Лабораторная работа № 1. Тема: Организация работы с документами Microsoft Word

Тема: Организация работы с документами Microsoft Word

Время на выполнение – 2 часа

Цель работы: изучить основные принципы создания документов в текстовом процессоре Microsoft Word.

Основные сведения по теме

Для любого предприятия, ведущего активный документооборот, актуальной является проблема наведения порядка, контроля за прохождением информации. Особую важность имеет возможность быстрого поиска необходимых данных. Системы организации делопроизводства и электронного документооборота начали активно использоваться, когда время, затрачиваемое на поиск необходимых бумажных документов, стало превышать время работы с ними.

Работая в офисе, как правило, сталкиваются с проблемой оптимальной организации потока документов и системы их хранения. Если объем документов относительно мал, то можно обойтись стандартными средствами и знанием определенных начальных правил:

Создавайте отдельную папку для каждого глобального раздела документов и вложенную папку для более мелких структурных частей, входящих в раздел. Созданные (полученные) документы (файлы) всегда записывайте в определенный раздел (папку) по их предназначению. Это приведет к созданию системы хранения данных, в которой вы сами будете легко ориентироваться.

Старайтесь структурировать данные в соответствии с конкретными проектами и разделами проектов. Не допускайте хаотичного размещения документов, так как в дальнейшем будет сложно в них ориентироваться.

При работе над документами одного проекта, раздела (или назначения) называйте их однотипно. Называйте файлы документов наиболее понятными вам именами, которые вы не забудете. Используйте для этого понятные вам логические ассоциации. Например, при отправлении писем можно в названии указывать фамилию адресата (письмо_ИвановуА.А.doc, письмо_ПетровуВ.В.doc и т. д.). Если речь идет, например, об отчетах по результатам сессий, файлы можно назвать: отчет_1_квартал_2006.doc, отчет_2_квартал_2006.doc,

отчет_3_квартал_2006.doc и т. д.

Придумайте для себя систему именования документов и затем строго придерживайтесь ее.

Периодически проводите ревизию (обновление) папок документов. Сортируйте документы, изменившие свое состояние, и уничтожайте те, которые стали не нужны. Документы, в хранении которых есть необходимость, но не нужные для работы в течение длительного времени, сбрасывайте в архив. Архив можно разместить как в определенных папках жесткого (сетевого) диска, так и на других носителях информации, например, дискетах, лазерных дисках и т. д.

Документ характеризуется содержанием и типом. С точки зрения содержания документы, естественно, безграничны. По типам документы могут быть систематизированы следующим образом:

1. По виду носителя различают: обычные бумажные документы и документы, созданные на компьютере – электронные документы.

2. По содержанию различают: первичные документы – документы, в которые вводятся исходные данные, сводные документы – документы, в которые вводятся данные из первичных документов.

3. В зависимости от разработчика различают: внутренние – документы, которые создаются внутри организации, внешние – документы, поступающие из других организаций.

Все документы, в которые непосредственно вносятся данные, согласно выше приведенной классификации, называются первичными. Первичные документы в свою очередь могут быть систематизированы по содержанию – оригинальные и типовые документы.

Как показывает опыт, доля оригинальных документов, применяемых при управлении, не превышает 10–15 %. Поэтому для экономии времени, затрачиваемого на их создание, целесообразно провести анализ содержания документов и разработать их типовые формы. Типовые формы принято называть шаблонами. Работа с шаблонами будет рассмотрена в следующих лабораторных работах. Сначала рассмотрим алгоритм создания оригинальных документов.

Рис. 1. Пример создания текста документа

Последовательность выполнения

1. Запустите программу Microsoft Word.

2. Введите необходимый текст.

3. Выполните команду Файл > Сохранить как ….

4. В поле Папка введите имя папки, в которой должен быть сохранен документ.

5. В поле Имя файла введите имя, присваиваемое данному файлу (файлу дать имя, отражающее его содержание). В примере – Пример текста (рис. 1).

6. Нажмите кнопку Сохранить.

7. На экране – сохраненный документ «Пример текста».

Содержание отчета

1. Выполнение всех пунктов задания.
2. Выполнение задания для самостоятельной работы.
3. Ответы на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы

1. Чем характеризуется каждый документ?

2. По виду носителя документы различают на …

3. По содержанию документы делятся на …

4. В зависимости от разработчика документы бывают …

5. По содержанию первичные документы систематизируются на …

Задание для самостоятельной работы

Создайте и сохраните документ в текстовом процессоре Word, содержащий краткие сведения о ваших увлечениях и хобби.

Поиск по сайту: