ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И ВНЕШНЕМУ ВИДУ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1 Требования к содержанию и внешнему виду печатей и штампов 7

2 Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов 13

2.1 Порядок использования печатей и штампов 15

2.2 Хранение печатей и штампов 18

3 Определение подделки, защита и идентификация печатей и штампов 22

4 Проблемные моменты использования печати 27

5 Общие рекомендации по работе с печатью и штампами 33

6 Разработка в организации Инструкций по использованию печатей и штампов 35

Заключение 36

Список использованных источников и литературы 40

Приложение А 42

Приложение Б 45

Приложение В 46

Приложение Г 46

Приложение Д 46

Приложение Е 47

Приложение Ж 48

Приложение З 49

Приложение И 50

Приложение К 51

ВВЕДЕНИЕ

В области организации работы с документами немаловажное значение имеет, как организованы учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов на предприятии, в учреждении, в организации (далее – организации).

Задачи курсовой работы «Виды и порядок применения печатей и штампов»:

- рассмотреть такие темы, как: требование к содержанию и внешнему виду, порядок изготовления, пользование, учет и хранение, определение подделки, защита и идентификация печатей и штампов;

- раскрыть вопросы о праве использования печати с воспроизведением изображения государственного герба РФ, требованиях для утверждения эскизов, о форме, размерах и реквизитах печатей и штампов;

- разработать Инструкции по использованию печатей и штампов;

- составить список используемой литературы.

При изучении учебной литературы, выяснилось, что в современной России печать является одним из средств индивидуализации организации. Однако гражданское законодательство уделяет мало внимания этому вопросу. Общей нормы (закрепленной, например, в Гражданском кодексе РФ), которая бы обязывала все юридические лица иметь печать, сегодня не существует: такое требование содержится в отдельных законах о конкретных организационно-правовых юридических лиц. Не все благополучно и с вопросами изготовления, хранения и уничтожения печатей.

После распада СССР в 1993 г. приказом МВД с органов внутренних дел снимаются функции по выдаче разрешений на изготовление печатей и штампов, открытию штемпельно-граверных предприятий России и контролю за их деятельностью и уничтожению печатей «Об исполнении постановления Cовета министров – Правительства Российской Федерации» от 22 сентября 1993 г. № 960 Лицензирование и контроль за деятельностью штемпельно-граверных предприятий возложен на Министерство печати и информации РФ. (Сейчас деятельность по изготовлению печатей не лицензируется. В Федеральном законе от 08.08.2001 №128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» в ст. 17 в перечне видов деятельности, на осуществление которых требуются лицензии, изготовление печатей и штампов не указано).

После отмены разрешительной функции МВД и с появлением недорогой в использовании фотополимерной технологии, резко увеличилось число подделок печатей.

Правительство Российской Федерации предпринимало определенные шаги для наведения порядка в этой области. В первую очередь законодателей волновала тема печатей с воспроизведением Государственного герба РФ и Положительным моментом Постановления № 1268 явилась разработка и принятие» (введен в действие Постановлением Госстандарта № 254-ст 26.06.2002 г.). Этот стандарт определил вид современной гербовой печати, требования к её защите, и заложил основы для сертификации штемпельных производств. Теперь для производства гербовых печатей изготовителю необходимо получить сертификат, удостоверяющий, что производственная база удовлетворяет всем необходимым требованиям для изготовления печатей с Государственным гербом Российской Федерации.

По просьбе Министерства РФ по налогам и сборам в текст гербовой печати включен ОГРН, т.к. согласно п.8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц, утверждённых постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 №438 основной г27 декабря 1995 г. было принято Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» государственный регистрационный номер (ОГРН) указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием и «учитывая, что документы юридического лица заверяются его печатью, то включение ОГРН в качестве обязательного элемента печати, позволит реализовать приведённую выше норму» (Письмо МНС РФ от 27.06.2002 № БГ-15-09/512 «О применении ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»).

Задачи курсовой работы «Виды и порядок применения печатей и штампов:

- выявить требования к содержанию и внешнему виду печатей и штампов;

- разобрать технологию изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов;

- выявить методы определения подделки, защиты и идентификации печатей и штампов;

- дать общие рекомендации по работе с печатью и штампами;

- разработать «Инструкцию по использованию печатей и штампов;

- составить список использованной литературы.

Предмет и объект исследования – порядок применения печатей и штампов.

Цель курсовой работы – определить положение о порядке изготовления, хранения, пользования, учета, защиты от подделок печатей и штампов.

Современный толковый словарь русского языка дает следующее определение печати и штампу.

Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп (от ит. stampa) – это 1) форма с углублением или рельефным изображением текста рисунка или украшения, служащая для тиснения на переплетной крышке (в полиграфии); 2) вид печати, обычно прямоугольной, – с выпуклым изображением названия учреждения организации, адреса и т.п. С юридической точки зрения, если печать удостоверяет или подтверждает какой-либо документ, то штамп выполняет в основном лишь информационные функции. Штампы формально заменяют рукописную или машинописную запись в повторяющихся оборотах слов в основном при бумажном документообороте, что актуально в кадровом делопроизводстве.

По «ГОСТу Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) определение печати:

«... Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ...».

По «ГОСТу Р 51511-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст):

«Гербовые печати используются для подтверждения официальных документов, содержание которых в соответствии с законодательством удостоверяется оттиском гербовой печати; на денежных и иных финансовых документах, связанных с распоряжением денежными средствами и материальными ценностями».

Документы: «Постановление Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП «О Регламенте Правительства Москвы», «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) дают определение штампу:

«...Штамп – разновидность печатной формы, содержащая информацию служебного характера: о наименовании организационной структуры, ее адресе, дате и номере регистрации документа, выполнении функции и т.п...».

Актуальность темы курсовой работы – выявить значение применения печатей и штампов.

ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И ВНЕШНЕМУ ВИДУ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Печати и штампы – изготавливаются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Российской Федерации [1], факсимиле в соответствии с образцом оригинала подписи соответствующего должностного лица.

Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности. В ст. 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба РФ на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Печать имеют, как правило, круглую форму. По окружности указывается полное или сокращенное наименование организации или подразделения, а в середине – номер печати или ее предназначение (например: «№ 2» или «Для пакетов»).

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации может изготавливаться в одном или нескольких экземплярах. При этом на клише экземпляра № 1 печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации номер экземпляра не проставляется, на других экземплярах печати последующий номер обозначается арабскими цифрами.

Допускается на клише экземпляров печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, за исключением экземпляра № 1, изображать дополнительный текст (например: «Для хозяйственных и денежных документов»).

При необходимости могут изготавливаться дубликаты экземпляров печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В этом случае на клише дубликата печати кроме номера экземпляра дополнительно воспроизводится буква «Д» и через дефис – порядковый номер дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати (например: второй дубликат экземпляра № 2 печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации имеет номер «2Д-II») [2].

Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати, они воспроизводят наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись, как то: секретариат, для счетов, для справок и т.д.

Дополнительная печать, содержащая надпись «Для счет-фактур», должна содержать идентификационный номер налогоплатильщика (основание: письмо МНС от 21.05.2001 №ВГ-6-03/404 2О применении счет-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.

Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» разработанном в соответствии Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно.

Угловой штамп является основным штампом, содержит основные реквизиты организации. Все остальные штампы называются вспомогательными (штамп для регистрации входящих документов, для внутренней переписи, для денежно-расчетных документов).

Размеры и формы простых штампов, используемых для внутренних документов организации, могут быть самыми разными с учетом потребностей и специфики ее деятельности. В основном используются штампы прямоугольной и квадратной формы, где обычно указываются справочная информация или реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, ИНН и т.п.), а также треугольные - как правило, используемые для внутренних документов и справок.

Информация для штампа может размещаться как в одной, так и в нескольких строках, причем отдельные строки могут выделяться шрифтом другой формы или размера. Вообще размеры штампа зависят от объема и содержания информации, которую нужно указать, а также от наличия имеющейся или приобретаемой оснастки. В роли оснастки может быть как прикладная или ручная оснастка, изготавливаемая из различных материалов (камень, дерево, стекло, керамика, металл, пластмасса), так и сложный дорогостоящий механизм.

Временные правила предписывали выполнять штамп в форме прямоугольника со сторонами до 70x100 мм. Они предусматривали, что штамп может иметь как стандартные размеры (27x10 мм, 38x14 мм, 47x18 мм, 59x23 мм, 69x30 мм, 76x37 мм), так и нестандартные размеры, превышающие по ширине 76 мм, а по высоте 36 мм.

Работники кадровой службы часто используют штампы для проставления служебных отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении соответствующих документов. К таким документам относятся различные справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Причем количество штампов законодательством не ограничивается. Так, отдел кадров может иметь ряд дополнительных и вспомогательных штампов в соответствии с артикулами:

1) «Копия верна» (размер 14x38 мм) – применяется для заверений копий документов;

2) «Выдан вкладыш серия _____ № _____ (размер 60 x 33 мм) – применяется для проставления отметки о выдаче нового вкладыша в трудовую книжку (руководствуясь ст. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»: «При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша»);

3) «С записями ознакомлен(а)» (размер 18x47 мм) – применяется при внесении записи об увольнении в трудовой книжке или вкладыше к трудовой книжке;

4) «Экземпляр организации» (размер 10x27 мм) – применяется для маркировки кадровых документов и хранится в организации;

5) «Экземпляр сотрудника» (размер 10x27 мм) – применяется для маркировки экземпляра для сотрудника;

6) «Всего скреплено и пронумеровано _____ лист(ов)» (размер 33x60 мм) – применяется при изготовлении и заверении листов на документе (количество листов указывается цифрами);

7) «Второй экземпляр документа на руки получен ________________________ Ф.И.О. ___________ подпись «__» _________ 201_ г. (размер 23x59 мм) – применяется при составлении документов в двух экземплярах, а также при передаче второго экземпляра на руки сотруднику. Например, трудового договора в письменной форме в соответствии с ч. 1 ст. 67 ТК, которая предусматривает, что один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При этом получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя;

8) «Фамилия... изменена на фамилию... на основании...» (размер 33x60 мм) – применяется при внесении записи об изменении фамилии в трудовой книжке. Согласно п. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы);

9) «Сведения об образовании и специальности дополнены на основании диплома о высшем образовании серия ____ № ___ выдан «__» _________ 201_ г.» (размер 37x76 мм) – применяется при внесении записи об изменении сведений об образовании в трудовой книжке. В соответствии с п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей;

10) «Дубликат» (размер 10x14 мм) – применяется при выдаче дубликата трудовой книжки на основании п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера;

11) «Инспектор отдела кадров» (размер 10x27 мм) – применяется для указания должности на документах;

12) «Начальник отдела кадров» (размер 10x27 мм) – применяется для указания должности на документах;

13) «Директор по персоналу» (размер 10x27 мм) – применяется для указания должности на документах.

Многие штампы для внутренних документов можно приобрести готовыми, а изготовление некоторых штампов, необходимых для обеспечения деятельности, надо заказывать у сторонних организаций, выполняющих полиграфические или штемпельно-граверные работы. Для начала процедуры изготовления штампа руководителю структурного подразделения необходимо составить письменную заявку, содержащую эскиз штампа, и согласовать ее с руководителем организации. К письму следует приложить эскиз штампа, выполненный методом компьютерной или чертежной графики, с указанием его размеров и требуемой оснастки. Письмо необходимо составить на фирменном бланке организации по форме, приведенной в приложении № 8.

Печати, штампы, факсимиле должны быть изготовлены таким образом, чтобы оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание штемпельной краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения элементов изображения на оттиске, а также смазывание и стирание [9].

Размеры шрифтов, используемых при изготовлении печатей, штампов, не должны значительно отличаться друг от друга. Допускается выделение более крупным шрифтом в штампах наименования подразделения.

В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты.

Поиск по сайту: