Порядок использования печатей и штампов

Основная круглая печать организации находится у начальника организационного отдела, используется в работе и хранится у него в сейфе и может выдаваться под расписку другим сотрудникам в особых случаях (длительное отсутствие начальника организационного отдела, необходимость использования печати в выходные и праздничные дни, необходимость использования ее за пределами организации).

Гербовые печати используются для подтверждения официальных документов, содержание которых в соответствии с законодательством удостоверяется оттиском гербовой печати; на денежных и иных финансовых документах, связанных с распоряжением денежными средствами и материальными ценностями.

Организации могут иметь в пользовании по одному экземпляру соответствующей гербовой печати:

- каучуковой (мастичной) большой печати со своим наименованием;

- каучуковой (мастичной) большой печати с тем же наименованием и дополнительным текстом «Для хозяйственных и денежных документов», «Для утверждения проектов и смет»;

- каучуковой (мастичной) или металлической малой печати для подтверждения удостоверений личности, служебных удостоверений и пропусков.

Структурное подразделение организации может иметь в пользовании гербовые печати, если это предусмотрено Положением о данном структурном подразделении или приказом о его образовании. В этом случае в текст печати дополнительно вписывается название структурного подразделения («Филиал», «Управление» и т.д.).

Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать

- Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; описания; экспертизы и другие).

- Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и другие).

- Договоры, контракты (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и другие).

- Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и другие).

- Заявки (на оборудование, изобретения и другие).

- Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.

- Исполнительные листы.

- Командировочные удостоверения.

- Нормы расхода на драгоценные металлы.

- Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

- Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и другие).

- Положения о структурных предприятиях.

- Протоколы (согласования планов поставок и другие).

- Финансово-распорядительные и бухгалтерские документы.

В случае отсутствия изготовленных типографским способом гербовых бланков, организационно-распорядительных документов, содержащих реквизиты штампа организации или структурного подразделения, организация при переписке может использовать мастичный бланковый штамп.

Переписка, как правило, внутри аппарата организации осуществляется без использования бланкового штампа или бланков.

Организации независимо от наличия у них гербовых печатей могут иметь необходимое количество негербовых (простых) печатей со своим наименованием для использования в своей деятельности

Структурные подразделения организаций, имеющие право самостоятельно вести переписку, пользуются, как правило, штампами с указанием собственных реквизитов без изображения Государственного герба.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации ответственных за их использование и сохранность.

Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы бывают нескольких видов:

- угловой (адресный);

- регистрационный;

- ограничения права доступа;

- с реквизитами организации;

- маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Поиск по сайту: