Согласование документов. Внешнее и внутреннее согласование

Составление и оформление приказов по основной деятельности и выписок из них.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Является распорядительным (Р) документом (Д).

Текст, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей - цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания.

При издании Д на основании (во исполнение) НПА РБ или распорядительного Д вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот Д с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".

Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово "ПРЕДЛАГАЮ" используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Распорядительная часть Д заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

Если РД отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: "Признать утратившим силу приказ... от... N....".

В РД не следует включать пункт: "Приказ довести до сведения...". Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с РД, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту Д, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа Д.

При необходимости ознакомления с содержанием Д всех работников организации пункт "Приказ довести до сведения всех работников" обязателен.

Проекты РД подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами (визированию). В обязательном порядке РД согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект Д представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

Датой приказа является дата подписания. Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.

Формуляр-образец приказа содержит обязательные реквизиты: наименование организации, издающей Д; код организации-автора Д; название вида Д; дату и регистрационный номер; место издания; заголовок; текст; визы; подпись.

Отметки о наличии приложений как отдельного реквизита в приказах нет. В тексте приказа при упоминании сведений, зафиксированных в приложении, в скобках указывают: "Приложение 1", если их несколько, а если одно, то "См. Приложение", а на самом документе-приложении делается отметка в правом верхнем углу.

Выписка из приказа

Выписка – копия части документа. В выписке берется только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью (если она есть).

Реквизиты выписки: наименование министерства или ведомства; название организации; название вида Д – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА; дата, номер (индекс) те же, что у приказа; место составления; заголовок; часть текста; подпись (кроме личной росписи); заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами. Слова "Верно", наименование должности, дата пишутся от левого поля, расшифровка подписи после 48 печатного знака от левого поля).

Согласование документов. Внешнее и внутреннее согласование.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

Реквизит «Гриф согласования» оформляется на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».

Поиск по сайту: