ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАЧАЛЬНИКА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

10. 1. СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ КОНТРОЛЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАЧАЛЬНИКА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА,

Оценивая деятельность ГТК России, Правительство Российской Федерации отмечает, что в таможенных органах проведена опреде­ленная работа по созданию инфраструктуры и формированию кадро­вого состава. Принимаются меры по обеспечению экономической безопасности и защите экономических интересов РФ, раскрытию и предотвращению таможенных правонарушений, в первую очередь по пресечению попыток незаконного оборота наркотических средств, вывоза культурных и исторических ценностей, контрабанды оружия.

Вместе с тем, таможенные органы не в полной мере используют свои возможности и права для борьбы с правонарушениями в тамо­женной сфере, допускают случаи коррупции среди сотрудников та­моженных органов, факты грубости, произвола и бюрократизма по отношению к гражданам, пересекающим таможенные границы РФ, длительные простои транспортных средств и внешнеторговых грузов на железнодорожных и автомобильных переходах, в авиационных и морских портах. Не обеспечивается полнота сбора таможенных платежей.

Одной из причин наличия указанных недочетов являются недо­статки в управленческой деятельности руководящих кадров тамо­женных органов. Вот почему коллегией и руководством ГТК России в последнее время неоднократно ставилась задача повысить эффек­тивность управленческой деятельности руководителей таможенных органов,

Одной из важнейших функций управления является контроль. Поэтому в данной лекции рассматривается контроль как функция управленческой деятельности, а не как функция таможенных орга­нов, которые осуществляют таможенный контроль. Хотя опосредо­ванно качество таможенного контроля зависит от состояния контро­ля как функции управленческой деятельности руководителей тамо­женных органов.

В широком смысле в науке управления под контролем понимает­ся соизмерение фактических результатов работы с запланированными. А. Файоль, который считался "отцом" французской школы науч­ного управления, писал: "Контроль состоит в подтверждении того, что все идет в соответствии с утвержденным планом, существую­щими директивными документами и действующими принципами".

Необходимость контроля обусловлена тем, что дела могут идти и часто идут не так, как хотелось бы руководителю. Цель контроля в том, чтобы выявить на возможно более раннем этапе неблагоприят­ное развитие событий, для того, чтобы руководитель смог скоррек­тировать план, провести реорганизацию, дать новые указания, уси­лить свое воздействие на мотивы трудового поведения сотрудников и преодолеть любую из возникших проблем.

Применительно к нашим условиям, контроль - это процесс, обеспечивающий достижение таможенным органом поставленных целей.

Управление таможенным органом основывается на твердой уве­ренности его начальника в том, что подчиненные точно и в срок выполнят поставленные (определенные должностными инструкция­ми) служебные задачи. Такая уверенность исходит из предпосылки, что подчиненные несут за это полную ответственность. Они поэтому не должны опекаться по мелочам, а иметь возможность для прояв­ления инициативы (в рамках таможенного законодательства) и тем

самым приобретать уверенность в своих силах и в успехе выполне­ния поставленных задач.

Важно при этом и то, чтобы подчиненные сотрудники знали и постоянно чувствовали, что при решении служебных задач они не одни.

Доверяя им, начальник постоянно следит за ходом их служебной деятельности и в любое время может оказать им помощь всеми имеющимися в его распоряжении способами.

Но такая помощь возможна при условии знания начальником хо­да и результатов выполнения подчиненными сотрудниками служеб­ных задач. Отсюда несомненное требование: доверяй и проверяй. В то же время проверка - это не чрезвычайная мера, рассчитанная на то, чтобы "ловить", "изобличать", как писал В.И.Ленин, его главная и "...более сложная задача - проверка правильности работы... проверка системы организации работ, обеспечение наибольшей продуктивности...".

Общая цель контроля в таможенном органе сводится к проверке точного исполнения его должностными лицами требований тамо­женного законодательства и других правовых актов РФ, ГТК России и своих собственных, а также оказание им практической помощи.

Конкретные задачи и методы контроля производны от опера­тивной обстановки.

В принципе контроль ведется в двух направлениях: с одной сто­роны, начальник таможенного органа контролирует работу своих заместителей и непосредственно подчиненных начальников отделов, таможенных постов и других структурных подразделений, а с другой - совместно с ними по единому плану проверяет деятельность струк­турных подразделений.

Контролю подлежат:

1.Задачи подразделения и организации в целом.

2.Программы как планируемые, так и выполняемые.

3.Технологические схемы и процедуры таможенного оформления и
таможенного контроля.

4.Нормативы по качеству и количеству труда.

5.Методы, определяющие способы решения задач подразделением.

6. Внутренние правила трудового распорядка, правила ношения
форменной одежды,

7. Финансовая деятельность.

Конкретный объем и содержание задач определяются планами работы и контроля, а также поручениями вышестоящих таможенных органов.

В практике таможенных органов применяются различные методы контроля.

Наиболее эффективным из них является метод непосредственной работы должностных лиц вышестоящего таможенного органа в подчи­ненных таможенных органах (что более характерно для региональных таможенных управлений и ГТК России) или руководящего состава таможенного органа в своих структурных подразделениях. При таком методе контроля реализуется известное положение: лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.

Рациональность такого метода бесспорна. Он позволяет на месте убедиться в правильности выполнения подчиненными своих функ­циональных обязанностей; кроме того, он дает возможность на месте детально проинформировать подчиненных об оперативной обста­новке, ответить на возникшие у них вопросы, а также оказать им

конкретную помощь.

Поэтому руководители всех рангов таможенных органов должны изыскивать любую возможность для личного общения с подчинен­ными и проверки результатов их деятельности на месте.

Крайняя ограниченность во времени, а иногда и другие условия оперативной обстановки часто не позволяют начальнику таможенно­го органа осуществлять контроль непосредственно в подчиненном

подразделении.

В этом случае методом контроля может быть изучение документов, с которыми работают подчиненные сотрудники. Его достоинство заключается в том, что задачи контроля решаются путем изучения данных, выраженных подчиненными при отсутствии начальника. Кроме того, фиксация сведений в документах повышает ответствен­ность подчиненных за их точность, что увеличивает степень досто­верности излагаемых в них данных.

В документах, однако, могут быть отражены уже прошедшие со­бытия и совершенные подчиненными действия, что снижает их ценность.

Кроме того, не все нужные начальнику для контроля вопросы (сведения) могут быть в них освещены.

Все это усугубляется еще и тем, что обнаруженные по документам

недочеты в действиях подчиненных нередко трудно будет предотвра­тить¹ и устранить, или устранение недочетов вызовет дополнительные усилия, а иногда и потерю авторитета таможенного органа (примеры недобора таможенных платежей).

Одной из разновидностей документального метода контроля яв­ляется контроль исполнения.

Постановка контроля исполнения в таможенных органах и во­просы улучшения его форм и методов постоянно находятся в центре внимания руководства и коллегии ГТК России.

Виды этого контроля могут быть различными, в зависимости от конкретных условий. Наиболее распространен выборочный кон­троль. Он применяется при проверке хода выполнения наиболее важных письменных и устных распоряжений. Причем для устных распоряжений существует правило: ни одно распоряжение не долж­но отдаваться без соответствующей его фиксации. Для того, чтобы руководитель не забыл отданных им распоряжений, необходимо их заносить в ПЭВМ, в записную книжку (дневник) или картотеку. Ре­зультаты оперативных совещаний оформляются протоколами.

Контроль исполнения документов тесно связан с контролем опе­ративности и качества работы аппарата регионального таможенного управления и таможни.

Объектом контроля исполнения является работа, но поскольку результат ее (в пределах аппарата управления) чаще всего принимает форму документа, то в практике таможенного органа наблюдается совмещение контроля исполнения как функции управления и кон­троля исполнения как вида делопроизводственного обслуживания. Это еще раз наглядно демонстрирует необходимость комплексного подхода к изучению и рационализации процессов управления и де­лопроизводства. Но контроль исполнения работы, по существу, не может ограничиваться только контролем документации, в которой она отражается. Контроль документов как вторичное явление дол­жен служить "сигналом возможного бедствия" - невыполнения рабо­ты в положенный срок - и вместе с тем быть важнейшим средством систематического и активного совершенствования работы с доку­ментами в учреждении.

Наиболее активным и оперативным является метод контроля с использованием технических средств связи и замкнутых систем ПЭВМ.

Прямые переговоры с подчиненными по каналам связи позволяют сравнительно быстро получить от подчиненных требуемые сведе­ния о функционировании их подразделения и дать им указания по устранению вскрытых недостатков в их решениях или действиях.

Но в данном методе имеются также узкие места. Не всегда, на­пример, устные доклады подчиненных могут отвечать объективному состоянию дел из-за неумелой или неточной их оценки. Не всег­да все задачи контроля можно решить с желаемой полнотой, ограничиваются возможности проверки работы подчиненных по

планированию.

Кроме того, о некоторых вопросах борьбы с контрабандой, нару­шениях таможенных правил и другим в целях скрытности управле­ния вообще нельзя вести переговоры по техническим средствам свя­зи, т.к. закрытая связь у нас почти отсутствует.

Поэтому контроль методом переговоров с подчиненными по тех­ническим средствам связи применяется, как правило, только для решения срочных и неотложных вопросов управления.

Поскольку каждый из рассмотренных методов контроля имеет достоинства и недостатки, они применяются в сочетании, чтобы полнее использовались сильные стороны каждого из них при орга­низации контроля в реальных условиях.

Опыт управленческой деятельности в государственных учрежде­ниях позволяет выделить три вида контроля: предварительный, те­кущий и заключительный.

Суть предварительного контроля заключается в осуществлении комплекса организационных и материально-технических мер, на­правленных на гарантированное исполнение директивных указаний (уточнение порядка исполнения применительно к условиям и опера­тивной обстановке данного таможенного органа, подготовка сотруд­ников, создание материально-технических и социально-психологи­ческих условий и др.).

Текущий контроль является основным видом контроля. Он осу­ществляется непрерывно и должен обеспечить своевременное вме­шательство руководителя таможенного органа и принятие мер во всех случаях, когда появляются признаки нарушения ритма, упуще­ний и других ошибок.

Заключительный контроль. В процессе контроля и после его за­вершения суммируются его результаты. При этом фиксируется дей­ствительное состояние проверяемых вопросов, когда и как они про-

верялись и дается краткое описание принятых мер по устранению

выявленных недостатков.

Все это в устной или письменной форме докладывается началь­нику таможенного органа.

Оценка результатов контроля ведется также для совершенствова­ния его методов и достижения воспитательных целей в отношении

подчиненных,

В процессе контроля выявляются подлинные деловые качества подчиненных, их достоинства и недостатки. В то же время подчи­ненные учатся критически оценивать результаты своей работы. Тем самым повышается чувство их личной ответственности за поручен­ное дело и осознание необходимости повышения уровня своих зна­ний. Поэтому значение контроля намного повышается, если его ре­зультаты вовремя и поучительно предаются гласности.

10.2. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАЧАЛЬНИКА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА,

Качество контроля во многом зависит от уровня его организации.

Организация контроля включает определение цели и задач кон­троля, разработку плана контроля, доведение содержания плана кон­троля до участвующих в его осуществлении должностных лиц, подго­товку (инструктаж) этих лиц к осуществлению контроля, определе­ние порядка и времени доклада результатов контроля.

Определяя цели и задачи контроля, руководитель таможенного органа должен определить: что контролировать, кто будет осущест­влять контроль, как часто и где должны быть проведены контроль­ные операции, каковы лучшие методы контроля.

Заместители начальника таможенного органа и начальники отде­лов должны помочь руководителю таможенного органа разработать детальный план контроля, предусматривающий систематическую проверку состояния дел на всех участках, ее очередность и сроки. Контролером выступает не только сам руководитель, но и его замес­тители, руководители структурных подразделений или специально

назначенные для этого лица.

Планирование контроля включает конкретизацию и определение

порядка выполнения задач контроля, т.е. что, где, в какой очеред­ности и когда проверить, какими методами и с привлечением каких должностных лиц осуществить контроль, когда и в какой форме до­ложить начальнику таможенного органа результаты контроля. Контроль должен быть:

- целеустремленным, т.е. проводиться по основным вопросам и

там, где это требуется по обстановке;

- своевременным, т.е. проводиться в расчете на упреждение недо­
статков в работе подчиненных;

- оперативным, позволяющим немедленно предпринять соответ­
ствующие корректирующие меры, направленные на исправление до­
пущенных недочетов;

- постоянным, не допускающим каких-либо отклонений от устано­
вленных правил;

- разумным по затрачиваемым усилиям;

- обеспечивающим сочетание проверки качества работы подчинен­
ных с оказанием им практической помощи.

План контроля должен быть увязан с планами работы тамо­женного органа, загрузки исполнителей и графиком хода выполне­ния заданий. По-настоящему действенной является только кон­трольно-плановая система работ, предусматривающая закладку эле­ментов контроля при разработке плана их выполнения.

Современная организационная и вычислительная техника позво­ляет поставить эту систему контроля на новый уровень организаци­онно-технических решений.

В принципе план контроля отличается от плана работы учрежде­ния тем, что он систематически фиксирует внимание руководства исключительно на уязвимых местах процесса работы.

Руководитель любого структурного подразделения должен знать объем тех требований, которые он может и должен предъявить к

своим подчиненным.

Руководитель таможенного органа должен иметь совершенно яс­ное представление об объеме работы во всех структурных подразде­лениях, о возможности выполнения ее с оптимальными результата­ми, и наконец, о необходимой затрате рабочего времени на ту или иную работу как отдельным сотрудником, так и всем подразделением в целом.

Средства контроля определяются конкретными обстоятельствами;

объектом контроля, его объемом, периодичностью и исполнителями. Это может быть систематически представляемая отчетность, финан­совая отчетность, изучение документов и др.

Б проведении регулярного контроля за ритмом и ходом служеб­ной деятельности начальник таможенного органа должен полагаться на руководителей структурных подразделений, осуществляя, в свою очередь, контроль за их работой, а также использовать возможности других правоохранительных органов, государственных организаций и участников внешнеэкономических связей.

Таким образом, план контроля складывается из трех разделов: самоконтроля работников, контроля непосредственными руководи­телями на местах и контроля руководителем таможенного органа.

Завершая рассмотрение содержания плана контроля, необходимо подчеркнуть, что предусмотренные в нем мероприятия должны увя­зываться с мероприятиями но контролю вышестоящего таможенного органа с тем, чтобы избежать дублирования, т.е. одновременной про­верки одних и тех же подразделений по одним и тем же вопросам.

Контроль будет эффективным только тогда, когда все сотрудники будут заинтересованы в высококачественном исполнении своих функциональных обязанностей.

Для обеспечения сотрудничества всех подчиненных в организа­ции контроля могут быть полезными следующие рекомендации;

1. Необходимо обеспечить заинтересованность коллектива в до­стижении поставленных целей. Положительный эффект от кон­трольных мероприятий практически невозможен до тех пор, пока каждый работник не знает конкретных целей подразделения и не работает сознательно для достижения этих целей. Когда все сотруд­ники знают, что от них ожидается, как были определены им задания, почему были введены те или иные нормативы и какую пользу они извлекут от их выполнения, только тогда будет обеспечена их заин­тересованность. Для реализации этого условия необходимо сочетать методы руководства и средства воздействия на мотивы трудового по­ведения исполнителей.

2. Для эффективного контроля необходимы эффективные комму­никации. Плохие результаты работы подразделения часто объясня­ются плохими коммуникациями. Работники нередко совершают ошибки потому, что не знают, что им делать и как выполнять задания.

3. Сотрудники должны постоянно информироваться об исполь­зуемых средствах и методах контроля, почему и как они используются.

Выполнение намеченных задач контроля достигается сочетанием различных методов. Они сочетаются по времени так, чтобы вопросы первостепенной важности, интересующие начальника таможенного органа, могли быть проверены различными методами одновременно или в разное время и чтобы не получилось длительного отрыва руко­водителей структурных подразделений от управления ими.

Определяя сроки и участников контроля, необходимо учитывать, что не всегда будет возможность установить особое время и выделить специальную группу только для контроля.

Правильная оценка качества работы подчиненных, выявление и устранение в ней недостатков могут быть осуществлены только под­готовленными и компетентными сотрудниками.

Как бы хорошо ни был подготовлен сотрудник по профилю своей служебной деятельности, будучи назначенным для контроля, он обя­зан тщательно готовиться к этой работе. Особенно это важно для сотрудников, ведущих контроль методом личного общения. Сотруд­ник, прибывший в подразделение для контроля, - это авторитетный представитель вышестоящего начальника. Он должен выполнять во­лю начальника таможенного органа, проявляя настойчивость и ре­шительность в требовании точного исполнения подчиненными всех намеченных мероприятий. Но авторитет сотрудника, прибывшего для контроля, всецело зависит от качества проделанной им работы и той помощи, которую он оказал проверяемым, исправляя недостатки и неточности в их работе.

Здесь широкое применение должен найти причинно-следствен­ный анализ (ПСА).

При выполнении функции контроля проверяющие контролируют ключевые характеристики системы или показатели ее функциониро­вания. При этом они часто выявляют ситуации, которые, как под­сказывает опыт, нуждаются в проверке.

Толчком к такой проверке может быть либо явное различие меж­ду фактическим и нормативным режимами функционирования, либо наличие причины, связанной обычно с нежелательным следствием.

Эта вторая ситуация и является объектом анализа. Предположим, проверяющему известно, что некая причина приводит к определен-

ному следствию. Когда эта причина наблюдается, напрашивается вывод, что ожидаемое следствие или уже имеет место, или вот-вот наступит. Например, если ревизор знает, что нарушение регулярно­сти выставления счетов (причина) неизбежно вызывает перерывы в поступлении денежных средств (следствие), то он должен проверять поступление наличных средств всякий раз, когда замечает наруше­ние при выставлении счетов.

О причине неполадок в работе проверяемого проверяющего могут также проинформировать другие работники подразделения, Во многих случаях они выдвигают причины или объяснения с целью оправдания сложившейся ситуации.

Прежде чем согласиться с предложенной причиной, проверяющий должен проверить такую причинно-следственную связь с тем, чтобы отделить оправдание недостатков от действительного объяснения. Во-первых, необходимо проверить истинность указанной причины. Поскольку проверяющий будет использовать причину в качестве основы для изучения следствия, точность и обоснованность ее опи­сания приобретают решающее значение.

Главное здесь - проверка на неизбежность следствия: "Является ли следствие неизбежным уже в силу самого факта существования данной причины?". Например, если бросить большой камень в за­стекленное окно, то неизбежным следствием будет разбитое стекло. Однако такая причина, как нехватка кадров не обязательно приведет к неисполнению служебной задачи, связанной с таможенным оформлением. Ведь в этом случае можно провести маневр личным составом и выполнить задачу.

Если по поводу неизбежности следствия возникают какие-то сомнения или неуверенность, то следует пересмотреть последова­тельность этапов анализа.

Проверяющий должен быть уверен, что причина определена од­нозначно, и только после этого приступить к поиску следствия.

Во-вторых, необходимо конкретизировать прогнозируемое след­ствие данной причины.

Здесь применяется та же методика, что и в причинно-следствен­ном анализе. Проверяющий строит прогноз ожидаемого следствия в терминах "что?", "где?", "когда?" и "насколько?".

В-третьих, проверяющий должен подтвердить наличие ожидае­мого следствия.

После того, как он конкретизировал, какое именно следствие на­до ожидать, должно быть подтверждено наличие этого следствия.

Проще говоря, необходимо проверить соответствие предположе­ния фактам. Это может оказаться сложным процессом. Ввиду того, что проверяющий подтверждает заранее заданную версию, всегда есть опасность пристрастности при сборе данных; склонность заме­чать только те факты, которые подтверждают данную причину, и иг­норировать все, ей противоречащее.

Результатом рассматриваемой работы будет один из трех выводов:

1. Это верно. Наблюдается ожидаемое следствие установленной

причины.

2.Это не верно. Вопреки наличию причины следствие не наблюдается.

3.Это верно отчасти. Следствие наблюдается, но не в той степе­
ни, как ожидалось.

Если связь между причиной и следствием доказана, вывод I, то проверяющий должен оценить серьезность ситуации и запланиро­вать корректирующие действия. В этом случае процедура та же, что и в причинно-следственном анализе.

Если проверяющий не в состоянии обнаружить ожидаемое след­ствие, вывод 2, то он может идти другим путем. Прежде всего, необ­ходимо еще раз изучить причину и убедиться, что она по-прежнему существует. Если причина не изменилась или не исчезла, то прове­ряющий должен заняться поиском компенсирующего регулятора, существование которого только и может объяснить отсутствие след­ствия. Другими словами, необходимо выяснить, что нарушило обыч­ную гфичинно-следственную связь.

Такими компенсирующими регуляторами могут быть какие-то сознательные или несознательные действия, направленные на пред­отвращение ожидаемых следствий.

Выявить указанный регулятор очень важно, т.к. проверяющий получит возможность, во-первых, убедиться, что компенсирующее регулирование работы не противоречит установленным правилами процедурам, во-вторых, распространить действие этого регулятора на сходные причинно-следственные ситуации.

Вывод 3 очень сходен с предыдущим. Различие между ними за­ключается в степени проявления наблюдаемого следствия. Прове­ряющий обнаруживает, что большинство ожидавшихся результатов действительно имеют место, однако частота или полнота их прояв-

ления ниже предсказанного уровня.

В таком случае необходимо выявление содействующие факторы. Именно они влияют на серьезность и масштаб проявления следствия и поэтому должны обязательно действовать всякий раз, когда след­ствие проявляется лишь частично.

Проще говоря, что-то должно мешать полному осуществлению ожидавшейся причинно-следственной связи. Такие обстоятельства ослабляют ее.

Зная о наличии содействующих факторов, проверяющий может обеспечить осуществление адекватных корректирующих действий. Тем самым роль содействующих факторов оказывается учтенной, и их воздействие в рамках существующей системы может быть усилено или ослаблено.

Таким образом, толчок к анализу должны давать опыт и знания проверяющего. Зная о причинах, он использует анализ для выявле­ния следствия. Центральное место в этом виде анализа занимает способность предсказывать конкретные следствия, которые неиз­бежно вытекают из наблюдаемой причины. Точное определение причины становится для проверяющего основой для сбора данных и последующего подтверждения данной версии причины. Это только один из возможных вариантов работы в подразделении при осущест­влении контроля.

Руководитель таможенного органа сам лично должен овладевать новейшими методиками контроля и постоянно обучать им своих за­местителей и других сотрудников, привлекаемых к контролю.

В заключение необходимо подчеркнуть, что в лекции изложены только основные принципы организации контроля и каждый руко­водитель путем самообразования должен повышать мастерство этого важного вида своей управленческой деятельности.

ЛИТЕРАТУРА

Иванов ДА. Основы управления войсками в бою. М.: Воениздат, 1977. Качалина Л.Н. Организация работы аппарата учреждения. М.; Экономика, 1970. С. 117-119, 137-138.

Киляен К. Вопросы управления. - М., 1981. С. 101-108.

Лоутон А., Роуа Э. Организация и управление в государственных учрежде­ниях. М., 1993. С. 45-144.

Общая теория управления. Курс лекций. - М.: РАУ, 1994. С. 6-35.

Решение коллегии ГТК России от 29.07.95. О мерах ГТК России по обес­печению Программы Правительства Российской Федерации на 1995-1997 годы, бюджетного Послания Президента Российской Федерации на 1996 год и зада­чах по улучшению деятельности таможенных органов.

Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом. - М., 1995. С. 51-70.

Поиск по сайту: