АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Зміст ділового листування

Читайте также:
  1. III. Основний зміст роботи
  2. III. Основний зміст роботу
  3. IV. Діяльнісна змістова лінія
  4. V. ЗМІСТ ВИХОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
  5. V. Зміст навчального матеріалу
  6. V. Зміст теми заняття.
  7. V. Зміст теми попереднього заняття.
  8. VI. ЗМІСТ ЛЕКЦІЙНОГО МАТЕРІАЛУ
  9. Анотований зміст
  10. Б) відображення життєзмістовних питань буття людини
  11. Бесіда за змістом прочитаного уривку.
  12. Біржова угода: ознаки, сутність, зміст, класифікація

Третім обов'язковим відмітним моментом в написанні ділового листа є його зміст.

За змістом і призначенням листи можуть бути:

Інструктивними

Супровідними

Гарантійними

Інформаційними

Подячними

Вітальними

Рекламними

Є також листи-прохання, листи-запити, листи-сповіщення, листи-відповіді, листи-запрошення і ін. Кожен різновид листів має свої особливості в складанні і оформленні.

Листи-запрошення

Листи-запрошення з пропозицією взяти участь в семінарах, нарадах і інших заходах зазвичай адресуються керівникові організації, конкретному посадовцю, але можуть бути адресовані і всьому колективу. У листах вказуються умови участі, місце і час проведення заходів, а при необхідності і форма одягу. У листі зазвичай оформляється реквізит «додаток», в якому повідомляється програма заходу.

Гарантійні листи

Гарантійні листи складаються з метою підтвердження певних обіцянок або умов і адресуються організації або окремій особі. Гарантуватися можуть плата за виконану роботу, якість, терміни постачання продукції, оплата товару, оренда і т.д. В таких листах використовуються стандартні вирази: «фірма гарантує (гарантуємо, просимо) вислати на нашу адресу післяплатою (вид гарантії), оплату гарантуємо, терміни постачання гарантуємо, якість виробів гарантуємо...».

У листі зазвичай вказуються платіжні реквізити організації, яка дає гарантії оплати.

Бажано текст листа погоджувати з юридичною службою. Окрім підпису керівника організації може бути оформлений підпис головного бухгалтера. Підпис завіряється печаткою.

Листи-прохання

Існує величезна кількість ситуацій, які дають привід для викладу прохань від імені підприємств, організацій, установ. Текст даного листа зазвичай будується за наступною формою: в основній частині змісту виклад причини, яка спонукала звернутися з проханням; виклад самого прохання; у завершальній частині висловлюється надія на очікуваний результат. Прохання зазвичай висловлюється словами «прошу, просимо»:

«Просимо сприяти...»

«Просимо вислати на нашу адресу...»

«Просимо взяти участь.

«Прошу довести до відома...»

«Прошу ліквідовувати заборгованість...»

«Прошу прийняти заходи...»

Головна мета даного листа - переконати, довести в необхідності виконань прохання, тому в тексті листа приводяться переконливі докази, додаються розрахунки, кошториси і інші підтверджуючі підстави, які оформляються реквізитом «додаток».

Листи-відповіді

Текст листа-відповіді зазвичай починається з повторення прохання. Далі висловлюються результати розгляду прохання, мотивується відмова (якщо це лист-відмова) і констатується сама відмова.

Характер інформації ділового листа зазвичай припускає альтернативність очікуваної інформації в листі-відповіді, тобто в діловому листуванні діє принцип паралелізму в аспектах змісту, який відбивається в мові у відповідь кореспонденції. Це означає:

Наявність в листі-відповіді посилання на первинний лист і його тему.

Використання однакових мовних засобів виразу (перш за все термінології) в обох листах.

Порівнянність об'ємів інформації і аспектів вмісту в обох листах.

Дотримання певної послідовності у викладі аспектів змісту.

Тексти у відповідь листів повинні відповідати завданням, зафіксованим в резолюціях керівників.

Перше і основне правило - не затягуйте з відповіддю, не примушуйте вашого кореспондента чекати. Якщо обставини складаються так, що ви не можете дати відповідь у встановлений термін, повідомте про це адресата, а також про ті терміни, в які ви можете дати відповідь остаточно. Неодмінно вибачтеся за затримку, вказавши при цьому її об'єктивну причину.

У листі-відповіді вказується номер і дата документа, на який дається відповідь. Ці дані проставляються не в тексті листа, а у встановленому місці бланка або перед заголовком документа, оформленого не на бланку.

Листи-подяки

Останнім часом в діловому листуванні стали широко застосовуватися листи-подяки.

Листи подяки - це правила хорошого тону взаємин між партнерами. У партнерських взаєминах потрібно вміти не тільки просити, але і подякувати за надані послуги, за сумісне проведення яких-небудь заходів, за направлені привітання, за організацію прийому і т.д.

Супровідні листи

Супровідні листи складаються для повідомлення адресата про напрям яких-небудь документів. Текст листа складається з двох частин: повідомлення про висланий матеріал і уточнюючі відомості (додатки). Зазвичай текст супровідного листа дуже короткий, уміщається на форматі А5 і не має самостійного заголовка.

Різновидом супровідного листа виступає договірний лист. У цьому листі йде мова про конкретний вид документа - договір. Структура тексту цього листа така ж, як супровідного листа.

Листи-пропозиції

Останнім часом широкого поширення набули листи з пропозиціями про співпрацю. Логічна схема тексту даного листа така ж, як і в листі-проханні.

У листі доречна формула ввічливості. До тексту листа можуть бути прикладені доказові переконливі матеріали у вигляді угод, проспектів і т.д. Форма викладу тексту приблизно наступна:

- «Ми раді запропонувати (рекомендувати) Вам...»

- «Пропонуємо Вам...»

До листів-пропозицій можна віднести наступні види листів:

Листи-пропозиції про співпрацю.

Листи-сповіщення.

Рекламні листи (інформаційні листи).


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |

Поиск по сайту:



Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.003 сек.)