Подготовка структуры презентации

На следующем этапе формируется структура презентации. Документ, подготовленный средствами PowerPoint, должен быть в центре доклада. Для этого включите в него важнейшие моменты, опирающиеся на факты.

Подготовьте эффектное начало презентации, сразу привлекающее внимание. Можно удивить аудиторию курьезным или необыкновенным случаем, добиться внимания бесспорными фактами, цитированием высказываний по данной теме выдающихся людей. При расчете времени на вводную часть отводится не более 10% от общей продолжительности презентации.

Далее формируются главные идеи доклада, с обоснованием их статистикой, документами аналогиями или наглядными примерами. Основная часть доклада должна занимать 80-85% отводимого времени.

Правильное завершение презентации, соответствующее цели доклада и создающее надолго запоминающееся впечатление, является важной частью успеха. Это может быть подведение итогов, другая формулировка темы или внесение сомнений в ряды слушателей. Завершение презентации должно занимать не более 10% времени.

Работа с мастером автосодержания

При запуске PowerPoint (если не изменены установки, принятые по умолчанию) автоматически появляется диалоговое окно PowerPoint с переключателями: Мастер автосодержания, Шаблон оформления, Пустая презентация, Открыть презентацию. Перейти к работе с мастером можно, открыв диалоговое окно Создать презентацию (Файл/ Создать) и выбрав в появившемся справа на экране окне «Создание презентации» пункт «Из мастера автосодержания» (на самом деле создается, конечно же, не содержание, а шаблон презентации, который следует наполнить самостоятельно). В диалоговом окне Мастер автосодержания переход к следующему этапу осуществляется щелчком на кнопке Далее.

Работа с текстовым содержанием

В нижнем колонтитуле на каждом слайде следует указать заголовок презентации. Он должен совпадать с темой презентации. На левой панели структуры презентации показаны значки всех слайдов и весь текст, размещенный на них. Если использованы шаблоны, предлагаемые PowerPoint, то их текст следует заменить собственным содержанием.

Ниже заголовка обычно размещен текстовый блок, в который автоматически заносятся сведения об авторе, взятые программой из данных операционной системы. При необходимости надо подставить данные о реальном авторе презентации.

На следующем этапе полезно выровнять положение текстовых блоков на слайде, для чего их можно выделить (при этом границы блока должны обозначаться серым цветом) и с помощью клавиш управления курсором разместить в нужном месте.

Любая часть текста на слайдах может быть отформатирована согласно предпочтениям автора. Для этого служат кнопки управления параметрами форматирования на панели инструментов и средства, предоставляемые диалоговыми окнами Шрифт и Список. Важным инструментом PowerPoint при работе с текстом являются средства проверки орфографии.

Работа с таблицами

Таблицы, размещаемые на слайдах презентации, должны быть простыми и понятными. Для привлечения внимания к таблице используются следующие элементы оформления: разделительные линии разной толщины и цвета; фоновый цвет для отдельных ячеек, столбцов, строк или таблицы в целом; эффекты анимации. Таблица в PowerPoint может быть создана несколькими способами:

1. Рисованием непосредственно в поле слайда с помощью инструмента Таблицы и Границы панели инструментов.

2. Интерактивным указанием числа строк и столбцов (протягиванием мыши в рабочем поле) инструмента Добавить таблицу на панели инструментов.

3. Копированием и вставкой через буфер обмена таблиц из внешних приложений (например Microsoft Word, Microsoft Excel и других). Объект, созданный в родительском приложении, копируется в Буфер обмена (Ctrl+C) и вставляется (Ctrl+V) в документ PowerPoint. Этот способ обычно применим к другим относительно простым объектам (текст, графика и др.).

4. Вставкой объекта (таблицы) из внешних приложений (с внедрением или связыванием) средствами меню Вставка.

Работа с диаграммами

Диаграммы и графики являются одним из наиболее эффективных и наглядных средств представления данных. Непосредственно на слайде диаграмму создают с помощью внешнего приложения Microsoft Graph, запускающая кнопка которого находится на панели инструментов PowerPoint. К диаграммам в формате Microsoft Graph может быть применена особая анимация, позволяющая выводить элементы диаграммы по частям.

Другим способом размещения диаграммы на слайде является вставка объекта Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае редактирование содержания возможно только средствами Excel. Однако такой объект может автоматически отслеживать изменения в файле-родителе (при их связывании) и тем самым приобретает свойство автоматического обеспечения актуальности. Это особенно важно при групповой разработке проекта, когда согласованность данных, используемых разными исполнителями, имеет ключевое значение.

Работа с иллюстрациями

Под иллюстрацией мы понимаем графическое изображение, созданное во внешних по отношению к PowerPoint приложениях. Простые иллюстрации можно взять из библиотек готовых элементов (клипартов), входящих в пакет поставки Microsoft Office. Существуют также библиотеки изображений самой разной тематики, распространяемые на CD-ROM. Важным источником иллюстраций является Интернет.

Некоторые специализированные приложения позволяют создать более качественные объекты, чем стандартные средства Microsoft Office. Например, растровую графику лучше готовить в графическом редакторе Adobe Photoshop, а векторную — в векторном редакторе CorelDraw. Однако именно приложения, входящие в состав Microsoft Office, являются наиболее тесно интегрированными и могут обмениваться данными без риска потерь и искажений.

Работа с эффектами анимации

Под анимацией в PowerPoint понимается порядок появления объекта на слайде, его представления и, при необходимости, скрытия. Анимация является свойством, которое может быть присвоено любому объекту презентации, кроме фона. Параметры анимации настраиваются индивидуально для каждого объекта на слайде. Сгруппированные объекты воспринимаются и анимируются как одно целое.

Режим сортировщика слайдов

В презентации может присутствовать произвольное число слайдов.Каждый слайд в документе имеет собственный уникальный номер, присваиваемый по умолчанию в зависимости от его места расположения (рис. 29).

Рис.29. Сортировщик слайдов

Последовательность слайдов (а следовательно и их связь, и нумерация) в документе линейная. Такая линейность автоматически поддерживается PowerPoint. То есть, удаление, вставка, перемещение, скрытие или показ слайдов не нарушают линейной структуры документа.

В режиме сортировщика слайдов кадры представлены эскизами, занимающими все рабочее поле, под каждым из которых размещаются значки, указывающие на параметры смены слайдов, анимации, времени экспозиции кадра. Соответственно меняется и панель инструментов, где появляются необходимые элементы управления, и контекстное меню, открываемое щелчком правой кнопкой мыши на эскизе слайда.

Перейти в режим сортировщика слайдов можно через меню Вид\Сортировщик слайдов. Также через меню Вставка можно прейти в режимы: Обычный, Показ слайдов, Страницы заметок. Двойной щелчок на эскизе автоматически переводит программу в режим слайдов. Для смены режимов можно воспользоваться кнопками расположенными слева от горизонтальной линейки прокрутки .

При переходе в режим показа слайдов автоматически запускается полноэкранная демонстрация с параметрами, выставленными в режиме сортировщика слайдов. Демонстрация начинается с текущего (выбранного) слайда. Завершить ее можно в любой момент нажатием клавиши ESC. При этом происходит возврат в режим, который был текущим перед запуском демонстрации.

Управление показом презентации

Презентация запускается либо непосредственно из PowerPoint, либо с Рабочего стола. Для автономного просмотра используются: специальное средство просмотра, поставляемое в комплекте PowerPoint; браузер Internet Explorer для отображения презентаций в формате HTML.

В ходе презентации с помощью средства Перо можно рисовать знаки и писать текстовые заметки на слайдах. Если во время сетевой конференции включен доступ всех участников, любой из них может воспользоваться данным средством.

Указатель мыши может быть скрыт во время демонстрации слайдов. По умолчанию он отображается, но автоматически скрывается, если не задействован в течение 15 секунд.

В процессе показа слайдов можно создать отдельный список действий (для каждого слайда), который по окончании презентации помещается на автоматически создаваемый последний слайд. Такое средство позволяет учитывать изменения, вносимые докладчиком. Во время показа слайдов в полноэкранном режиме рекомендуется использовать сочетания клавиш, управляющих демонстрацией. Полный список команд управления отображается после нажатия клавиши F1 во время показа.

Последовательность выполнения

Получено задание в кратчайшие сроки разработать и представить короткую презентацию на тему «Преимущества электронной торговли» для демонстрации потенциальным заказчикам торгового Web-узла.

1. Запустите программу PowerPoint 2003 (Пуск/ Программы /(Microsoft Office)/ Microsoft PowerPoint).

2. В открывшемся диалоговом окне PowerPoint установите переключатель Мастер автосодержания (если появление этого окна по умолчанию отключено, запустите мастер командой Файл / Создать и выберите в открывшемся справа окне пункт Из мастера автосодержания).

3. В окне Мастер автосодержания (рис.30) щелкните на кнопке Далее.

Рис.30. Мастер автосодержания

4. В следующем окне выберите строку Общий доклад и щелкните на кнопке Далее.

5. На этапе выбора стиля презентации установите переключатель презентация на экране и щелкните на кнопке Далее.

6. На этапе выбора параметров презентации введите в окно заголовка название «Электронная торговля», в окне нижнего колонтитула повторите название. Щелкните на кнопке Далее, а потом — Готово.

7. На открывшемся рабочем поле в окне структуры выберите поочередно слайды с 5 по 9 либо выделите все слайды сразу (щелкнуть мышью на 5-м слайде, затем, удерживая клавишу Shift, щелкнуть на 9-м слайде) и удалите их (клавиша DELETE). В презентации должно остаться четыре слайда.

Рис.31. Удаление лишних слайдов

8. Перейдите к первому слайду и введите собственное имя в качестве автора разработки вместо указанного по умолчанию.

Рис.32. Ввод заголовка

9. Перейдите в окно слайда, выберите блок заголовка и с помощью инструментов панели управления задайте выравнивание текста по центру. Разместите с помощью мыши или клавиш управления курсором текстовый блок с заголовком в верхней части слайда, выше красной линии, выровняв его по центру относительно горизонтали. То же самое проделайте с текстовым блоком с именем автора, но расположите его ниже красной линии.

10. Удалите с титульного слайда колонтитул установкой флажка (Вид / Колонтитулы/ Не показывать на титульном слайде).

11. Перейдите на второй слайд (в окне структуры или клавишей PAGEDOWN). Вместо заголовка «Введение» наберите текст «Преимущества электронной торговли».

12. Перейдите к маркированному списку и введите вместо шаблонного текста следующее содержание:

• Массовое обслуживание миллионов покупателей;

• Индивидуальный подход к каждому клиенту;

• Интерактивное общение с покупателем;

• Накопление информации о предпочтениях клиента;

• Снижение расходов покупателя и издержек продавца.

13. Выровняйте текстовые блоки по своему усмотрению.

Рис.33. Слайд №2

14. Перейдите к третьему слайду. Введите заголовок «Почему люди покупают товары в Сети». Удалите второй текстовый блок.

15. Выберите на панели инструментов инструмент Добавить таблицу и в интерактивном поле протягиванием задайте размер поля таблицы 5х2.

16. Заполните в таблице левый столбец следующими значениями (сверху вниз):

Удобство оплаты; Удобство поиска; Приемлемые цены; Хороший выбор; Прочее. Заполните в таблице правый столбец следующими значениями (сверху вниз):

50%; 21%; 11%; 11%; 7%. Выберите протягиванием мыши правый столбец и с помощью кнопки «По центру» на панели инструментов задайте выравнивание по центру.

Рис.34. Слайд №3

17. Перейдите к четвертому слайду. В поле заголовка введите текст “Что покупают в Сети”. Удалите второй текстовый блок.

18. Щелкните на кнопке Добавление диаграммы на панели инструментов или меню Вставка/Диаграмма. В появившемся окне Презентация — Таблица данных в левом столбце введите следующие тексты (сверху вниз): Компьютеры и комплектующие; Книги; Одежда;Музыка; Прочее. В ячейках с названиями кварталов замените их на значения:

1997; 1998;1999;2000. (см. рис.35)

19. В ячейках с данными введите следующие значения (сверху вниз, справа налево):

• 40,20,15,5,20; -данные для 1997 года

• 38,22,15,5,20;- данные для 1998 года

• 36,24,20,7,13;

• 35,25,20,8,12.

Рис.35. Слайд №4.

20. Перейдите к первому слайду. Выберите заголовок, щелчком правой кнопкой мыши откройте интерактивное меню, выберите в нем пункт Настройка анимации (см. рис.36).

Рис.36. Выбор из контекстно-зависимого меню пункта «Настройка анимации».

В появившемся справа окне «Настройка анимации» нажмите на кнопку «Добавить эффект» и выберите пункт «Вход». В раскрывающемся списке в группе выберите эффект Появление. Если в списке нет такого эффекта, то выберите пункт Другие эффекты и найдите его там.

Рис.37. Окно «Настройка анимации».

Теперь в окне «Настройка анимации» Вы можете изменить параметры эффекта Появление. В пункте Начало выберите пункт После предыдущего (Элемент автоматически появиться после предыдущего объекта, в данном случае сразу после появления слайда). Если Вы оставите вариант «По щелчку», то во время показа слайдов Вам необходимо будет нажать клавишу или кнопку мыши для появления объекта.

Самостоятельно выберите направление и скорость появления объекта.

Изменить эти и другие параметры можно открыв окно «Параметры эффектов…», нажав левой кнопкой мыши на черный треугольник справа от надписи «Заголовок 1: Э».

Рис.38. Изменение параметров эффекта в окне «Настройка анимации».

В окне «Параметры эффектов…» внимательно просмотрите содержимое вкладок Эффект, Время, Анимация текста и поэкспериментируйте.

Чтобы быстро увидеть результат Вашей работы нажмите на кнопу Просмотр в окне Настройки анимации.

21. Откройте окно Смена слайдов (Показ слайдов/Смена слайдов).

В группе «Применить к выделенным слайдам» выберите эффект по своему усмотрению (см. рис.38).

В группе «Смена слайда» установите флажок автоматически после и задайте время 10 секунд, снимите флажок по щелчку. Таким же образом можно задать другие эффекты для остальных слайдов. Если Вы нажмете на кнопке «Применить ко всем слайдам», то данный эффект будет распространяться на все слайды Вашей презентации.

Рис.39. Окно Смена слайдов

22. Перейдите на последний слайд, выберите диаграмму, откройте окно Настройка анимации. На вкладке Видоизменения в диаграмме самостоятельно выберите эффекты анимации элементов диаграммы.

23. Вернитесь к первому слайду, запустите показ презентации (Показ слайдов/ Начать показ) и проверьте демонстрацию слайдов. Исправьте при необходимости ошибки. Сохраните презентацию на диске под именем E_Commerce.

Практические задания

Поиск по сайту: