживаться определенного направления.

В ходе беседы нужно сохранять доброжелательный и спокойный тон. Убеждать собеседника нужно не агрессивно, как можно меньше утверждая. В то же время нужно и ему давать возможность высказать до конца свою мысль, а отвечая, не пытаться уличить в чем-то или несмотря ни на что настоять на своем мнении.

В заключение принимающая сторона или инициатор подводит итоги и показыва­ет, как можно использовать полученную информацию. Обычно это и служит сигналом завершения беседы.

III. Когда беседа завершена, остается произвести ее критический разбор на основе тех записей, которые вы сделали в ходе беседы. Проанализируйте собственные слова и поведение собеседника в ходе беседы: четко ли вы формулировали мысли, были ли убедительными ваши доводы, всегда ли вы получали удовлетворительные ответы на свои вопросы. А главное, вам нужно ответить на вопрос: удовлетворяют ли вас итоги беседы? Если нет, то когда можно продолжить обсуждение затронутых вопросов?

Роль вопроса в деловой беседе. Беседа как средство разрешения конфлик­та.

Деловая беседа регулируется при помощи вопросов.

Во-первых, вопросы направляют беседу в нужное нам русло и обеспечивают по­лучение именно той информации, которая нам нужна.

Во-вторых, вопросы помогают перехватить и удержать инициативу в беседе.

Наконец, вопрос помогает активизировать собеседника, перейти от монолога к диалогу.

Приведем примеры использования разных видов вопроса для выполнения кон­кретных задач в ходе беседы.

Для получения наиболее точного ответа используют Закрытые вопросы - вопросы с жесткой структурой, на которые можно ответить только "да" или "нет".

Для получения наиболее полных ответов используют Уточняющие вопросы, ко­гда собеседника просят объяснить высказанные мысли.

Выделяются, например, так называемые "функционально-психологические во­просы", среди которых можно назвать Зеркальные вопросы. Это полное повторение высказывания собеседника или только ключевых слов с целью уточнения его позиции. Кроме того, такой вопрос дает понять собеседнику, что его слышат, а также дают ему возможность услышать себя со стороны и проанализировать собственное мнение.

Сигналом окончания беседы может служить Заключающий вопрос типа " Смог ли я убедить вас в том, что..." или "Итак, вы сможете сдать этот отчет в среду?"

При возникновении конфликтов внутри организации прибегают также к помощи беседы (такая беседа называется "проблемной"). В такой беседе: а) выясняются при­чины и обстоятельства возникновения конфликта; б) рассматривается общепринятая практика решения подобных конфликтов; в) осуществляется поиск взвешенного ре­шения.

Интервью: цель и структура. Типы интервью и их отличительные особенно­сти. Тактики речевого поведения интервьюируемого.

Один из основных видов деловой беседы, особенно при проведении кадровых бе­сед, - интервью.

Интервью - это разновидность беседы между двумя и более людьми, при которой интервьюер задает вопросы своим собеседникам и получает на них ответы. Использу­ется как метод исследования в таких науках, как социология, маркетинг, PR, а также в журналистике, в управлении персоналом.

Собеседование при приеме на работу - один из видов интервью. Цель собеседо­вания — познакомиться воочию, понять, насколько работодатель и соискатель подхо­дят друг другу, а также обсудить детали сотрудничества. На собеседовании работода­тель задаёт вопросы, касающиеся образования соискателя, его опыта, полученных на­выков и знаний. Также возможны вопросы личного характера: цели, устремления в жизни, чего соискатель хочет добиться, какие у него планы.

В крупных компаниях часто проводят несколько уровней собеседования: с рекру­тером, со службой безопасности, с психологом, с начальником отдела, с высшим ру­ководством.

При приеме на работу кандидату часто предлагают пройти тесты или схожие ис­пытания. Тесты бывают как психологическими, так и профессиональными.

Структура подобного интервью включает следующие части:

1. Установление контакта. Задача интервьюера — создать хорошее впечатление о компании, дать возможность соискателю расслабиться.

2. Краткий (5-20 мин.) разговор о компании.

3. Непосредственно собеседование: кандидат отвечает на вопросы и выполняет ряд ситуационных задач.

4. Кандидату предоставляется возможность задать интервьюеру интересующие его вопросы.

5. PR вакансии (этап может отсутствовать, если кандидат не интересен компании).

6. Обсуждение алгоритма дальнейшего взаимодействия

Выделяют несколько основных типов интервью

Неструктурированное интервью не имеет определенной формы и может дви­гаться в любом направлении. Это позволяет задавать вопросы по мере их появления.

В структурированном интервью придерживаются заранее установленной по­следовательности вопросов, что гарантирует, что каждому претенденту будут заданы одни и те же вопросы.

Ситуационное интервью - это ряд вопросов, которые непосредственно относят­ся к работе, с предложенным перечнем ответов.

Выделяют также серийное (последовательное) интервью. При таком способе интервьюирования претендент беседует по очереди с рядом интервьюеров, каждый из которых дает ему оценку в баллах по стандартной форме. Особенно удобен такой спо­соб тогда, когда нужно отобрать самого опытного претендента.

Групповое интервью - это собеседование, которое проводится целой группой (комиссией). С одной стороны, это помогает получить более полное представление о претенденте и экономят его время (не приходится отвечать на одни и те же вопросы, поступившие от разных интервьюеров в индивидуальных беседах). С другой стороны, для претендента это может быть слишком большим стрессом. Часто на такое интер­вью приглашается сразу несколько претендентов.

Стрессовое интервью используют в том случае, если нужно определить реакции претендента на напряженные ситуации, которые могут возникнуть в процессе работы. Интервьюер старается вывести кандидата из равновесия при помои слишком прямых или бестактных вопросов.

Основных тактик поведения интервьюируемого три:

- тактика содействия (достаточно полные и по возможности правдивые ответы на вопросы);

- тактика противодействия (прямой отказ отвечать на вопрос);

- и более мягкая по сравнению с ней тактика уклонения.

Примером уклонения от ответа может быть общий ответ на конкретный вопрос (" Что вы намерены предпринять?" - "Много планов. Разрабатывается ряд мер ") или, напротив, конкретный ответ на общий вопрос.

Отказ или уклонение приемлемы только в том случае, если они чем-то объяснены. Неаргументированный отказ вредит интервьюируемому, так как воспринимается как нежелание говорить правду.

Поиск по сайту: