АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Разработка организационного обеспечения функционирования системы самоменеджмента предприятия ООО «ХХХ»

Читайте также:
  1. A) на этапе разработки концепций системы и защиты
  2. A) это основные или ведущие начала процесса формирования развития и функционирования права
  3. A. Характеристика нагрузки на организм при работе, которая требует мышечных усилий и энергетического обеспечения
  4. L.1.1. Однокомпонентные системы.
  5. L.1.2.Многокомпонентные системы (растворы).
  6. V1: Экосистемы. Экология сообществ.
  7. V2: Женская половая система. Особенности женской половой системы новорожденной. Промежность.
  8. V2: Мужская половая система. Особенности мужской половой системы новорожденного.
  9. а занятие Центральные органы эндокринной системы
  10. А) Обычные средства (системы) поражения
  11. АВАРИИ НА КОММУНАЛЬНЫХ СИСТЕМАХ ЖИЗНЕОБЕСПЕЧЕНИЯ
  12. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ОРГАНОВ ЮСТИЦИИ

Следующий шаг - формулирование правил организации, «прописанных» в системе корпоративных регламентов. Для отдела продаж ООО «ХХХ» разработаны следующие договоренности: правила эффективной работы в кабинете; правила эффективной организации телефонных звонков; правила, использующиеся при работе с электронной почтой.

Внутренняя договоренность, принятая Во время проекта внедрения корпоративного тайм-менеджмента Сотрудниками отдела продаж ООО «ХХХ»

 

ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ В КАБИНЕТЕ

Мы договорились:

1. Не отвлекаем друг друга частыми вопросами. Накопи вопросы и задай их разом!

2. Если нервничаешь - пей успокаивающийся чай, сходи прогуляйся.

3. Если у тебя много негатива - бей грушу в коридоре!

4. Включаем тихую музыку с разрешения остальных сотрудников или одеваем наушники!

5. Канцелярские товары храним в одном месте

6. Стараемся говорить по телефону вполголоса

7. Включаем вентиляцию и регулярно проветриваем помещение

8. Улучшаем освещение

9. Обеденный перерыв - в одно время

10. Мы не едим в кабинете на рабочем месте

11. Не материмся. Каждый мат – 30 отжиманий.

12. Принтер – переместить в коридор!

13. Личные разговоры ведем только в коридоре или в переговорной!

14. Все встречи с коллегами из других отделов, не касающихся остальных сотрудников, проводятся вне кабинета.

15. Все разговоры по мобильному телефону ведем вне пределов кабинета!

16. На время рабочего дня мы устанавливаем максимально тихие звонки на своих мобильных телефонах.

17. Мы договорились о том, что координируем свои планы с Календарями друг друга. Любая внутренняя Встреча более 5 минут, не назначенная в Календаре Outlook – не существует.

18. Если нам звонят коллеги из других отделов – мы вежливо интересуемся, срочный ли вопрос. Если несрочный – вежливо просим написать по E-mail.

19. Если мы уходим из кабинета, мы берем свои мобильные телефоны с собой.

20. Если коллега отсутствует на рабочем месте, и ему поступил звонок на стационарный или мобильный телефон – мы отвечаем и в нескольких словах фиксируем информацию о звонке на стикере, который потом прикрепляем к клавиатуре.

21. Взял вещь – положи на место!

22. Твое лицо – лицо Компании. Следи за своим внешним видом.

23. Ходим в тапочках

24. NO TUNING (для девушек – ногти красим не в кабинете!)

25. Не стой над душой

Регламент необходимо подкреплять «административным ресурсом». Этот ресурс может быть как формальным, так и неформальным. Сотрудникам отдела продаж предлагается самим разработать систему мотивации соблюдения корпоративных регламентов. Может быть предложен следующий вариант: при нарушении одной из договоренностей, прописанной в корпоративном регламенте, сотрудник должен положить 50 рублей в хрустальную вазу в фонд корпоративных «культурных мероприятий». Также сотрудники отдела должны договориться, по какому принципу данный фонд потом будет распределяться.

 

ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ТЕЛЕФОННЫХ ЗВОНКОВ

По результатам диагностики, сотрудник отдела продаж получает в день в среднем 25-30 звонков (иногда - 50-60), причем только 15-20% из них являются действительно важными и срочными. Учитывая тот факт, что на переключение внимания у обычного человека уходит в среднем 1 минута, то каждый офисный работник в среднем теряет час своего времени только на переключение внимания с выполнения задач на телефонные звонки и обратно.

Мы договорились:

Срочное - телефоном, остальное - по Outlook.

Корпоративное внедрение этого правила позволяет полностью решить проблему со шквалом внутренних звонков. Эта система позволит быстро назначать встречи, видеть текущий статус по поручениям и минимизировать риски потери важной контактной информации.

 

ПРАВИЛА, ИСПОЛЬЗУЮЩИЕСЯ ПРИ РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

Мы договорились:

1) При работе с электронной почтой использование автоматической сортировки писем по ключевым темам (входящие, контроль ежедневный, контроль еженедельный, справочное, контекстные папки – заказники, договора, контракты, дополнительные соглашения и другие)

2) Обязательное указание «Темы» писем. Получивший электронное письмо без поля «Тема» имеет право стереть его, не читая.

3) Часы приема почты – 12.00, 15.00, 17.00

Менеджменту организации предлагается план работ по внедрению самоменеджмента (табл.24).

Таблица 24.

План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Раздел плана ме­роприятий Мероприя­тия по улучше­нию ис­поль­зо­ва­ния ра­бо­чего вре­мени Меры по улучшению нужны Вид кон­троля
Немед­ленно (какие) В тече­ние года (какие)
         
1. Плани­ро­вание рабо­чего времени 1. Внедрение стандарта планирования в ежедневнике 2. Ведение сотрудниками отдела продаж досок планирования с последующим отчетам по ним руководству в конце каждого месяца. 3. Согласо­ва­ние долго­срочных целей с вышестоящим руководством и под­чи­ненными 4.Улучшить взаимодействие с подчиненными (заместителями)     1. Овладеть знаниями и навыкам со­ставления дневного плана. 2. Овладеть знаниями и навыкам пользования досками планирования. 3. Доведение до сотруд­ни­ков све­дений о нормативах труда и от­дыха в орга­низации 4. Создание зоны отдыха для сотрудников отдела продаж 1. Овладеть знаниями и навыкам со­ставления дол­госроч­ных планов 2. Овладение различными ме­тодиками пла­нирова­ния   Промежу­точ­ный (проводить в конце ка­ж­дого месяца)  
2. Факторы помех 1. Бумажная ра­бота 2. Телефон 3. Вызовы на срочные совещания к вышестоящему руководству 4.Личные разговоры с со­трудниками 4. Личные разговоры по те­лефону 5. Нерегламентированные перерывы на чай, кофе и т.п.   1. Проведе­ние струк­ту­ри­за­ции не­обхо­ди­мой ра­боты. 2. Сниже­ние доли «те­кучки» и отка­з от неза­пла­ни­ро­ван­ной ра­боты. 3.Организация делегирования части работ. Контроль делегируемых задач с помощью Outook. Овладеть знаниями и навыкам работы с Outlook.   Улучшение (автоматизация) системы до­кументообо­рота Промежу­точ­ный (проводить в конце ка­ж­дого ра­бо­чего дня) Итоговый (проводить после вы­полнения за­дания)  
 
         
    4.Улучшение самодисцип­лины 5.Создание внутреннего регламента по работе с электронной почтой и ведению телефонных переговоров с сотрудниками фирмы.    

 


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |

Поиск по сайту:

Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.003 сек.)