Рекомендуемое программное обеспечение самоменеджмента

Outlook – наиболее широко распространенная программа-органайзер, являющаяся «де факто» стандартом в корпоративной среде. К сожалению, в отделе продаж ООО «ХХХ» Outlook используется только как почтовый клиент, и совсем не используется как органайзер. Одна из причин – жесткость системы планирования, изначально заложенной в эту программу. Стандартные возможности, появляющиеся при первом запуске программы, сводят процесс планирования к тому, что в разделе задач получается длинный неструктурированный список дел с разными сроками, названиями и степенями важности. Подобное перечисление не поддается обзору и очень неудобно.

Всех перечисленных трудностей поможет избежать подход, базирующийся на контекстном планировании и методе структурирования внимания. Контекстное планирование можно путем несложной настройки:

1) Оптимизация обзора с помощью категорий

Наша система будет реализована при помощи следующих возможностей MS Outlook: категории задач и формы представления «to-do list» в разделе «Задачи».

Категория – это признак, по которому возможна группировка задач [12]. Существуют категории двух видов: стандартные и пользовательские.

Изначально составляется список задач, не группированный по категориям, но отсортированный по срокам (рис.4).

Рис. 4. Пример списка задач для сотрудника отдела продаж ООО «ХХХ»

Дела разделить на три категории в соответствии с горизонтами планирования:

Оперативные задачи – то, что нужно сделать сегодня, или задачи, требующие незначительных усилий по выполнению. Например, для сотрудников отдела продаж это написать письмо заказчику об изменении цен, позвонить заказчику и т.п.

Тактический горизонт – более сложные задачи, содержащие в себе несколько других.

Стратегический уровень – большие проекты и направления деятельности.

Рис. 5. Пример списка задач для сотрудника отдела продаж ООО «ХХХ» с назначением категорий

2) Группировка задач по категориям

Рассортировав задачи по горизонту планирования, включить сортировку по категории, нажав на название соответствующего столбца.

Рис. 6. Пример группировки задач по категориям

Таким образом, все задачи, находящиеся в папке, распределились на группы согласно присвоенным этим задачам категориям.

Сортировка задач внутри категории возможна по сроку исполнения (задачи, срок исполнения которых наступает раньше, должны находиться у вершины списка для того, чтобы быть ближе к центру внимания), по классификационным символам, добавляемых в начало названий задач, и производить сортировку по ним. Например, этими символами могут быть А, Б, В, Г – буквы, соответствующие элементам матрицы Эйзенхауэра, где задачи распределяются по важности и срочности на четыре категории. Это также могут быть классификаторы проектов, фамилии исполнителей для делегированных задач, и т.п.

3) Реализация «кайросов» - контекстов с помощью категорий

Задачи «привязываются» к определенному «кайросу» (благоприятному времени), или «контексту», совокупности обстоятельств, благоприятных для выполнения задачи.

Примеры контекстов для сотрудников отдела продаж ООО «ХХХ»:

· люди: коллеги, начальники, подчиненные;

· обстоятельства: «когда у шефа будет хорошее настроение»;

· состояния: «когда хочется работать», «когда не хочется работать»;

· вид работы: договорная работа, презентация и т.д.

Следующий подход позволяет реализовать контекстное планирование на базе раздела «Задачи» в MS Outlook. Для этого создать новые категории, соответствующие выбранным контекстам.

Рис. 6. Пример группировки задач по контексту

4) Взаимодействие гибкого и жесткого планирования

Гибкое контекстное планирование не отменяет классического жесткого планирования, осуществляемого в разделе «Календарь». Это взаимодополняющие подходы, и в Outlook достигаются при реализации их взаимодействия. Раздел «Календарь» при этом имеет следующий вид:

Рис. 7. Пример календаря для гибкого и жесткого планирования

Таким образом, в представлении «Календарь» с добавленным справа полем задач получаем одновременно обзор «оси времени» с жесткими задачами и обзор «мягких» задач, упорядоченных с помощью идеологии контекстного планирования и структурирования внимания. При этом возможна привязка гибких задач к точному времени.

5) Архивация отработанных задач

Для упрощения и облегчения обзора необходимо своевременно избавляться от отработанных задач. Чтобы отделить выполненные задачи, завести категорию «Завершена» и присваивать ее завершенным задачам, настроив соответствующим образом группировку. Также возможна автофильтрация по признаку завершенности.

6) Отслеживание договоров с заказчиками, находящимися в стадии согласования (очень частая и трудно решаемая задача в ООО «ХХХ»)

Руководителю отдела продаж ООО «ХХХ» необходимо иметь удобный обзор всех договоров с заказчиками, стадий согласования, проходимых договорами вне отдела, и сроков предполагаемого согласования. Для оптимизации командного тайм-менеджмента возможно применение методики контекстного планирования, дополняющей классическое жесткое (календарное) планирование. Для формализации процесса согласования договоров возможна разработка формы задачи, определяющая основные параметры отслеживаемого договора. Форма создана без программирования, на базе «штатных» возможностей, и содержит две вкладки: «Контроль», для руководителя, ставящего задачу, и «Исполнение», для сотрудника, ответственного за проведение договора.

Руководитель задает на вкладке «Контроль» основные параметры договора, после чего отправляет задачу исполнителю с помощью функции «Назначить». Сотрудник, получивший задачу, на вкладке «Исполнение» видит весь порядок своих действий, и отмечает их осуществление.

Все изменения, вносимые исполнителем в задачу, отображаются в «материнской» задаче у руководителя. Также у руководителя настроено специальное табличное пользовательское представление, дающее обзор всех договоров. В этом представлении руководитель может изменять приоритетность договоров в зависимости от текущей ситуации, контролировать сроки их согласования, видеть статус договора – его согласованность с различными департаментами. Средства автоматического форматирования позволили настроить простую сигнальную систему, выделяющую договоры разными цветами и шрифтами в зависимости от близости планового срока согласования к сегодняшнему дню. Эта простая обзорная матрица сделает процесс согласования договоров более «прозрачным» и управляемым, позволит более жестко ставить и отслеживать целевые ориентиры по срокам прохождения договора.

Система отслеживания договоров позволяет зафиксировать средний срок их согласования и наметить организационные меры, позволяющие этот срок сократить.

Помимо Outlook на данный момент существует множество программ помогающих организовать время. В дальнейшем возможно использование некоторых из них для сотрудников отдела продаж ООО «ХХХ».

1) Lotus Notes – не только почтовая программа и система документооборота, но и отличная система для планирования и организации своего и коллективного времени, если ей правильно пользоваться. В нее заложены все необходимые для эффективной работы функции такие как:

1. Планирование встреч в Календаре;

2. Организация совещаний;

3. Назначение и контроль поставленных задач;

4. Возможность выстроить командную систему Тайм-менеджмента;

5. Возможность мобильного использования.

Выстроенная на Lotus Notes система Тайм-менеджмента дает видимый результат уже через 2-3 недели работы. Более того, в отличие от Outlook, некоторые вещи в Lotus делать удобнее – например, если вы не можете посетить встречу, делегировать ее кому-то из подчиненных.

2) Персональный органайзер LeaderTask

Leader Task - это персональный органайзер для повседневной работы, основными функциями которого являются:

1. Ежедневник/планировщик задач;

2. Календарь;

3. Персональный Информационный Менеджер;

4. Менеджер контактов;

5. Менеджер проектов

Органайзер имеет Portable версию, т.е. полностью автономен, мобилен. LeaderTask не привязывается, ни к компьютеру, ни к реестру ос Windows, он может спокойно перемещаться вместе с вами на вашей флешке.

LeaderTask особенный органайзер, помогающий управлять задачами, проектами, временем и деятельностью человека в целом. Вы сможете сами в этом убедиться. Все задачи имеют набор параметров (тэгов) с помощью которых можно быстро получать ответы на нужные вопросы. Например, следующие списки дел можно получать за одно нажатие кнопки мыши: «Мои задачи на сегодня», «ВАЖНОЕ», «СРОЧНОЕ», «Продажи за месяц», «Работы по проекту XYZ в сентябре», «Мониторинг делегированных задач», «В банке», «Купить», «Читать», «Темы для совещания», «Просроченные задачи», «Цели на год».

Каждый сотрудник может настроить LeaderTask под себя. В LeaderTask любая задача может быть отнесена к кайросу. Контекстом может быть что угодно – место (дом, офис, банк, магазин и другие) или к контакту (босс, подчиненный, жена/муж) или к категории или к проекту.

С помощью одного нажатия кнопки мыши можно получать ответы на вопросы: «Что сейчас самое важное?», «Где я должен быть завтра?», «Что сделано в период с 15-21 в проекте ХYZ», «Какие задачи нуждаются в немедленном рассмотрении?»

Приоритеты дают возможность выделять индивидуально каждую задачу по важности, причем каждый приоритет может иметь свое графическое отображение.

Наряду с вышеперечисленными базовыми функциями Leadertask обладает и другими возможностями: хранение любой информации (текст, графика, файлы), организация ссылок, напоминания у задач, хранение паролей.

3) Управление временем с помощью программы Time Assist

Time Assist – это органайзер времени. В программе существуют два раздела: объекты, где непосредственно хранятся данные, и календарь, где эти данные отображаются.

Все существующие объекты в программе (проекты, расписания, ресурсы, места, категории, валюта, группы, контакты) участвуют в процессе составления календаря, т.е. составления плана на будущее.

4)Хронометраж с помощью WinLog Assist

Данная программа будет полезна для тех людей, которые много времени проводят за компьютером и хотят знать, на что реально тратится их время.

Win Log Assist - это инструмент компьютерного хронометража времени. Программа записывает с какими приложениями работал пользователь с точностью до секунды и показывает на что реально было потрачено время. Информация о каждом дне хранятся во внутренней базе данных программы, с помощью ее вы сможете просматривать данные о любом дне. Программа имеет русский интерфейс, при этом очень проста в использовании, не требовательна к ресурсам. Программа призвана решать одну единственную задачу – хронометраж. После определенного периода, например недели, можно посмотреть отчеты.

5) Программа учета времени ФинЭкспертиза-Time

Программа работает по принципу «шахматных часов». Приступая к выполнению новой работы, сотрудник выбирает из списка название проекта и конкретной задачи в его рамках, после чего программа начинает отсчитывать время до тех пор, пока ей не будет указан иной проект или задача. Реализовано отключаемое периодическое напоминание о необходимости выбора текущей работы. Позволяет постоянно получать достоверную информацию для определения трудозатрат, себестоимости проделанных работ и их дальнейшего планирования.

Для получения информации о трудоемкости выполнения проектов и задач в программе существует возможность вывода отчетов как в разрезе проектов и задач по датам («Статистический отчет»), так и в разрезе проектов («Итоговый отчет»).

Таблица 23.

Программное обеспечение для организации времени

Окончание табл. 23

Поиск по сайту: