МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: ПОДГОТОВКА ПОМЕЩЕНИЯ

...(Название отеля и фамилия представителя)... (дата) Сим подтверждаю наш устный заказ от... (дата)... (дата проведения)

1. Пожалуйста, объявите о семинаре следующим образом.

· «Семинар для консультантов» – ваши фамилия и имя.

· «О семинарах и курсах» – ваши фамилия и имя.

· «Информационное предпринимательство» – ваши фамилия и имя.

· «Умение добиваться субсидий» – семинар для консультантов – ваша фамилия и имя.

· «Продажа консультационных услуг» – ваши фамилия и имя.

· «Семинар по рекламе» – ваши фамилия и имя.

· «Информационный бюллетень. Семинар» – ваша фамилия и имя.

2. Подготовьте помещение для... (число участников) (...) театральный стиль, (...) школьный стиль (отметьте нужное).

3. Пожалуйста, на всякий случай подготовьте стулья дополнительно... штук в задней части помещения.

4. Если мы правильно вас поняли, использоваться будет... (название зала).

5. Пожалуйста, поставьте головной стол... (размер) на... (число) человек в передней части зала.

Также, пожалуйста, обеспечьте следующее оборудование:

Настольную кафедру.

Микрофон (уточнить: ручной, миниатюрный в виде кулона/броши или эстрадный).

Если за миниатюрный микрофон взимается дополнительная плата, пожалуйста, обеспечьте ручной.

Подвесной диаскоп для показа слайдов.

Поставьте его на головной стол. Не заказывайте стол для диаскопа. Не заказывайте ручки и ацетат. Мы признаем, что существует арендная плата за диаскоп и другое вспомогательное аудио-видеооборудование.

Доска и мел.

Киноэкран.

Дополнительные материалы______________________________

6. Пожалуйста, подготовьте помещение со входом сзади, так как некоторые участники могут прибыть после начала программы.

7. Пожалуйста, обеспечьте... (количество) регистрационных столов... (размер),... (количество) стульев и... (количество) корзин для мусора. Они должны быть расположены (уточнить местоположение).

8. Помещение должно быть подготовлено к... (время).

9. Если в помещении находится телефон, сообщите телефонистам, чтобы между... и... (время) не беспокоили звонками. В случае необходимости принесите сообщение прямо в зал.

10. Пожалуйста, поставьте пепельницы на столы только с одной стороны помещения.

11. Пожалуйста, обеспечьте питьевой водой (указать, где поставить).

12. Помещение будет свободно с... до... (указать время). Пожалуйста, используйте это время для проветривания, доставки свежей воды, чистых стаканов и пепельниц.

13. Питание и напитки

Пожалуйста, обеспечьте следующими напитками в указанное ниже время. (Указать, какие напитки, сколько, когда и куда поставить.) После первого перерыва не уносите кофе. Максимально добавьте к оставшемуся от предыдущего перерыва. Счет выпишите с учетом добавленного кофе.

Пожалуйста, обеспечьте питание (указать конкретно).

14. Пожалуйста, обеспечьте... (количество) стандартных одиночных номеров по наименьшей цене для корпораций/конференций с гарантией для прибывших позже и пошлите подтверждение почтой по адресу, указанному на обратной стороне данного бланка.

15. Пожалуйста, учтите, что для (ваша фамилия и имя) открыт кредит во всех основных сетях отелей, включая «Хайат», «Вестерн», «Мэриот» и «Хилтон». Рекомендации из банка предоставляются по письменному или телефонному запросу.

16. Мы согласны со следующей оплатой за указанные выше услуги:

· аренда помещения –... (сумма)

· напитки –... (сумма)

· номер (номера) для гостей –... (сумма)

· другое...

Большое спасибо за внимание к деталям.

(Подпись)

Проверьте, подходит ли помещение для презентации. Вход должен быть удобен для всех и доступен для инвалидов. Поместятся ли все ожидаемые участники. Многие отели трансформировали обычные номера в залы для собраний или разместили дополнительные – в строениях типа амбаров вдали от главного корпуса с проходами к ним по темным тропинкам. Не заставляйте своих слушателей пользоваться лифтами, бродить по узким коридорам или следовать бумажным стрелкам на стенах в поисках нужного помещения. В переделанных комнатах часто бывают низкие потолки, туалеты в центре зала и плохая вентиляция. Старые здания известны низкими потолками, плохой вентиляцией и колоннами, «съедающими» половину мест для стульев при использовании аудиовизуальных вспомогательных средств.

Стоимость аренды зависит от расстановки стульев в помещении. В зал, подготовленный в театральном стиле (только стулья без столов), вместится в два раза больше участников, чем в аудиторию со школьными партами для каждого участника. Плата за подготовку подобной обстановки всегда выше. Многие предпочитают театральную обстановку, если у них есть какие-то твердые предметы, которые можно подложить под листы бумаги для записи. Поэтому, если в отеле нет специальных стульев с подлокотниками для письма, снабдите материалы семинара твердой обложкой/папкой. Для более долгих семинаров (целый день или больше), на которых участникам нужно что-то делать или записывать, желательно иметь зал, оборудованный столами. Заранее проверьте рабочее состояние заказанной аудиовизуальной техники. Возить повсюду собственную гораздо дешевле, однако обременительней.

Стоимость кофе может оказаться удивительно высокой. Галлон содержит около 20 стаканов, так что можно сэкономить до 30%, если заказывать кофе галлонами, а не стаканами. Попросите администрацию отеля предоставить небольшие чашки в 5 унций (а не в 12). Люди обычно пьют кофе без меры. Если ваши слушатели захотят добавки, не очень-то поощряйте это. Дайте обслуживающему персоналу конкретные указания: если утренний кофе подается в 8:30, сразу после прибытия, а первый перерыв назначен на 10 утра, не позволяйте убирать оставшийся кофе и подавать его снова часом позже. Прикажите лишь добавить еще к ранее заказанному кофе. Печенье также вводит в большой расход, да и обычно только остается на столах. К тому же многие участники из-за стремления не полнеть будут только рады избежать такого соблазна.

Некоторые предприниматели организуют питание и включают его стоимость в оплату семинара. Это имеет определенное преимущество, так как в большинстве отелей отменяют или существенно уменьшают арендную плату за помещение в случае заказа питания для слушателей. Однако предоставление питания имеет и недостатки. Программа становится более дорогой, а устроителю приходится отвечать за качество питания и обслуживания, которое он не в состоянии контролировать. Если отвести на обед один час, большинство участников все равно будет обедать в отеле, не думая о стоимости обеда как о части заплаченной за семинар суммы, и не обвиняя организатора, если обед окажется плохим (и соответственно более дешевым). Ведь за несколько долларов они могут пообедать и в кафе отеля. Когда же обед заказан через отдел ресторанного обслуживания, даже простой салат или холодная закуска стоит дороже всего комплекса.

Экономя на питании слушателей, не приносите собственных продуктов. Это ошибка! В большинстве отелей такое не разрешается, а в тех, где разрешается, за это нужно дополнительно платить. Прибыль отелей во многом зависит от продажи еды и питья, а поэтому они делают все возможное, чтобы защитить свои интересы.

Когда вам принесут счет за неоказанные услуги, не принимайте его без соответствующих доказательств. У многих отелей плохая бухгалтерия. Поэтому фиксируйте все свои заказы и их выполнение. Какой-нибудь стол для диаскопа, который вы вовсе не заказывали, может обойтись вам в $20.

Поиск по сайту: