ПРОБЛЕМНЫЕ МОМЕНТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕЧАТИ

Целым рядом законодательных актов предусмотрено, что юридические лица должны иметь печать [6]. Но это совсем не означает, что ее нужно ставить на всех документах. Как гласит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией», целью проставления оттиска печати является заверение подлинности подписи должностного лица на документах [6]. В то же время какого-либо общего порядка, обязывающего ставить печать на всех документах, где есть подпись должностного лица, нет [1]. Однако в отдельных случаях законодательство все же предусматривает необходимость проставления печати на отдельных документах.

Но в то же время повсеместно можно видеть оттиск печати на тех документах, где законодательством их появление не предусмотрено. Например, Гражданский кодекс РФ не требует обязательного наличия печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, стороны очень часто включают в текст самого договора (как правило, такая оговорка содержится в разделе «Иные (или прочие) условия»).

Трудовой кодекс РФ тоже не требует ставить печать на трудовых договорах. Так, в перечне обязательных реквизитов (ч. 1 ст. 57 ТК РФ) нет никакого упоминания о печати. Значит, отсутствие печати не делает трудовой договор недействительным. Но на практике не каждый работник готов мириться с тем, что действительность его трудового договора подтверждается только подписью. Думается, что в таких случаях можно в тексте трудового договора создать следующую оговорку: «Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон».

А вот если трудовой договор подписывает не первое лицо предприятия, а его уполномоченный представитель по доверенности, то на самой доверенности в обязательном порядке должна содержаться печать. Этого требует п. 5 ст. 185 ГК РФ. Ведь доверенности на право совершения юридически значимых действий создаются по правилам не трудового права, а гражданского законодательства. Без печати доверенность является недействительной. А вот подписанный таким лицом трудовой договор будет иметь юридическую силу при условии правильного оформления самой доверенности на передачу полномочий.

Унифицированные формы по учету кадров и рабочего времени, утвержденные Госкомстатом и Росстатом, не содержат среди реквизитов печать работодателя. И это оправданно. Среди унифицированных форм подавляющее большинство составляют приказы по той или иной кадровой операции. С точки зрения делопроизводства приказ относится к категории внутренних документов, и потому нет необходимости проставлять на нем оттиск печати.

Однако постановка печати предусмотрена для следующих унифицированных форм:

- командировочное удостоверение (форма № Т-10). Печатями в нем заверяются отметки о прибытии командированного работника в место командировки и выбытии из него. Командировочные удостоверения, в которых не проставлена печать организации, в которую работники отправлены в командировку, однажды были признаны судом оформленными ненадлежащим образом и вследствие этого не подтверждающими командировочные расходы;

- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73). Печатью заверяется подпись руководителя организации, утвердившего акт, или уполномоченного им на это лица.

Как видно, не все унифицированные формы «не признают» печатей. Если, к примеру, был сделан заказ на канцелярские товары, то на вручаемой покупателю товарной накладной (унифицированная форма № ТОРГ-12) печать должна проставляться в обязательном порядке, иначе организации грозят самые неблагоприятные налоговые последствия. К товарной накладной следует приложить доверенность лица, которое получило канцтовары.

Если организация для каких-либо кадровых операций не применяет унифицированные формы, то и не должна включать в состав реквизитов «Место печати». Ведь включение такого реквизита будет обязывать ставить оттиск печати на таких документах постоянно.

Если возникла необходимость передать документы для проверяющих органов, то придется ставить оттиск печати на всех передаваемых заверенных копиях.

Особо следует сказать про использование печати в трудовых книжках. Обязательность постановки печати указана в целом ряде нормативных документов (п. п. 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Проставлять оттиск печати в трудовой книжке необходимо:

- при оформлении трудовой книжки – на первой странице (титульном листе), содержащей сведения о работнике;

- при изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника – на внутренней стороне обложки, где указываются документы, на основании которых вносятся такие изменения;

- при внесении записи об увольнении работника.

Говоря о трудовых книжках, надо отметить важную деталь: в отличие от организаций, индивидуальные предприниматели иметь собственную печать не обязаны. В то же время им и не запрещается использовать собственную печать. Непривычно смотрится трудовая книжка без печатей, оформленная предпринимателем, нанимающим на работу персонал. Неизменно возникает вопрос о ее подлинности.

Рассматривая вопрос «использовать печать или нет?», можно дать неоднозначный ответ. Если нет желания сталкиваться с дополнительными проблемами в работе в виде частых конфликтов со специалистами банков и самых разных государственных органов, а также со всеми теми, кто об отмене печати еще не слышал, то надо жить по старинке – с печатью.

Если же представляется, что печать излишня в работе, то надо быть готовым следующие год-полтора (пока все не привыкнут) носить с собой:

- распечатку Закона, сделавшего печати правом, а не обязанностью для хозяйственных обществ;

- устав организации;

- выписку из Единого государственного реестра юридических лиц;

- кипу информационных писем за подписью генерального директора о том, что в соответствии с действующим законодательством общество печатью не пользуется.

Причем отдельные особо дотошные сотрудники контрагентов могут попросить представить, например, еще и нотариально заверенный документ, содержащий подпись генерального директора.

В современном обществе некоторые фирмы начинают отказываться от печати, но для этого необходимо:

1. Особо оговорить это в уставе. Во-первых, этого теперь прямо требуют Законы об ООО и АО. А во-вторых, любой юрист, по долгу службы сталкивающийся с необходимость анализировать уставы организаций, работает по принципу: «Чем конкретнее и проще его положения, тем легче работать». Например, можно дать такую редакцию формулировки об отсутствии печати в уставе организации:

«Общество не имеет круглой печати, служащей для его идентификации путем указания на ней полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения Общества.

Общество может иметь и использовать в своей работе штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также может иметь зарегистрированные в установленном порядке товарные знаки и другие средства индивидуализации. Порядок использования средств идентификации общества определяется настоящим уставом и локальными нормативными актами Общества».

2. Как правило, организация обладает не одной печатью (основной, гербовой), а еще и дополнительными, в наименовании которых добавлено «Для документов», либо «Отдел кадров» и т.п. Отказ от основной печати с сохранением дополнительных нелогичен.

Если регламентация работы с печатями в организации была налажена, то придется откорректировать эти документы (например, положение об использовании печатей и штампов, соответствующие приказы, закрепляющие ответственных за сохранность и использование печатей лиц).

3. При утверждении шаблонов первичной бухгалтерской документации и других документов требуется проконтролировать отсутствие на бланках пометок «М.П.».

4. Для определения полномочий обратившегося в организацию лица, действующего от имени организации, не имеющей печати, можно рекомендовать запрашивать кроме обычного в таких случаях перечня документов еще и:

- копию устава организации;

- письмо, содержащее указание на отсутствие в организации печати.

Только при их наличии можно принимать первичные документы без оттиска печати контрагента (если печать на них прежде была обязательна). Если их не будет, то принимающая организация может в глазах налоговых органов оказаться «не проявившей должной осмотрительности при выборе контрагента». Как правило, из этого вытекают серьезные последствия в виде взыскания пени, штрафов и недоимок в бюджет.

Отказ от печати с одной стороны, шаг достаточно прогрессивный. Результатом реализации отказа станет упрощение порядка оформления документов в сфере деятельности хозяйственных обществ с учетом повсеместного увеличения использования электронной подписи в документообороте. Кроме того, это может сподвигнуть использовать иные более совершенные методы идентификации, что благотворно скажется на деловом обороте.

С другой стороны, все эти новшества очень узко «заточены» под конкретные организационно-правовые формы юридических лиц, а значит и на общем деловом обороте скажутся не так глобально, как могли бы.

При этом необходимо согласиться с мнением специалистов правового управления аппарата Совета Федерации ФС РФ, высказанным в пояснительной записке к проекту федерального закона № 636191-6 о том, что «отмена обязательного наличия печати может потребовать решения вопроса об уточнении средств индивидуализации хозяйственных обществ, у которых печать отсутствует и, соответственно, надлежащее подтверждение полномочий их должностных лиц может вызвать затруднения в правоприменительной практике».

Поиск по сайту: