Электронные и печатные формы

Электронные и печатные формы – это заранее подготовленные документы, в которых при заполнении конкретными данными доступны для редактирования лишь специально выделенные поля (рис. П2.1).

Рис. П2.1. Шаблон формы Word для отправки факса

Формы Word используются, как правило, для создания анкет, контрактов, договоров, деловых форм, бизнес-планов и т.п.

Состав формы

Форма имеет постоянную и переменную части.

Постоянная (неизменная) часть задается разработчиком формы и не может быть изменена пользователем, заполняющим форму. Она может включать следующие элементы:

· произвольный текст;

· таблицы с данными фиксированного содержания;

· графические фрагменты (рисунки, диаграммы);

· элементы оформления (заполнение, цвет, обрамление и др.);

· вопросы;

· списки возможных ответов и т.п.

Переменная часть формы – это незаполненные области, предназначенные для ввода данных. Она состоит из полей и может включать поля следующих типов:

· текстовые поля для заполнения и ввода информации в виде обычного текста, даты, числа или вычисляемого значения;

· списки альтернативных значений, предлагаемых для выбора при заполнении формы (поля со списком)

· флажки и др.

Для работы с электронными формами имеется специальная панель инструментов Формы (рис. П2.2).

Рис. П2.2. Панель инструментов Формыв окне программы Word

Поля, вставляемые в формы, используются для управления формой, т.е. являются элементами управления.

Виды форм

Различают следующие виды форм:

1. Печатныеформы (например, бланки), предназначенные для распечатки на бумаге и последующего их заполнения.

2. Электронныеформы с интерактивным заполнением.

3. Мощные настраиваемые электронные формы с интерактивным заполнением, которые предоставляют большие возможности для ввода данных, записи ответов и выбора ответов из списка. Для создания элементов управления в таких формах, кроме панели инструментов Формы, используют панель Элементы управления и возможности языка программирования Visual Basic.

Разработка форм

Для разработки форм можно использовать в качестве образцов существующие готовые формы (шаблоны) или создавать их заново.

Для самостоятельного создания новой формы прежде всего необходимо определить ее тип (электронная или печатная), примерный вид и размещение элементов.

При создании постоянной части формы необходимо ввести нужный текст документа. К элементам формы могут применяться все основные команды меню окна программы ФОРМАТ.

Для создания переменной части оперативной электроннойформы нужно установить курсор в то место, которое предназначается для ввода информации, и создать поля формы с помощью кнопок панели инструментов Формы(см. рис. П2.2).

Для изменения полей переменной части формы или настройки их параметров следует использовать кнопку панели инструментов Формы (Параметры поля формы), щелчок по которой выводит на экран соответствующие диалоговые окна:

· Параметры текстового поля;

· Параметры флажка;

· Параметры поля со списком.

Диалоговые окна для настройки параметров полей можно вызывать также двойным щелчком мыши в области поля или командой контекстного меню поля Свойства.

Кнопка в диалоговых окнах для настройки параметров полей используется для добавления подсказок по работе с элементами формы.

Для того чтобы поля формы были более заметны и их было легче находить на экране, поля в форме выделяют затенением. Для включения или отключения затенения используют кнопку (Затенение полей формы).

Защита форм

После создания электронной формы и перед передачей ее пользователям для заполнения форму необходимо защитить от несанкционированного доступа по изменению ее вида. Для защиты постоянной части формы можно использовать:

· кнопку (Защита формы) на панели инструментов Формы;

· команду меню СЕРВИСðЗащитить документ и в области задач ввести ограничения на редактирование (рис. П2.3).

Рис. П2.3 Установка защиты формы

Чтобы вернуться в режим разработки и изменения формы, нужно снять защиту повторным щелчком по кнопке (Защита формы).

Создание форм

Для создания электронной формы требуется выполнить следующую последовательность действий:

1. Разработать модель формы, определить ее тип и размещение элементов.

2. Создать новый документ и сохранить его в виде шаблона (срасширением * .dot).

3. Создать постоянную часть формы – ввести текст и добавить, если нужно, графические элементы или ввести вопросы.

4. Отформатировать введенные данные.

5. Вставить в нужные места документа необходимые поля формы. Для этого следует установить курсор в место, где должно находиться поле, а затем использовать соответствующие кнопки на панели инструментов Формы – (Текстовое поле) и/или (Флажок), (Поле со списком) и др.

6. Настроить параметры вставленных полей. Для этого дважды щелкнуть в нужном поле или использовать кнопку (Параметры поля формы) на панели инструментов Формы.

7. Добавить тексты подсказок к определенным полям (при необходимости).

8. Выполнить затенение нужных полей, используя соответствующую кнопку на панели инструментов Формы.

9. Установить защиту формы, щелкнув по кнопке (Защита формы).

10. Сохранить шаблон формы.

Сохранение форм

Вновь созданную электронную форму необходимо сохранять в виде шаблона – незаполненной формы, которая может быть использована многократно.

Данные заполненной оперативной (электронной) формы могут быть сохранены в двух различных вариантах:

1. Как обычный документ Word – с помощью команды меню ФАЙЛðСохранить как с указанием имени документа ирасширения * .doc.

2. Как запись базы данных.

Для этого нужно ввести команду меню СЕРВИСðПараметры ина вкладке Сохранение установить флажок . Затемввести команду меню ФАЙЛðСохранить как, указать тип файла Только текст ( *. txt). Данные всех полей формы будут записаны через запятую в текстовом файле с расширением *. txt.

Заполнение электронных форм

Для заполнения готовой электронной формы нужно выполнить следующую последовательность действий:

1) на основе шаблона формы создать новый документ (с расширением * .doc);

2) ввести данные в каждое поле формы;

3) сохранить заполненную форму в одном из двух вариантов: как обычный документWord или как запись базы данных (см. выше).

Печать электронных форм

Электронные формы можно выводить на печать в виде заполненных документов или форм-бланков с незаполненными полями (с помощью команды ФАЙЛðПечать).

Если электронная форма была разработана на основе уже имеющегося бланка, например платежного поручения, и поля формы находятся в тех же местах, что и на бланке, то можно впечатать в заранее подготовленные бланки только введенные в форму данные. Для этого перед печатью документа нужно ввести команду меню окна программы СЕРВИСðПараметры и на вкладке Печать установить флажок .

Поиск по сайту: