Порядок проведения пресс-конференции и брифинга

Пресс-конференции - прекрасный способ добиться осве­щения в средствах массовой информации парламентского мероприятия или события. Они необходимы для переда­чи важной информации в средства массовой информации. Пресс-конференция - это возможность продемонстрировать имидж первых лиц законодательного органа власти публично, наладить или укрепить необходимые контакты с журналис­тами. Пресс-конференции созываются, если у журналистов возникло к пресс-службе много вопросов, в преддверии (что­бы объявить о начале) или окончании (чтобы подвести ито­ги) какого-либо мероприятия (события). Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия орга­низации с журналистами, так как они получают информацию из первых рук. Как правило, на пресс-конференции участ­вуют руководство или люди максимально компетентные в вопросе, освещаемом на пресс-конференции. Тем не менее, устраивая пресс-конференцию, есть риск показать себя не с лучшей стороны. Поэтому важна тщательная подготовка.

Для того, что пресс-конференция прошла успешно, нужно:

1. Четко обозначить тему.

2. Тщательно подготовить спикера, других участников пресс-конференции. Они должны иметь все материалы, кото­рые будут вручены журналистам как минимум за 48 часов до начала мероприятия.

3. Определить, кто будет ведущим пресс-конференции, чтобы представлять выступающих, предоставлять слово жур­налистам, адресовать вопросы ньюсмейкерам.

4. Разработать сценарий пресс-конференции: кто за кем выступает, что говорит. Как правило, не должно быть больше 2-3 ньюсмейкеров.

5. Не стоит планировать продолжительность пресс-конфе­ренции более получаса, включая 20 минут, отведенных на вопросы и ответы.

6. Предусмотреть время для интервью один на один после окончания пресс-конференции.

7. Подготовить в достаточном количестве пресс-пакеты для раздачи на пресс-конференции.

8. Подобрать подходящее помещение.

9. Проверить - есть ли необходимые электроразъемы, удлинители (для ТВ); каково освещение.

10. Определить дату и время проведения пресс-конференции.

11. Не забыть о сроках сдачи материалов в различных средствах массовой информации. Так, если новость достаточ­но срочная, следует проводить пресс-конференцию утром (но не раньше 10-11 часов). Если сообщение не очень срочное, то предпочтительнее вечернее время для пресс-конференции (16-17 часов). Для еженедельников наилучшее время пресс-конференции – середина недели. Ежемесячным изданиям ин­формация требуется, как правило, не позже, чем за 2 недели до выхода. В любом случае, не следует проводить пресс-кон­ференции в праздничные, выходные дни, в понедельник и во второй половине дня в пятницу. Также надо учитывать другие важные мероприятия, проводимые равноценными организаци­ями, чтобы эти события не накладывались друг на друга.

12. Определить состав приглашенных журналистов.

13. Оповестить журналистов – разослать анонс не поз­днее, чем за 48 часов, а лучше за неделю до мероприя­тия. Указать тему, программу, состав участников. Сделать упор на ценности новостей, которые пресса получит на пресс-конференции.

14. Выделить человека, который будет отвечать за все организационные моменты и будет в курсе всех технических подробностей.

Проведение пресс-конференции:

1. Зарегистрируйте всех, кто пришел на пресс-конференцию.

2. Распространите пресс-релизы и/или пакеты для прессы на пресс-конференции и обеспечьте наличие этих материа­лов в доступном для всех желающих месте.

3. Начните вовремя. Объявите тему, представьте участ­ников. Обязательно нужно изготовить таблички с указанием должности и имени участников.

4. Основное выступление участников по необходимос­ти можно обеспечить визуальными материалами или ожи­вить иным образом (слайды, рисование графиков, схем и т.д.).

5. Четко предоставляйте слово участникам и следите за регламентом. Не упускайте инициативу из своих рук. Кон­центрируйтесь на обсуждаемой проблеме.

6. Закончите пресс-конференцию до того, как интерес начнет спадать, иначе какой-нибудь репортер использует это для провокационного вопроса.

7. Будьте гостеприимны по отношению к журналистам. Подумайте об удобстве и кофе-брейке. Последнее - возмож­ность для неформального общения.

8. Обеспечьте возможность доступа журналистов к телефонам.

9. Запишите пресс-конференцию на диктофон: останется ее документальная запись и, если потребуется, сможете ис­пользовать эту запись при подготовке радиопередачи.

После пресс-конференции:

1. Запишите, кто из приглашенных журналистов не пришел и доставьте им все материалы в самое ближайшее время после пресс-конференции.

2. Следите за публикациями, чтобы быть в курсе, как пресса обыгрывает полученную информацию.

На пресс-конференции должно выступать не более трех человек. Каждый из них должен освещать только свой, за­ранее определенный круг вопросов, чтобы не допустить пов­торов. Желательно прописать в тезисной форме кто и что будет говорить и в каком порядке, чтобы выстроилась логи­ческая цепочка. Оптимальная продолжительность пресс-кон­ференции 30-40 минут.

Пресс-секретарь должен вначале представить ньюсмейке­ров, и когда все они выскажутся, предложить журналистам задавать вопросы. Пресс-секретарь должен следить за тем, чтобы не было “гнетущей” тишины, если возникнет заминка в разговоре, заполнить паузу.

По окончании пресс-конференции можно еще раз напом­нить свои контактные телефоны, так как у СМИ могут воз­никнуть вопросы.

Но не злоупотребляйте пресс-конференциями. Серия ин­тервью один на один с репортерами, лично или по телефону, может выполнить те же задачи, что и пресс-конференция. Тем более, что журналисты специализированных изданий часто не могут собрать необходимую информацию во время пресс-конференции. Для таких изданий предпочтительнее да­вать эксклюзивные интервью. Кроме того, журналисты ста­раются не задавать во время пресс-конференции самые ин­тересные вопросы, так как они не хотят делиться с другими информацией, которая последует из ответов. Они приберегут подобные вопросы для беседы с глазу на глаз.

Брифинг – это короткое оперативное выступление пе­ред прессой по свежим следам важных событий.

Вся разница между пресс-конференцией и брифингом во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг не может быть более 20-30 минут. Такой короткий вре­менной отрезок предполагает, что ведущий брифинга может держать ситуацию в руках. 10 минут, как правило, отводит­ся выступающему, 10-20 минут - блиц-ответы на вопросы журналистов.

Разумеется, во время брифинга не подается минералка, бутерброды и т.п. Более того, брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы.

Пакет для журналистов. Это обязательный для грамотного обеспечения работы момент. Так называемый раздаточный материал ценен как дополнение к содержанию пресс-конференции: ведь не все прозвучавшие цифры будут восприняты на слух, не все факты будут понятны в устном изложении. К тому же есть возможность предложить журналистам фотоматериалы или ксерокопии публикаций, итоги исследований и т.д. Но этот материал не должен быть излишне перегружен информацией. Важна золотая середина: пакет для журналистов – это выразительно и со вкусом дополняющий пресс-конференцию материал.

Роли и их "исполнители". Строгость жанра предполагает четкое распределение ролей на пресс-конференции. Почему-то сегодня редко встречается в прессе выражение «Господин Иванов дал пресс-конференцию». Чаще употребляется «провел пресс-конференцию». Последнее чаще всего не соответствует действительности. Потому что ведут пресс-конференцию, как правило, пресс- секретари или советники руководителя.

Функции ведущего: он открывает пресс-конференцию, объявляет тему, представляет дающих пресс-конференцию, то есть спикеров, объявляет регламент, порядок ведения, далее – руководит общением присутствующих в соответствии с принятым регламентом.

Центральные фигуры пресс-конференции – это лидеры, ради диалога с которыми собрались журналисты. Они дают пресс-конференцию. Сколько их может быть? Известные личности чаще всего дают персональные пресс- конференции. Но иногда в интересах организации, с учетом объявленной темы, необходимо представить в роли дающих пресс-конференцию несколько руководителей, специалистов. Рекомендуемое количество спикеров, дающих пресс-конференцию – не более трех человек.

После вступительных слов ведущего руководитель делает сообщение по теме пресс-конференции (желательно не более 10-15 минут), затем отвечает на вопросы журналистов.

Почему не рекомендуется лидерам самим вести пресс-конференцию? В самом начале следует ярко, значительно представить центральные фигуры, сделав нужные акценты на их заслугах и т.д. Поэтому руководители, берущие на себя ведение пресс-конференции, теряют возможность быть хорошо

представленными. Кроме того, сам процесс ведения предполагает объявление регламента, контроль за его соблюдением, учет нюансов поведения журналистов. Это определенная нагрузка, она отвлекает от главного –дать нужные ответы на порой трудные и непредвиденные вопросы.

Поиск по сайту: