Хранение печатей и штампов

Запрещается хранить печати, штампы, факсимиле в других местах, передавать их на хранение другим сотрудникам, минуя подразделение делопроизводства и режима, а также носить в карманах одежды (кроме металлических печатей индивидуального пользования) [12].

Печати, штампы, факсимиле хранятся в металлических хранилищах, опечатываемых металлической печатью индивидуального пользования ответственного за их хранение и использование.

Место, где хранится основная печать компании, должно быть недоступно для посетителей. Наиболее подходящим является кабинет директора или бухгалтера. Эти кабинеты чаще всего оборудованы сейфами, в которых можно оставить печати предприятия и они будут находиться под надежной защитой. Если сейфа нет в наличии, то можно оставить в запертом ящике стола или в охраняемом помещении. Не рекомендуется оставлять штемпельные изделия на столе или на окне, так как они будут находиться на виду и будут доступны для хищения. Нелишне подумать и о сигнализации, что увеличивает защищенность помещения при хранении в нем штемпельной продукции.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность. Простые штампы хранятся в закрытых столах.

Испорченные и устаревшие печати и штампы сдаются в отдел делопроизводства, где хранятся до конца текущего года, после чего уничтожаются (дроблением на фракции 1 – 2 мм с последующей утилизацией) руководителем отдела делопроизводства в присутствии заместителя директора по управлению и помощника директора. Об уничтожении печатей (штампов) составляется акт.

Наличие печатей, штампов и факсимиле, правильность их хранения и пользования проверяются не реже одного раза в год специальной комиссией, назначаемой руководителем организации, в составе не менее 3 человек из числа сотрудников организации, о чем составляется акт.

В акте проверки перечисляются все печати, штампы, факсимиле с указанием их количества согласно журналу учета печатей, штампов, факсимиле, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, нарушения порядка их хранения и использования. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации.

При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, а также их незаконного использования руководителем организации в установленном порядке проводится служебная проверка.

При смене вышестоящих руководителей, руководителя подразделения делопроизводства и режима в актах приема-сдачи дел указываются сведения о наличии и передаче печатей, штампов и факсимиле.

В случае утраты нелишним будет подать объявление в СМИ. Эти официальные заявления помогут не допустить противозаконное использование новыми хозяевами утерянных оттисков. В случае утери или замены печати обязательным является уведомление об этом банка, где открыт расчетный счет предприятия. Изготовление печатей и штампов взамен утерянных, производится по истечении 10 дней с момента подачи объявления. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных должны иметь в тексте букву «Д» (дубликат).

Факт возврата печатей (штампов) в отдел делопроизводства фиксируется в журнале.

Замена и приобретение печатей (штампов) производится на основании приказа (распоряжения) начальника по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в штемпельную мастерскую. Печати штампы числятся за получивших их лицом до их передачи (сдачи), либо замены (уничтожения).

Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати, штампы и факсимиле, а также печати и штампы, содержащие устаревшие наименования структурного подразделения (территориального органа), факсимиле бывших руководителей подразделения в обязательном порядке сдаются в подразделение службы ДОУ для последующего уничтожения [12].

Уничтожение металлических печатей производится путем полного спиливания текста или расплавления клише печатей, а мастичных печатей, штампов, факсимиле путем сожжения или измельчения клише печатей, штампов, факсимиле с последующим сожжением.

На отобранные для уничтожения печати, штампы и факсимиле специальной комиссией в составе не менее 3 человек составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации.

В акте на уничтожение печатей, штампов, факсимиле в обязательном порядке указываются наименования печатей, штампов, факсимиле, их количество и номера экземпляров, регистрационные номера по журналу учета печатей, штампов, факсимиле, способ уничтожения печатей, штампов, факсимиле, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей, штампов, факсимиле с использованием штемпельной краски.

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнале учета.

При реорганизации или ликвидации территориальной организации, находящиеся у него в пользовании печати, штампы, факсимиле уничтожаются в суточный срок с момента прекращения работы ликвидационной комиссии.

В случае служебной необходимости по решению руководителя федерального органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом вышестоящего руководства или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая начальнику для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, начальник назначает комиссию для проверки соответствия фактического наличия и состояния печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственному за их учет, с приложением оттисков, передаваемых печатей и штампов.

Поиск по сайту: