Этапы беседы

Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготови­тельный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.

Подготовительный этап. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы её целесообразности, условия и время её проведения, подготовить необходимые материалы и документы.

Готовясь к предстоящей беседе, важно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своём умении провести эффективный разговор, а с другой - своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи. В первом случае инициатива может перейти к партнёру, во втором - малейшее отклонение от плана может привести к растерянности и неуверенности.

Начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, про­буждением интереса к разговору.

Перечислим ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы:

· метод снятия напряжённости: использование тёплых слов, комплиментов, шутки для установления контакта с собеседником;

· метод "зацепки": использование какого-либо события, личного впечатления или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуж­дению которой должна быть посвящена беседа;

· метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множест­ва вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы;

· метод "прямого подхода": непосредственный переход к делу - краткое сообще­ни­е о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к кон­кретно­му вопросу.

Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной ин­формации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой поста­новки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.

Конструктивно-критической атмосфере деловой беседы противоречат:

· бестактное обрывание на полуслове;

· неоправданное лишение собеседника права высказать своё мнение;

· навязывание мнения ведущего беседу;

· игнорирование или высмеивание аргументов собеседника;

· грубая реакция на высказывание партнёрами противоположных точек зрения;

· подтасовка фактов;

· необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;

· давление на собеседника голосом, манерами.

Заключительная часть беседы служит своеобразной общей её оценкой. Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости дальнейшего контакта с собесед­ником.

Важно отделить завершение беседы от других её фаз; для этого используются вы­ражения типа "Давайте подведём итоги" или "Мы подошли к концу нашей беседы".

Поиск по сайту: