ГЛАВА 4. Методология и организация процесса разработки и выполнения управленческого решения

Управленческое решение представляет собой такой акт человека или органов управления, в котором поставлена цель, сформулированы задачи, предусмотрены исполнители, выделены ресурсы (трудовые, материальные, финансовые и т.п.).

Решения могут приниматься на основе интуиции, суждения, методом рационального разрешения проблем. Интуитивное решение – это выбор сделанный на основе ощущения того, что он правилен. Лицо, принимающее решение, в данном случае не занимается сознательным взвешиванием всех “за” и “против” по каждой альтернативе и не нуждается даже в осмыслении ситуации. Однако как показывает опыт, шансы на правильный выбор без какого-либо приложения логики невысоки.

Решение, основанное на суждении, представляет собой выбор, обусловленный знаниями или накопленным опытом. Человек использует знание о том, что происходило в сходных ситуациях ранее, для того, чтобы спрогнозировать результат альтернативных вариантов выбора в существующей ситуации.

Рациональное решение принимается с помощью объективного аналитического процесса, связанного с диагнозом управленческой проблемы, выявлением альтернатив, оценкой альтернатив и окончательным выбором. Главное различие между решениями рациональным и основанным на суждении заключается в том, что первое не зависит от прошлого опыта.

Для принятия решения менеджерам нужна качественная информация.

Среди многообразия решений можно выделить два основных вида:

· необходимые;

· избыточные.

К первым относятся те решения, которые приближают организацию к ее цели, улучшают ситуацию в управляемой системе, повышают эффективность ее функционирования. Вторые, напротив, мешают работать, отрывают работников от дела, загружая их такими же ненужными справками и отчетами, контрольными проверками и другими хорошо отработанными бюрократическими “штучками”, которые создают видимость деловой суеты и большой загруженности. На практике доказано: если в структуре управления имеется лишнее звено, то оно не только найдет себе работу, но и задаст ее другим.

Необходимые решения подразделяются на:

· оперативные;

· стратегические;

К первым относятся решения, основное назначение которых состоит в том, чтобы поддерживать нормальное функционирование управляемого объекта, не внося в его работу каких-либо существенных качественных изменений. Стратегические решения направлены на достижение количественных и качественных изменений в самой структуре управляемого объекта в целях повышения эффективности его работы.

По содержанию решения классифицируются на:

· экономические;

· политические;

· организационные;

· идеологические.

По форме обсуждения и принятия решения группируются на:

· коллегиальные;

· единоличные.

Любое решение выполняет минимум три функции:

· направляющая функция – это установление цели, выбор и обоснование стратегических направлений (приоритетов) развития, а также качественных структурных изменений;

· организующая функция – координация действий отдельных частей и элементов управляемой системы;

· мотивирующая функция – согласование различных интересов, трансформация их в общий вектор.

Каждое управленческое решение должно отвечать следующим требованиям:

· иметь ясную цель;

· быть своевременным;

· быть обоснованным;

· быть законным;

· быть непротиворечивым;

· быть экономичным;

· быть относимым (т.е. должно относиться к данной проблеме).

Технология подготовки и принятия решения включает 4 стадии:

· выявление проблемы и выяснение ее причин;

· определение цели;

· разработка вариантов решения проблемы;

· выбор наилучшего варианта и принятие решения.

Выявление проблемы – это осознание факта существования некоторого отклонения от ожидаемого хода событий. Источниками, из которых руководитель узнает о существовании проблемы, могут быть личные наблюдения, документы, средства массовой информации, общественное мнение и др.

Когда проблема выявлена, требуется постановка целей, которые будут служить основой для будущего решения. Руководитель должен спросить себя: “Какого результата я желаю достичь этим решением?”.

Альтернативные решения – это два или более вариантов решения проблемы. Они помогают предотвратить выбор первого попавшего решения и найти наилучшее возможное решение. Альтернативные варианты необходимо рассматривать вместе.

Выбор наилучшего варианта решения является вершиной процесса принятия решения. Некоторые руководители не любят этот этап и пытаются избежать его или переложить на иное лицо, так как принимающий решение вынужден брать ответственность за будущий курс действий и их последствия. Следует помнить, что хороший анализ альтернатив резко сужает рамки выбора. На этой стадии руководитель должен задать себе вопрос “Является ли это решение наилучшим?”. Ожидаемый эффект каждого варианта должен быть просчитан вместе с оценкой вероятности того, что этот эффект будет получен.

На процесс принятия решения оказывают влияние следующие факторы:

· организационная структура;

· распределение полномочий в организации;

· участие работников в принятии решений;

· личностные качества руководителя;

· уровень риска, время и изменяющееся окружение;

· информационные и поведенческие ограничения.

В науке управления в настоящее время широко используются модели. Модель – это представление объекта, системы или идеи в некоторой форме, отличной от самой целостности. Модель несколько упрощает реальную жизненную ситуацию, к которой она применяется.

Существует ряд причин, обусловливающих использование модели вместо попыток прямого воздействия с реальным миром. Среди них в первую очередь необходимо выделить следующие:

· Сложность. Поскольку реальный мир исключительно сложен и фактическое число переменных значительно превосходит возможности любого человека, постичь его можно, упростив реальный мир с помощью моделирования.

· Экспериментирование. Встречается множество управленческих ситуаций, в которых, до принятия окончательного решения желательно разработать и экспериментально проверить альтернативные варианты.

· Ориентация управления на будущее. Невозможно наблюдать явление, которое еще не существует и, может быть, никогда не состоится, как и проводить прямые эксперименты.

· Моделирование – единственный к настоящему времени систематизированный способ увидеть варианты будущего и определить потенциальные последствия альтернативных решений, что позволяет их объективно сравнивать.

Типы моделей:

· физическая – то, что исследуется с помощью увеличенного или уменьшенного описания объекта или системы. Например, архитектурная модель нового микрорайона города;

· · аналоговая – представляет исследуемый объект аналогом, который ведет себя как реальный объект, но не выглядит как таковой. Это графики, схемы и т.д. Пример аналоговой модели – организационная схема;

· математическая (символическая) – модель, в которой используются символы для описания свойств или характеристик объекта или события. Пример такой модели – формула Энштейна Е = mc2.

Построение модели как процесс распадается на следующие этапы:

· постановка задачи;

· построение модели – определяется главная цель модели, обобщается вся необходимая информация, включая данные о расходах и реакции людей;

· применение модели – прежде всего, необходимо объяснить как модель функционирует, каковы ее потенциальные возможности и ограничения;

· обновление модели. Если цели системы меняются, меняются и критерии принятия решений, а значит необходимо создавать новую модель.

В науке управления выделяют следующие основные модели:

· теория игр – метод моделирования оценки воздействия принятого решения на конкурентов. Теория игр была разработана военными с тем, чтобы в стратегии можно было учесть возможные действия противника. В бизнесе игровые модели используются для прогнозирования реакции конкурентов на изменение цен;

· модели теории очередей (оптимального использования) применимы для определения оптимального числа каналов обслуживания по отношению к потребности в них. Например, могут быть использованы в авиакомпаниях, куда звонят люди, чтобы зарезервировать места на самолеты;

· модели управления запасами – используются для определения оптимального времени размещения заказов на ресурсы и их количества, а также массы готовой продукции на складах. Цель модели – сведение к минимуму отрицательных последствий накопления запасов, влекущих дополнительные издержки;

· модели линейного программирования – применяют для определения оптимального способа распределения дефицитных ресурсов при наличии конкурирующих потребностей;

· имитационное моделирование – процесс создания модели и ее экспериментальное применение для предвидения изменений реальной ситуации. Используется в ситуациях сложных для математических методов типа линейного программирования;

· экономический анализ – вбирает в себя почти все методы оценки издержек и экономических выгод, а также относительной рентабельности.

В науке управления выделяют следующие методы принятия решения:

· дерево решений – это графическая схема того, к какому выбору в будущем приведет принятое решение. Используется для выбора из имеющихся вариантов наилучшего направления действий и сравнения возможных альтернатив визуально;

· платежная матрица, или матрица решений – применяется, когда требуется установить, какая альтернатива способна внести наибольший вклад в достижение цели. Она представляет собой таблицу, в которой по вертикали указываются возможные решения, а по горизонтали – состояние среды, на которую нельзя влиять. На пересечении строк и столбцов указывают решения при данном состоянии среды – “платежи”. Они могут быть выражены в суммах издержек прибыли, поступлений денежных средств. Ожидаемое значение последствий (сумма возможных значений, умноженных на их вероятности) необходимо определить прежде, чем составлять платежную матрицу. Установив ожидаемое значение каждой альтернативы и расположив результаты в виде матрицы нетрудно сделать наиболее предпочтительный выбор.

Для выявления альтернатив и их вероятности используется прогнозирование. Прогнозирование – способ определение будущего на основе анализа основных тенденций развития и использования, как накопленного прошлого опыта, так и текущих допущений насчет этого будущего. К количественным методам прогнозирования относятся:

· анализ временных рядов, иногда называемый проецированием тренда, - основан на допущении, согласно которому случившееся в прошлом дает достаточно хорошее приближение в оценке будущего. Этот анализ является методом выявления образцов и тенденций прошлого и продление их в будущее;

· казуальное (причинно-следственное) моделирование – наиболее математически сложный количественный метод прогнозирования из числа применяемых сегодня. Он используется в ситуациях с более чем одной переменной. Так, уровень личных доходов, демографические изменения влияют на будущий спрос на недвижимость. Казуальное моделирование - это попытка спрогнозировать то, что произойдет в исследуемой ситуации, путем исследования статистической зависимости между рассматриваемым фактором и другими переменными. На языке статистики подобная зависимость называется корреляцией. Чем теснее корреляция, тем выше пригодность модели для прогнозирования. Полная корреляция (1.000) бывает в ситуации, когда в прошлом зависимость была истинной.

К качественным методам прогнозирования относятся:

· мнения жюри - формируется в результате соединения и усреднения мнений экспертов;

· ожидания потребителя – базируется на результатах опроса клиентов организации;

· совокупное мнение сбытовиков – опытные торговые агенты часто точно предсказывают будущий спрос;

· экспертные оценки – процедура, позволяющая группе экспертов приходить к согласию.

Еще одним методом прогнозирования является метод сценариев, который объединяет качественный и количественный подходы. Сценарий – модель будущего, в которой описывается возможный ход событий с указанием вероятностей их реализации. В сценарии определяются основные факторы, которые должны быть приняты во внимание, и показывают, каким образом эти факторы могут повлиять на предполагаемые события.

Прогнозы по периоду упреждения обычно подразделяют на:

· краткосрочные (1год);

· среднесрочные (2-5 лет);

· долгосрочные (свыше 5 лет).

Принятием решения, как известно, не заканчивается цикл процесса управления. Следующим этапом является организация выполнения решения. Как показывает практика, это наиболее слабая сторона управленческой деятельности. Организовать реализацию принятого решения – значить разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения полномочий и ответственности, а также установить взаимосвязи между различными видами работ.

Основные этапы выполнения решений:

· оформление решения в виде приказа или распоряжения, где указывается программа действия для выполнения данного решения со сроками и исполнителями; своевременное доведение решения до исполнителей;

· организационная работа по выполнению решения: материально-техническое обеспечение, подготовка и переподготовка кадров и т. д.

· контроль за выполнением решения. Система контроля должна быть направлена не столько на выявление виновных в невыполнении решений, сколько на то, чтобы достичь их своевременного выполнения.

Пути совершенствования организации выполнения решений:

· повышение уровня мотивации исполнителей принятого решения, а это возможно лишь в случае если решение отражает и их интересы;

· своевременное внесение корректив в принятое решение, если практика показывает его издержки.

Контрольные вопросы:

1. Понятие, виды и функции решения.

2. Требования, предъявляемые к управленческим решениям.

3. Технология подготовки и принятия решения.

4. Модели и методы принятия решений.

5. Организация выполнения решения.

Поиск по сайту: