Документування в управлінській діяльності

Документація - це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов’язаних документів.

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовують спеціальні бланки.

Бланк - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем для змінної інформації.

Більшість організаційно-розпорядчих документів оформлюють на бланках.

На чистих аркушах паперу можна складати другорядні документи, які не виходять за межі підприємства.

Застосування бланків прискорює фіксування і сприйняття інформації, скорочує трудомісткість робіт з документування, створює умови для використання технічних засобів обробки документів, підвищує культуру роботи з ними.

На кожному підприємстві або в установі використовують два види бланків - для листів і загальний бланк для оформлення інших видів організаційно-розпорядчих документів.

При складанні і оформленні документів використовують реквізити.

Реквізит - елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром»

До реквізитів документа належать:

• Державний герб України;

• емблема організації або підприємства;

• зображення нагород;

• код підприємства, установи;

• код документа;

• назва міністерства або відомства;

• назва установи, організації або підприємства;

• назва структурного підрозділу;

• індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, но

мери телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону,

рахунку у банку;

• назва виду документа;

• дата;

• індекс;

• посилання на індекс і дату документа, що надходить;

• місце складання або видання;

• гриф обмеження доступу до документа;

• адресат;

• гриф затвердження;

• резолюція;

• заголовок до тексту;

• позначення про контроль;

• текст;

• позначення про наявність додатку;

• підпис;

• гриф погодження;

• візи;

• печатка;

• позначення про завірення копій;

• прізвище виконавця і номер його телефону;

• позначення про виконання документа і направлення його у

справу;

• позначення про перенесення даних на машинний носій;

• позначення про надходження.

Слід розрізняти поняття "реквізити документа" і "реквізити установи". Реквізити установи - дані про автора документа, його адреса, телефон та ін., відображені на бланку документа. Не усі реквізити установи можуть бути відображені на бланку.

Частину реквізитів (постійні) наносять на бланки при їх виготовленні (Державний герб України, емблема, назви міністерства, відомства, підприємства, установи або організації). Змінні реквізити (адреса, індекс, дата, текст, підпис та ін.) записують у бланк в процесі його заповнення, тобто при складанні та оформленні документу.

Бланки, характерною ознакою яких є додатковий реквізит "назва посади", використовують в установах при оформленні листів, вказівок, службових записок та інших документів, які підписує особа, посада якої відповідає реквізиту.

Склад і розміщення реквізитів на посадовому бланку повинні відповідати складу і розміщенню реквізитів на бланку для листів. Реквізит "назва посади" розміщують нижче від реквізиту "назва установи, організації або підприємства".

Як правило, друкарським способом документи готують спеціальні технічні працівники, які керуються відповідними правилами і рекомендаціями. Розглянемо правила оформлення реквізитів, які наносять на документи, виготовлені безпосередньо керівником рукописним або друкарським способом, за допомогою комп'ютера.

Код форми документа за Класифікатором управлінської документації (КУД) ставлять на основі розділу цього класифікатора "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації" (клас 0200000), де подано назви форм документів, що використовуються при вирішенні ряду управлінських завдань, і їхні коди. Виходячи з цього розділу складено класифікатор уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, згідно з яким кодують назву форми конкретного документа.

Структура коду форми організаційно-розпорядчого документа складається з кодів системи (два знаки), підсистеми (один знак), управлінського завдання, для розв'язання якого створюється документ

(один знак), а також коду форми документа, що складається з коду назви документа (два знаки) і порядкового номера форми у межах конкретної назви документа (один знак). Код складається з восьми знаків, з яких сім позначають код форми документа, а восьмий - захисний, і проставляють його на основі спеціальної методики.

Наприклад, у кодовому полі документа проставлено код 028311IX:

02 - код системи документації (організаційно-розпорядча документація);

8 - код підсистеми документації (документація з оцінки трудової діяльності);

3 - код управлінського завдання (оформлення заохочень);

11 - код назви документа (наказ);

І - порядковий номер форми (зведений наказ) у межах однієї назви документа (наказ);

X - замість цього знака проставляють захисний код.

Код підприємства, установи або організації за Класифікатором підприємств і організацій (КПО) є постійним реквізитом і найчастіше його ставлять на бланку при виготовленні його, проте, як виняток, його можна ставити на бланку і при складанні документа.

Назва виду документа має відповідати назвам, встановленим діючими нормативними актами. Цей реквізит позначають тільки на загальному бланку.

Поширеною помилкою при оформленні зазначеного реквізиту є застосування різних словосполучень, наприклад, "Наказ по міністерству", "Наказ міністерства", "Наказ міністра", "Розпорядження заступника директора з виробництва" та ін. На місці бланку, передбаченому стандартом, слід зазначати у називному відмінку назву виду документа (наказ, розпорядження, вказівка) незалежно від того, хто його підписав - керівник або інша уповноважена посадова особа. Назва виду документа має відповідати діючому класифікатору управлінських до-кументів. Назву посади вказують відповідно до реквізиту "підпис".

Дата - один з обов'язкових реквізитів, що забезпечують юридичну силу документа. Датою наказу, листа, довідки, доповідної або пояснювальної записки, заяви, вказівки, розпорядження є дата підписання їх; постанови і рішення - дата прийняття їх колегіальним органом; статуту, звіту, інструкції, плану - дата затвердження; акта, протоколу - дата зафіксованої у ньому події, яка, як правило, збігається з датою складання цих документів.

Усі дати в документі оформлюють цифровим способом, у тому числі використовувані у тексті, резолюції, грифах погодження і затвердження, візах, позначеннях про надходження, засвідчення копій та ін.

Елементи дати позначають арабськими цифрами на одному рядку у такій послідовності: день, місяць, рік (05.01.2003). Допускається при оформленні дати спочатку зазначати рік, потім місяць і день місяця (2003.01.05). Дату проставляє особа, що підписує (затверджує) або реєструє документ.

Посилання на індекс і дату вхідного документа використовується на бланках для листів і складається з постійної частини "на

№ від що включає номер і дату, зазначені в документі, на яких дають відповідь.

Якщо вихідний лист є відповіддю на ряд листів однієї організації, необхідно посилатися на усі їхні номери і дати.

Якщо один вихідний лист є відповіддю на листи різних організацій, то посилання на їхні номери і дати розміщують одне під одним у послідовності, у якій у реквізиті "адресат" зазначено назви цих організацій.

Гриф "Обмеження доступу до документа" оформлюють згідно з відповідним спеціальним положенням і розміщують у заголовковій частині документа вище від реквізитів "адресат" або "гриф затвердження" на місці, передбаченому формуляром-зразком.

Адресатом документа може бути організація, її структурний підрозділ, конкретна посадова або приватна особа.

Як правило, документ адресують підприємству або в його структурний підрозділ без зазначення посад і прізвищ, наприклад:

Міністерство зв'язку України

Планово-економічне управління

або Завод "Маяк"

У внутрішньовідомчому листуванні за умови наявності постійних кореспондентів зазначають структурні підрозділи, посаду і прізвище посадової особи, наприклад:

Завод "Маяк"

Технічний відділ

Начальнику бюро нормативів

Сидорову О, С,

Назви установи і підрозділу зазначають у називному відмінку, посаду і прізвище - у давальному.

Якщо документ адресують керівнику організації або його заступнику, то назва організації входить до складу назви посади адресату, наприклад:

Директору заводу "Маяк" Петренко В. Д.

У ряді випадків допускається узагальнена назва адресата:

Директорам шкіл, завідуючим дитячими садками

До складу реквізиту "адресат" може входити поштова адреса, її елементи зазначають згідно з поштовими правилами.

Адресу не вказують на документах, які направляють в уря-дові установи, обласні і центральні органи державної влади, а також постійним кореспондентам або установам свого відомства.

Кілька адрес на документі вказують з метою інформування кожного одержувача про установи і осіб, яким одночасно направляють цей документ. Документ повинен містити не більш як чотири адресати. Якщо його направляють більш як за чотирма адресами, на кожному вказують тільки одного адресата і складають список розсилання. Слово "Копія" перед другим, третім, четвертий адресатом не пишуть.

При оформленні реквізиту "адресат" можна використовувати загальноприйняті скорочення назв посад керівників (заст., зав.), а також назв організацій (НДІ "Укргаз" та ін.).

Гриф затвердження. Затвердження документа свідчить про поширення дії його на певне коло установ, посадових осіб і громадян.

Документ затверджується оформленням реквізиту "гриф затвердження", який містить такі елементи: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", назву посади особи, що затверджує документ (включаючи назву організації, якщо вона не входить до складу реквізитів бланку), особистий підпис і розшифрування його, дату:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор заводу

Підпис В. Д. Петренко

26.03.2007

Якщо документ затверджується наказом, постановою або іншим розпорядчим актом, використовується інша форма грифу:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства культури України

26.06.2007

Якщо документ створено разом кількома організаціями (тобто оформлено не на бланку), назву організацій включають у назву посад осіб, що затвердили його.

Доповнення і виправлення у затверджений документ можна вносити тільки з дозволу особи, що його затвердила.

Резолюція відображує результат розгляду документа керівником, містить вказівки щодо його виконання.

Здебільшого документ має одну резолюцію. Подальші резолюції потрібні, якщо деталізують порядок виконання документа або уточнюють його виконавця.

Виконавцями у резолюції зазначають не структурні підрозділи, а посадових осіб, які, як правило, безпосередньо підпорядковані її автору. Відповідальною за виконання є особа, зазначена першою. Перелік інших осіб (співвиконавців) свідчить про вимогу керівника залучити їх до виконання документа.

Як правило, у резолюції вказують рішення керівника щодо суті питань, які розглядаються у документі, і шляхи здійснення цього рішення. Якщо такої вказівки немає, то це означає, що прийняти рішення повинен виконавець. Резолюції типу "Прошу виконати", "До виконання", "Прошу розглянути" не несуть у собі нової інформації і використовувати їх недоцільно.

Строк виконання документа зазначають у резолюції тоді, коли рішенням керівника змінюється строк, встановлений інструкцією з діловодства або іншим документом, або якщо в установі такі строки не визначено.

Резолюції пишуть у правому верхньому кутку з лицьового боку першого аркуша документа. Якщо на цьому місці є інший реквізит (наприклад, адресат), резолюцію розміщують на будь-якій іншій вільній площі з лицьового боку першого аркуша документа, крім лівого поля. Іноді резолюцію розміщують не на документі, а на прикріпленому до нього аркуші - дорученні. Проте це небажано, оскільки аркуш може відділитися від документа або загубиться, резолюція може бути замінена або виправлена, що знижує відповідальність її автора і створює труднощі для виконавця. Використання таких аркушів також ускладнює формування справ»

^ Ініціали в резолюції зазначають після прізвища. Допускається відділяти рискою підпис керівника і дату від прізвищ виконавців і дій, які слід виконати.

Заголовок до тексту. До початку виконання документа з його змістом ознайомлюються завідуючий канцелярією, референт, реєстратор, іноді керівник. Кожний з них не завжди повинен читати документ повністю, часто досить з'ясувати, про що йдеться, що і дає змогу зробити заголовок.

Заголовок складають до тексту документа, який оформлюють на бланку або на аркуші паперу формату А4 незалежно від виду і

призначення його. Він має бути лаконічним і точним, з необхідною повнотою розкривати зміст документа. Заголовок починається із зазначення управлінської дії, потім називають об'єкт, на який його направляють. Використовується конструкція з прийменником "про" і віддієслівним іменником. Наприклад, "Про організацію семінару програмістів в інституті математики", "Про зміну порядку оплати праці службовців, що беруть участь у збиранні врожаю".

Заголовки до тексту таких документів, як інструкція, штатний розклад, структура і штатна чисельність, протокол, правила, статут, узгоджують у відмінку з назвою виду документа.

У заголовку допускаються скорочення слів і словосполучень, що відповідають правилам орфографії і пунктуації, вимогам державних стандартів і класифікаторів.

Текст включає основну змістовну частину документа і є його найважливішим елементом. Він повинен бути логічним, чітким, інформаційно містким, переконливим і аргументованим, а аргументація і висновки - об'єктивними.

Скоротити час на підготовку документів, швидко та однозначно сприймати текст, зробити його придатним для машинної обробки дає змогу уніфікація текстів - встановлення єдиної форми мовного вираження, яка найточніше передає зміст управлінських ситуацій або дій, що регулярно повторюються.

Логічному та оперативному сприйняттю тексту документа сприяє його раціональна структура. Структура тексту доку-мента - послідовне розміщення складових частин, що розкри-вають зміст документа відповідно до його функціонального призначення.

Текст може складатися з однієї, двох і більше частин. Здебільшого його доцільно ділити на дві частини. У першій викладають мету, завдання, причини створення документа, висвітлюють факти, описують ситуації, зазначають назви і дати інструкцій, нормативів, правил, прізвища осіб та іншу інформацію, що аргументує авторську оцінку явища і потребу прийняття рішення або виконання дії. Друга частина може містити висновки, пропозиції, прохання, рекомендації, рішення, розпорядження, накази та ін. Текст документа може складатися із однієї частини (наказ без преамбули, лист-прохання без пояснень та ін.).

Якщо підставою для створення документа є інші документи, то на них має бути посилання у тексті або робиться прописка із зазначенням назви виду (у називному відмінку), дати і номера, заголовка до тексту документа, на який посилаються, наприклад: підстава - наказ Міністерства зв'язку України від 27.04.2003 № 58 "Про розробку автоматизованої системи контролю виконання". Аналогічно оформлюють посилання у тексті документа.

Текст можна поділити на складові частини за виконавцями, характером дії, строками та ін. Наприклад:

НАКАЗУЮ:

начальнику виробничо-технічного відділу О. О. Сидорчуку встановити з 05.06.2007 щодоби контроль за монтажем крана на будівельному майданчику № 3;

начальнику відділу кадрів В. Г. Карпенку: організувати до 25.07.2007 перепідготовку 20 слюсарів за спеціальністю "електрослюсар";

начальнику відділу організації праці і заробітної платні О.С. Нечипоренко:

підготувати до 18.08.2007 введення акордної оплати праці для монтажу обладнання холодильного цеху.

або

НАКАЗУЮ:

1. До 25.04.2007:

начальнику буддільниці Г.С. Лінченку завершити ремонт будівлі цеху №5;

начальнику техвідділу М.І. Ряденко підготувати проект реконструкції приміщення заводської лабораторії.

2. До 06.05.2007:

начальнику відділу кадрів К. С. Божку організувати навчання робітників, що прибувають на завод.

НАКАЗУЮ:

1. Призначити Петренка Олександра Васильовича, майстра цеху № 3, старшим майстром цеху № 6 з 04.05.2007;

Рябенка Петра Івановича, старшого бухгалтера підсобного виробництва, головним бухгалтером цього виробництва з 10.05.2007.

2. Звільнити з посади:

Григоренка Олексія Михайловича, заступника начальника планового відділу, з 10 травня 2007 р. у зв'язку з виходом на пенсію;

Смоленка Андрія Григоровича, начальника цеху № 2, з 12 травня 2007 р. у зв'язку із зміною місця проживання.

Незалежно від кількості частин текст доцільно ділити на абзаци. Кожен з них повинен виражати закінчену думку.

Тексти складних документів (довідки, положення, статути, пра-вила, звіти, доповіді, огляди та ін.) розподіляють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Розділи тексту повинні мати заголовки, які розміщують з лівої частини і відділяють від тексту двома-трьома міжрядковими інтервалами. Розділи, підрозділи, пункти, підпункти нумерують арабськими цифрами і розділяють крапками, наприклад, позначення 2.12.4 означає: розділ 2, підрозділ 12, пункт 4.

Заяви, доповідні і пояснювальні записки, у ряді випадків доповіді і висновки, пишуть від першої особи однини ("прошу направити", "вважаю за доцільне", "вважаю за необхідне звернути увагу").

У розпорядчих документах, які видають на основі єдиноначальності (наказах, вказівках, розпорядженнях), також використовують форму викладу тексту від першої особи однини ("наказую", "пропоную", "прошу").

У розпорядчих документах, що приймають колегіальні органи управління (постановах, рішеннях), текст викладають від третьої особи однини ("рада вирішила").

У тексті документа слова слід вживати у значенні, яке вони мають у літературній мові, не допускаючи багатозначності їх тлумачення. Не можна використовувати діалектні, жаргонні, розмовні, застарілі слова і звороти. Бажано не використовувати неологізми і професіоналізми.

Не слід вживати терміни, що потребують пояснення свого значення і додаткового тлумачення. Якщо термін має кілька значень, то з тексту повинно бути зрозуміло, у якому з них він вживається у цьому документі.

Скорочення слів у документах, особливо у міжвідомчому листуванні, мають відповідати діючим правилам орфографії і пунктуації, вимогам державних стандартів і скороченням, прийнятим у класифікаторах техніко-економічної інформації.

Слова іноземного походження використовують тільки тоді, коли вони не мають відповідного еквіваленту українською мовою або здобули міжнародне визнання.

Текст документа може мати вигляд тексту, трафарету, таб-лиці, анкети або їх поєднання. Більшість документів оформлюють у вигляді тексту.

Трафаретний текст повинен бути у вигляді речень або частин ре-чень, винесених на бланк (постійна інформація) і пропусків, які заповнюють змінною інформацією, що характеризує конкретну ситуацію.

Трафаретизації підлягають тексти наказів, довідок, листів, актів, заяв, положень, подання та інших документів. Насамперед доцільно трафаретизувати тексти тих документів, які найчастіше використовують в управлінській діяльності.

У різних установах можна трафаретизувати 30-40% створюваної документації. Трафаретні тексти вводять у дію наказом керівника установи або включають в інструкцію з діловодства. Вони використовуються на підприємствах, у сфері матеріально-технічного забезпечення при листуванні, оформленні довідок, договорів та ін.

У таблиці постійну (незмінювану) частину інформації подають у вигляді назви показників, розміщених у відповідних графах; змінну інформацію (конкретні відомості) записують у графу згідно з її призначенням.

Текст уніфікованого організаційно-розпорядчого документа у вигляді таблиці повинен містити здебільшого кількісну характеристику ряду об'єктів за набором ознак і мати два рівні розчленування: вертикальний (графи) і горизонтальний (рядки).

Таблиці нумерують арабськими цифрами. Якщо документ містить таблицю, її не нумерують і слово "таблиця" не пишуть.

У формі таблиці може бути викладений весь текст або його частина. Наприклад, в наказі у формі таблиці може бути розпорядча частина, у акті - заключна, у доповідній записці - констатуюча. Анкета - форма подання уніфікованого тексту, де характеризують один об'єкт за певними ознаками. Постійну інформацію подають у вигляді назви показників, ознак, а змінну, як правило, - у формі однозначних відповідей. Типовим прикладом анкетного методу уніфікації тексту є анкета з обліку кадрів.

Тексти документів, які складають від імені керівника, як прави-ло, готують підлеглі.

Формулювання, терміни, умови, які розуміють по-різному, невміння міркувати у рамках прийнятої системи понять призводять до такої логічної помилки, як підміна тези. Міркуючи про одне, автор непомітно для себе або свідомо починає говорити (писати) про інше.

Закон суперечностей стверджує, що два судження про предмет, з яких одне стверджує будь-що, а друге заперечує це, не можуть бути одночасно істинними.

Закон виключеного третього стверджує, що при наявності двох суперечливих суджень одне з них істинне, а друге - невірне. Не може бути третього судження, яке буде щодо цього істинним. Дія цього закону наочно виявляється у таких ситуаціях:

• коли про групу об'єктів висловлюється міркування, що стверджує будь-що щодо кожного з них, а друге судження те саме заперечує щодо одного або кількох об'єктів. Наприклад: "Усі товарознавці комерційного відділу мають вищу освіту. Товарознавець Петрова має середню освіту". Очевидно, що якщо істинне перше судження, то невірне друге, і навпаки;

• коли є два судження, що взаємовиключають одне одного, то треба виявити істинне і невірне, а не намагатися знайти третє, яке може бути нібито істинним.

Розрізнюють три види додатків до документів:

• до розпорядчих, які затверджені або введені ними в дію;

• ті, що роз'яснюють або доповнюють основний документ;

ті, які направляють з супровідним листом, і є самостійними.

Підпис. Формою вираження законності і юридичної сили документу є його посвідчення, тобто заповнення реквізиту "підпис".

Управлінський документ підписує і затверджує керівник організації або посадова особа, що його заміщує, відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами (статут або положення про організацію, структурний підрозділ, посадова інструкція, наказ про розподіл обов'язків та ін.).

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує одна посадова особа - керівник установи (його заступник), або керівник структурного підрозділу.

Порядок підписання документів встановлюють наказом керівника установи, інструкцією з діловодства або стандартом підприємства.

Два або більше підписів ставлять тоді, коли за зміст документу відповідають кілька посадових осіб. Документи, які є підставою для приймання і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також ті, що змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписує керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер), а спільні документи кількох організацій - керівники усіх організацій.

Документи, які складає комісія, підписують усі члени комісії; рішення (постанови, протоколи) колегіальних органів - голова і секретар.

Розпорядження, які видає керівник колегіального органу на основі єдиноначальності, мають один підпис.

Право підпису розпорядчих документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, керівникам структурних підрозділів. Затверджувані документи (інструкції, положення, статути та ін.) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку і складання.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру може підписувати виконавець, якщо порушені в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

Документи, які направляють у вищестоящі організації", редакції газет і журналів, а також розпорядчі та інші важливі документи, підписує керівник установи або його заступник. До них належать плани, звітність, накази, деякі види договорів і актів, інструкції, а також правила, вказівки, рекомендації та інші документи, що мають однаковий з інструкцією юридичний зміст. У зв'язку із значними обсягами документів, що циркулюють у сфері управління, і неможливістю прийняття керівником установи ефективного рішення з будь-якого питання у стислі строки, повноваження керівників децентралізують, тобто час-тину їхніх прав і обов'язків передають підлеглим особам. Від імені установи деякі документи у межах своєї компетенції можуть підписувати керівники структурних підрозділів і відповідальні виконавці.

Якщо посадова особа, підпис якої передбачено на проекті документа, відсутня, документ підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначають фактичну посаду особи, що підписала документ, і її прізвище (виправлення можна робити друкарським способом або чорнилом, наприклад: "В.о.", "Заст."). Не допускається підписувати документи з прийменником "за" або проставляти косу риску перед назвою посади.

До складу реквізиту "підпис" входять назва посади особи, що підписує документ, її особистий підпис і розшифрування його.

Якщо документ підписаний працівником установи, де введено персональні звання і ранги, їх включають до складу реквізиту.

У реквізитах "підпис", "гриф затвердження" і "гриф погодження" слід зазначати фактичну посаду, ініціали і прізвище особи, що підписала, затвердила або погодила документ.

Розшифрування підпису у дужки не беруть.

У розпорядчих документах розшифрування підпису, як виняток, може містити один ініціал і прізвище особи, що підписала документ.

У разі підписання документу членами комісій зазначають не їхні посади, а обов'язки у комісії.

Підписи членів комісії розміщують в алфавітному порядку.

Підписи кількох посадових осіб на документі розміщують один під одним у послідовності, що відповідає посадам, які вони займають.

Якщо документ підписують кілька осіб, які займають однакові посади, їхні підписи друкують на одному рівні із зазначенням дати кожного підпису.

Якщо документ оформляють не на бланку, реквізити "назва міністерства або відомства", "назва установи, організації або підприємства", "назва структурного підрозділу" включають у назву посади у реквізиті "підпис".

Якщо документ оформлюють на бланку, назву організації у реквізиті "підпис" не зазначають або подають у скороченому вигляді.

Підписують, як правило, перший примірник документу. У підписані (затверджені) документи вносити будь-які виправлення і доповнення без дозволу особи, що підписала (затвердила) документ, не допускається.

Гриф погодження. Метою погодження документів є підвищення їхньої якості компетентною оцінкою своєчасності, несуперечливості, обґрунтованості змісту, оформлення та ін. відповідними посадовими особами і врахування в разі потреби їхніх рекомендацій.

Проект управлінського документа має бути погоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Розрізнюють дві форми погодження документів:

• внутрішнє (з підрозділами і посадовими особами установи);

• зовнішнє (з іншими організаціями).

Зауваження і доповнення до проекту документа викладають на окремому аркуші.

Якщо зауваження незначні за обсягом (один-два рядки), їх рекомендується викладати перед візою, наприклад: Пункт 3 вважаю за необхідне опустити, оскільки його зміст суперечить рішенню районної Ради народних депутатів від 05.04.2003. № 61. Начальник юридичного відділу Підпис О.Б. Федоров 06.06.2003.

Візи в разі погодження внутрішніх документів проставляють на останній сторінці першого примірника документа нижче від реквізиту "підпис". Листи та інші вихідні документи візують на примірнику, який залишається в установі.

Особливу увагу слід звертати на візування документів юридичною службою. Як правило, вона візує усі документи, що мають характер відомчих нормативних актів: накази, інструкції, вказівки, постанови, рішення, розпорядження та ін..

Юридична служба візує не тільки нормативні акти, а в ряді випадків і інші документи, що визначають відносини, в яких перебувають підприємства, установи, організації і громадяни (трудові угоди, договори, положення, деякі листи та ін.).

Печатку ставлять на документах, що потребують особливого посвідчення їх істинності (юридичної сили). Печатки бувають гербові і прості (без зображення Державного гербу України). Застосування печаток для посвідчення документів діючими нормативними актами повною мірою не регламентовано. Гербову печатку ставлять на документах, що фіксують факти витрати коштів і матеріальних цінностей; що посвідчують права посадових осіб; на статутах, положеннях, дорученнях, договорах, свідоцтвах та інших документах, наявність відбитку печатки на яких передбачається відповідними правовими актами. Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну, трикутну, їх ставлять на копіях документів, які виходять за межі організації, розмножених примірниках розпорядчих документів при розсиланні їх, довідках з місця роботи та ін.

Перелік інших документів, на яких ставлять печатку, визначає установа на основі діючих нормативних актів. Якщо документ або його копію засвідчують печаткою, то її ставлять перед підписом так, щоб її відбиток захоплював частину назви посади особи, що підписала документ.

Позначення про засвідчення копії розміщують нижче від реквізиту "підпис". Воно складається з напису "Згідно", назви посади особи, що завірила копію, її власного підпису, розшифрування його і дати.

На копіях вихідних документів, що залишаються в справі, дату і посаду співробітника, який засвідчує копію, можна не вказувати.

В разі пересилання копії документа в інші організації або видачі її на руки підпис засвідчують печаткою.

Прізвище виконавця, номер його службового телефону розміщують на усіх примірниках документу з лицьового або, якщо немає місця, із зворотного боку останнього аркуша документу у лівому нижньому кутку через два-чотири інтервали після реквізиту "підпис". Ініціали не вказують. Реквізит є і на документах, що підлягають множенню засобами множувальної техніки. У цьому випадку його вказують тільки з лицьового боку останнього аркуша документу.

Інформацією про виконавця, по-перше, може скористатися керівник підприємства, якому надійшов документ на підпис, якщо у нього виникли питання щодо представленого проекту. По-друге, такі відомості необхідні адресату, щоб вступити у безпосередній контакт з працівником, який підготував документ і має інформацію для його виконання.

Прізвище виконавця ставлять на документі незалежно від того, негативним чи позитивним буде рішення, оскільки відповідальність за рішення, викладене у документі, покладається на працівника, який його підписав або затвердив.

Позначення про виконання документа і направлення його до справи містить: короткі відомості про виконання з посиланням на документ, що свідчить про це (якщо він є); слова "До справи" і номер справи, куди слід підшити документ (це позначення свідчить про те, що роботу над документом завершено); підпис керівника структурного підрозділу або виконавця, дату направлення документу до справи.

Позначення про виконання документа розміщують на два-три міжрядкових інтервали нижче від реквізиту "прізвище виконавця і номер його телефону".

Рішення оформлюють на бланках із заповненням таких реквізитів: назва виду документа (рішення), місце видання, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, код, віза.

У розпорядчій частині вказують назву колегіального органу, яка приймає рішення (рада, колегія, комітет), потім після слова "ВИРІШИВ" викладають його зміст.

У разі потреби розпорядчу частину рішення поділяють на пункти, у кожному з яких зазначають виконавця (організацію, структурний підрозділ і посадових осіб), дію і строк виконання його. В останньому пункті розпорядчої частини рішення вказують посаду, прізвище й ініціали особи, на яку покладається контроль за виконанням рішення. Підписує рішення голова і секретар колегіального органу, причому вони не мають права змінювати зміст

тексту рішення. Датою рішення є дата прийняття його на засіданні колегіального органу.

Довідки бувають службового і особистого характеру. Довідку службового характеру складають за запитом або вказівкою вищестоящої організації або посадової особи. Довідку, яку направляють посадовій особі у межах установи, підписує особа, що підготувала її, вищій організації - керівник установи.

Дату або період часу, до яких належать відомості, висвітлені у довідці, включають у заголовок тексту або розміщують перед текстом довідки: "За станом на 16.03.2003" або "За період з 26.01.2003 по 06.04.2003".

Довідка може мати кілька розділів, бути у вигляді таблиці, пояснення і посилання. У разі потреби її засвідчують печаткою.

Довідку, яку направляють за межі установи, оформлюють на бланку. При цьому вона має такі реквізити: назву виду документа, коди, адресат, дату, місце складання, заголовок до тексту, текст, підпис. Внутрішню довідку оформлюють на бланках або чистих аркушах паперу.

Довідки особистого характеру оформлюють на бланках з такими реквізитами: назва виду документа, індекс, дата, текст, підпис, печатка. У тексті або реквізиті "Адресат" вказують назву установи, куди подають довідку. Текст довідки доцільно починати із зазначення у називному відмінку прізвища, ім'я та по батькові особи, про яку подають відомості. Не рекомендується використовувати архаїчні звороти, такі як: "Видано справжню", "Дійсно мешкає", "Дійсно працює".

Оскільки текст довідки особистого характеру, як правило, типовий, використовують трафаретні бланки, виготовлені друкарським способом, де від руки заповнюють тільки окремі частини реквізитів.

Телефонограми використовують у межах дій місцевого телефонного зв'язку. Зміст їх передають по телефону.

При передаванні.телефонограм доцільно дотримуватися таких рекомендацій: передавати термінову і коротку інформацію; перевіряти правильність запису повторним читанням; не передавати логічно складні тексти, не використовувати слова, що рідко вживаються і важко вимовляти; записувати телефонограми, які приймають і передають, у спеціальний журнал з наступною реєстрацією.

Працівник, який приймає телефонограму, повинен записати такі її реквізити: адресат, назву виду документа (телефонограма),

індекс, дату, заголовок (у разі потреби), текст, підпис (назву посади, ініціали і прізвище особи, що підписала документ). Крім того, вказують посади і прізвища осіб, які передали і прийняли телефонограму, години і хвилини передачі і приймання. Якщо телефонограм, які приймає установа, багато, то для запису їх використовують бланки із заздалегідь надрукованими частинами реквізитів.

Вказівка - правовий акт, виданий органом державного уп-равління, адміністрацією підприємства або об'єднання здебільшого з питань методичного характеру, а також пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів цього органу і вищестоящих органів управління.

При оформленні вказівки слід використовувати ті самі рекомендації, що і при оформленні наказу, замінивши слово "НАКАЗУЮ" на "ПРОПОНУЮ".

Вказівка замінює такі документи, як циркуляри і циркулярні листи, директивні і методичні листи, у деяких випадках - розпорядження.

Копією документа є відображення усіх його реквізитів.

Документ відтворюють на бланку установи або підприємства, засвідчують підписом посадової особи, що підтверджує відповідність її змісту оригіналу. Позначення "Копія" розміщують у правому верхньому кутку першого аркуша копії документа.

Копію документа завіряють, проставляючи нижче від реквізиту "підпис", що засвідчує напис "Згідно", назву посади співробітника, що засвідчив копію, його особистий підпис, його розшифрування, дату засвідчення і в разі потреби печатку.

Копії документів засвідчує керівник або уповноважена на це особа.

При оформленні копій документів, що стосуються прав і інтересів громадян, на документі, з якого зроблено копію, роблять позначення, кому і коли її видано, а на копії - позначення про дати видавання і про те, що оригінал зберігається у цій організації. Форму і місце розташування зазначеного позначення не регламентують.

Копію вихідного документа візують особи, що склали його, і особи, з якими документ було погоджено. У копію заносять усі виправлення, які було зроблено при підписанні оригіналу. Текст бланку не відтворюють, на його місці ставлять дату підписання і реєстраційний індекс оригіналу.

Виконавець підтверджує наявність підпису керівника на оригіналі оформленням на копії такого напису: о/п (оригінал підписаний) Згідно: підпис виконавця

Розмножені примірники документів, що не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, засвідчують печаткою. На розмноженому примірнику вказують номер замовлення і тираж.

Копію документу виготовляють і видають з дозволу керівника установи або відповідного структурного підрозділу.

Державні, громадські організації і підприємства видають іншим підприємствам, організаціям і громадянам копії документів, якщо вони необхідні для вирішення питань, що стосуються прав і законних інтересів громадян.

Організації і підприємства можуть також видавати копії документів, що виходять з інших організацій і підприємств, якщо одержати їх безпосередньо від останніх важко або неможливо. Якщо документи оформлено на бланках, при виготовленні копії відтворюються реквізити бланків.

У разі вирішення справ, що стосуються прийняття громадян на роботу, навчання, задоволення їхніх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особистих справ установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами і необхідних для вирішення відповідних питань (копії дипломів, свідоцтв про здобуття освіти та ін.).

Робота з внутрішніми документами і тими, що відправляють

Документи передають керівнику повністю підготовленими для їх підписання або затвердження. Виконавець зобов'язаний перевірити зміст, оформлення документу, наявність необхідних віз і додатків.

При передаванні документів керівнику до них слід додавати матеріали, необхідні при розв'язанні поставлених у документах питань. Наприклад, до проектів листів-відповідей додають листи - запити, а в разі потреби - усе попереднє листування. До проекту наказу додають рішення вищестоящої організації, на основі якого його видано; до проекту наказу по особовому складу - документи осіб, яких приймають на роботу, або документи, які є підставою для заохочення (стягнення) та ін.

На підпис керівнику передають один (перший) примірник внутрішнього документа (наказ, інструкція, вказівка), перший і другий примірники документів, які відправляють. Підписуючи документ, керівник повинен мати той примірник його, на якому є візи, грифи погодження.

Усі документи у встановлений час передають на підпис (затвердження) керівнику через канцелярію (секретаря), де перевіряють правильність їх оформлення» Також у встановлений час керівник повертає підписані і розглянуті ним документи.

Час передавання документів керівнику і повернення їх по-винні знати усі працівники апарату управління. Так, усі документи, що надійшли для підпису до 13 год., керівник має повернути до 17 год., і у той же день їх слід відправити. Документи, що надійшли після 13 год., повертають до 10 год. наступного дня і у цей же день відправляють адресатам.

Внутрішні документи і ті, що відправляють, керівник розглядає, як правило, з метою підписання (накази, вказівки) і затвердження їх (акти, договори, інструкції, звіти та ін.), а також прийняття рішень (доповідні і пояснювальні записки, листи, довідки тощо).

Для підпису керівнику передають тільки ті документи, що відправляють, зміст і значення яких виходять за межі компетенції керівників підрозділів, де їх було підготовлено. Слід прагнути до того, щоб значну частину документів, які відправляють, підписували від імені підприємства керівники структурних підрозділів. Деякі документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписувати виконавці, якщо порушені в них питання не виходять за межі їхньої компетенції, згідно з посадовими інструкціями та іншими документами. Такий порядок дає змогу вивільнити керівника від потреби вникати у розв'язання конкретних завдань, поставлених перед окремими підрозділами або виконавцями, підвищує їх відповідальність за якість прийнятих рішень, створює умови для об'єктивної оцінки здібностей працівників і більш обґрунтованого контролю їхньої діяльності, відповідає принципу делегування повноважень.

Керівники ряду підприємств підписують від 5 до 15 % загальної кількості документів, що відправляють. Основне листування на цих підприємствах здійснюють безпосередньо структурні підрозділи і відповідні документи підписують їхні керівники.

У ряді випадків право підписання документів, які відправляють, може бути делеговано не усім, а лише деяким керівникам підрозділів. При цьому визначають документи, операції, ситуації і процедури, реалізація яких є компетенцією цього підрозділу, а його керівник відповідає за обмін відповідною інформацією.

Поиск по сайту: