Первичные учетные документы

Отличительной особенностью бухгалтерского учета является сплошной учет всех хозяйственных операций, путем их строго документирования.

Документальное оформление хозяйственных операций – основная форма учетного наблюдения.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Наблюдение, измерение и регистрация хозяйственных операций – это все вместе представляет собой документирование операций.

Документирование операций – способ первичной регистрации хозяйственных операций, основывающийся на документальном подтверждении всех фактов хозяйственной деятельности, правильно оформленными оправдательными документами.

Обязательность документальных операций установлена законодательной нормой, в соответствии с которой все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Учетный документ - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, также служит средством ее осуществления и основанием для ее учетной регистрации.

Для правильного применения документов, их группируют по различным классификационным признакам: по своему назначению учетные документы подразделяются на:

- распорядительные – документы оформляющие распоряжение, приказ о выполнении операций. Например: приказ руководителя о выдаче аванса работнику; доверенность на получение товара или материальных ценностей; распоряжение начальника отдела снабжения об отпуске материалов со склада в производство.

Хозяйственная операция совершается лишь после получения соответствующего распоряжения или разрешения от уполномоченных на то должностных лиц организации. Совершенная хозяйственная операция должна быть подтверждена оправдательными документами.

- оправдательные – документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции и служат оправданием бухгалтерских записей, свидетельствуют о получении, выдачи, расходовании материальных и денежных средств. Например: кассовые ордера, накладные, счета и счета-фактуры, квитанции, акты приема-передачи основных средств, отчеты материально-ответственных лиц.

- документы бухгалтерского оформления – документы, которые составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например: ведомости, калькуляции, разные виды справок и расчетов.

- комбинированные – распорядительные и оправдательные документы могут быть объединены в одном учетном документе. Например: расходный кассовый ордер в котором содержится как распоряжение о выдаче определенной суммы денег конкретному лицу, так и расписка данного лица в их получении из кассы организации.

Первичный учетный документ по совершенной хозяйственной операции может быть принят к бухгалтерскому учету при соблюдении ряда нормативно-установленных требований:

1) Они должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа и код формы, дата составления, наименование организации от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, наименование должностных лиц ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи этих лиц и их расшифровки.

Отсутствие в первичном учетном документе хотя бы одного из обязательных реквизитов считается нарушением правил ведения бухгалтерского учета, влекущих в некоторых случаях применения к организации финансовых санкций.

2) Они должны приниматься к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (или типовых) форм первичной учетной документации.

Унификация документов – это разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций на различных предприятиях, независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности.

Альбомы унифицированных форм разрабатываются и утверждаются Госкомстатом РФ, которые содержат непосредственно сами формы и указания по их применению и заполнению.

В зависимости от характера операций, требований и методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации, в первичные документы (кроме форм по учету кассовых операций) допускается включение дополнительных данных. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующими распорядительными документами организации. При этом не допускается удаление отдельных, постоянных реквизитов из форм.

3) Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности осуществляется на русском языке, если первичные документы составлены на иных языках, то они обязательно должны иметь построчный перевод на русском языке.

4) Руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

5) Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером, плюс уполномоченными на то лицами.

6) Первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно по окончании операции

7) В первичных учетных документах должны быть заполнены все строки (если какие-то строки не заполняются, то в них обязательно ставятся прочерки)

8) Первичные учетные документы могут быть составлены на бумажных и (или) электронных носителях (при заполнении на бумажных носителях, записи делаются черными чернилами, использование простых карандашей запрещается)

9) Внесение исправлений в первичные кассовые документы: приходные и расходные кассовые ордера; и первичные банковские документы: денежные чеки, платежные поручения – НЕ ДОПУСКАЕТСЯ. Если допущена ошибка в таких документах (кроме денежного чека), то они уничтожаются и составляются новые за тем же номером. Если допущена ошибка при составлении денежного чека, то его перечеркивают и делают надпись «Аннулирован». Данный чек должен остаться в чековой книжке, затем заполняется новый, следующий по номеру чек. В остальных первичных учетных документах вносить исправления разрешается в следующем порядке: неправильно написанный текст или указанная сумма аккуратно зачеркиваются одной тонкой чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутый текст или сумму. Правильный текст или сумму следует написать сверху. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено и согласовано с лицами, ранее составившими и подписавшими эти документы». В исправленном документе должна быть указана дата внесения в него исправления и подтверждена подписями лиц, внесшими исправления.

10) Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Поступающие в бухгалтерию документы подлежат обязательной проверке, которая осуществляется:

1) по форме – проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение реквизитов, наличие необходимых подписей и при необходимости печатей

2) арифметически – проверяется правильность сумм и подсчетов в документе

3) по содержанию – проверяется законность задокументированных операций, соблюдение логической увязки отдельных показателей.

Документы, прошедшие проверку и обработку должны иметь какую-либо отметку, исключающую возможность их повторного использования.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документах составляются сводные учетные документы (мемориальный ордер).

В соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений. В таких случаях главный бухгалтер вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов снять с них копии с указанием даты и основания изъятия.

В случаях пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем.

Документооборот

Документооборот – процесс движения первичных документов в бухгалтерском учете организации, включающей их составление или получение от других организаций, принятие к учету, систематизацию и передачу в архив.

Перечень и сроки составления, представления и обработки первичных документов, сроки систематизации и регистрации, учет данных устанавливаются графиком документооборота, который разрабатывается Гл. бухгалтером. График утверждается руководителем в виде приложения к приказу об учетной политике организации.

Первичные учетные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательной передачи в архив. Перечисленные документы хранятся в течении сроков установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. До передачи в архив указанные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах. Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов несет руководитель организации, а Гл.бухгалтер несет ответственность за сохранность документов и передачу их в архив. При передачи в архив документы должны быть подшиты и на папках должны быть указаны: наименование организации, период за который скомплектованы документы, номер документов, общее количество листов в папке, срок хранения и другие справочные сведения.

По истечении указанного срока эти документы могут быть уничтожены с разрешения уполномоченного архивного органа, уничтожение документов оформляется актом, после упорядочения и представления в архивный орган описей на документы долговременного срока хранения, к которым относятся документы по личному составу (так как их срок хранения составляет 75 лет).

В случае прекращения деятельности организации документы по личному составу подлежат обязательной сдаче в государственный архив, так как является единственным основанием для восстановления трудового стажа, учета труда и его оплаты.

Поиск по сайту: