Журнально-ордерная форма

Журналы-ордера — учетные регистры хронологической реги­страции хозяйственных операций синтетического и в ряде слу­чаев аналитического учета. Записи в них производятся по мере поступления первичных документов или итогами за месяц из накопительных ведомостей. Регистрация производится по креди­товому признаку, т. е. по кредиту данного счета в коррес­понденции с дебетуемыми счетами. Это достигается использо­ванием шахматной формы журналов-ордеров. При этом сумма хозяйственной операции записывается лишь однажды, но пока­зываются как дебетуемый, так и кредитуемый счета.

Для удобства записей в журналах-ордерах предусмотрена типовая корреспонденция счетов. Каждый журнал-ордер ведется по одному счету или по нескольким близким по своему содер­жанию счетам.

Журнал-ордер открывается на месяц. В каждом из них от­ражаются кредитовые обороты конкретных счетов. Дебетовый же оборот этого счета найдет отражение в других журналах-ордерах.

Вспомогательные (накопительные) ведомости применяются тогда, когда необходимые данные трудно отразить непосредственно в журналах-ордерах. В этом случае на основании первичных докумен­тов показатели накапливаются в ведомостях и группируются по кор­респондирующим счетам, статьям аналитического учета. Итоги из ведомостей переносятся в соответствующие журналы-ордера.

В конце месяца итоги журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая открывается на год и предназначена для обоб­щения данных текущего учета и взаимной сверки записей по отдельным счетам.

Сами бухгалтерские работники могут вносить соответствую­щие изменения, дополнения, упрощения в приведенные формы, учитывая специфику своего производства на предприятии, если это не ломает саму структуру журнально-ордерной формы учета.

Главная книга

Кредитовые обороты по счетам в разрезе дебетуемых счетов ежемесячно переносятся в Главную книгу. Кроме того, в Главную книгу переносятся итоговые обороты по дебету счетов. После пе­ренесения соответствующих сумм в Главную книгу проверяют, чтобы сумма всех оборотов по дебету счетов была равна сумме всех оборотов по кредиту счетов. Если такого равенства нет, то следует искать ошибку в подсчетах оборотов или перенесении (записи) сумм из журналов-ордеров.

После соответствующей проверки выводятся сальдо по дебету и кредиту счетов. При этом следует помнить, что активные счета (счета конкретных средств) имеют сальдо по дебету, которое находится суммированием сальдо по дебету на начало месяца и обо­рота по дебету счета за вычетом оборота по кредиту счета. Пас­сивные счета (счета источников средств) имеют сальдо по кредиту, которое находится путем суммирования сальдо по кредиту на начало месяца и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету счета за месяц.

Кроме этого, необходимо проверить, чтобы сумма сальдо всех счетов на конец месяца по дебету была равна сумме сальдо по кредиту. Если такое равенство соблюдается, то указанные суммы сальдо по дебету или кредиту счетов (у активно-пассивных счетов и по дебету, и по кредиту) переносятся в Баланс предприятия.

Главная книга открывается на 1 год. Одному месяцу должна соответствовать одна строка в Главной книге. Одному счету в Главной книге отводят 1 разворот листа, а если этого недостаточно — 2—3 разворота.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета — это ра­циональная форма бухгалтерского учета, основанная на исполь­зовании накопительных регистров и шахматной схемы записи.

Ведомости, производственно-финансовые отчеты, листки-рас­шифровки, разработочные таблицы — вспомогательные регистры. Как правило, они применяются при необеспечении аналитических показателей в журналах-ордерах. В этих случаях группировка дан­ных первичных документов осуществляется в них.

Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитывают­ся в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого кор­респондирующего с ним счета.

При книжно-журнальной форме учета аналитический учет отор­ван от синтетического. Обычно по большинству счетов оборотные ведомости по аналитическим счетам составляют после составления Главной книги, а зачастую после составления отчетности. На прак­тике это приводит к тому, что отчетные данные (балансы) не всегда отражают действительное наличие хозяйственных средств органи­заций, предприятий.

При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета от­ставания аналитического учета от синтетического не может быть. Это обусловлено тем, что в ряде журналов-ордеров синтетиче­ский учет совмещается с аналитическим, например, по счетам 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», «Прибыли и убытки» и др., причем расположение данных аналитического учета обеспечивает получение необходимых показателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности без дополнительных выборок и группировок.

Самостоятельный аналитический учет (в карточках или книгах) ведется при данной форме учета лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по учету материалов, основных средств, готовой продукции и др.

Все отчеты о движении товаров и тары, товарно-денежные отчеты и др. в разрезе субсчетов накапливаются в едином ре­гистре, в котором для отражения оптового, розничного, в том числе мелкого оптового оборота, а также оборота по продукции собственного производства, заготовительного оборота предусмо­трены отдельные графы. На основе кредитовых оборотов по счету № 41 «Товары», отраженных в журнале-ордере, осуществляются записи в Главную книгу.

По мере совершения и оформления документами хозяйствен­ные операции записываются в журналы-ордера. Систематическая запись в журналах — это одновременно и хронологическая запись. Ведения специальных хронологических регистров при данной фор­ме учета не имеет смысла.

Поскольку все показатели записываются в журналах в разрезе корреспондирующих счетов, то не составляются мемориальные ордера.

Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам.

Оборотные ведомости составляются лишь по тем счетам, в ко­торых аналитический учет ведется самостоятельно. Месячные ито­ги журналов-ордеров записывают в Главную книгу.

Кредитовый оборот переносят в Главную книгу из соответст­вующего журнала, а обороты по дебету вносят в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Главная кни­га и журналы-ордера взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синте­тического счета, а в Главной книге — расшифровка дебетового оборота этого же счета. Сальдо на начало следующего месяца выводится после проверки и записывается в соответствующей ко­лонке Главной книги.

Для проверки правильности записей в Главной книге подсчи­тывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Должны быть равны суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебе­товых и кредитовых сальдо.

По данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомога­тельных к ним ведомостей составляются бухгалтерский баланс и другие формы отчетности.

Значительно уменьшить трудоемкость учета позволяет приме­нение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета. Это до­стигается с помощью совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регист­рационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим сче­там, ряда оборотных ведомостей по аналитическим счетам).

Опыт применения журнально-ордерной формы учета в про­мышленности, агропромышленном комплексе, предприятиях Министерства торговли показал, что работники учета, которые систематически накапливают в регистрах данные первичных до­кументов, разработали применительно к принципам этой формы график документооборота, добились ритмичности в работе ап­парата, сократили сроки представления отчетности, устранили отставание аналитического учета от синтетического, а также по­высили достоверность учетных и отчетных показателей.

Одним из главных требований, предъявляемых к бухгалтер­скому учету, вытекающих из принципов журнально-ордерной фор­мы учета, является своевременное поступление и обработка данных первичных документов работниками учета, что возможно при налаживании правильного документооборота. Если документы в бухгалтерию поступают неритмично, то регистры составляются с опозданием, что сводит на нет контрольные функции этой фор­мы счетоводства.

Необходимо составлять график документооборота с учетом того, чтобы все журналы-ордера, ведомости, листки-расшифровки велись систематически, начиная с первого числа месяца.

Бухгалтерия организации, предприятия потребительской ко­операции может состоять из ряда подразделений, отделов, подот­делов или групп. Структура ее зависит от объема и содержания учетной работы. При журнально-ордерной форме учета очень важ­но правильно распределить обязанности и нагрузку между счет­ными работниками, с учетом равномерной занятости их в течение месяца.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует от­нести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

Поиск по сайту: