ГЛАВА 11. Системный подход в управлении

Системы имеют разнообразные формы. Среди крупных систем выделяют следующие:

· биологические;

· технологические;

· социальные (в т. ч. социально-экономические).

К социально-экономическим системам относятся предприятия, отрасли, муниципальные образования, регионы и т.д. Система всегда реагирует на внешние возмущения и стремится вернуться в состояние равновесия. Однако если под воздействием внешних сил система далеко уходит от равновесного состояния, то она может стать неустойчивой и не вернуться в равновесное состояние.

Большой вклад в развитие теории систем внес русский философ и экономист А.А.Богданов (1873-1928), автор работы “Всеобщая организационная наука (тектология)”. Он разработал основы теории строения систем и обосновал общие закономерности их развития. Богданов считал, что предметом изучения тектологии должны являться организационные принципы и законы, общие для всех систем – сознательной деятельности людей, их психических и физических комплексов, живой и мертвой природы. При разработке концепций тектологии Богданов высказал ряд новых идей, в том числе, понятия управляющей и управляемой системы, обратной связи, моделирования, позднее развитые кибернетикой и общей теорией систем.

Широко известна теория функциональных систем, разработанная П. К. Анохиным, рассматривающая деятельность организма в целом, как единую систему. Адаптированная, исправно функционирующая система способна отторгнуть лишний элемент, но если какая-нибудь функциональная часть ее выйдет из строя, то под угрозой будет работа системы в целом.

Человек как биологическое существо- это система. Кроме того, он как участник производственного процесса является компонентом другой системы которая называется социотехнической.

Любая система может рассматриваться как подсистема некоторой более крупной системы. Так, муниципальное образование является подсистемой субъекта федерации. Общими признаками для выделения подсистем (частей) в социальных системах являются следующие:

· подсистемы должны быть такими, чтобы они могли оказывать существенное влияние на достижение конечных результатов системы;

· подсистемы должны быть привязаны к целому с помощью определенных отношений каждой части к какой-либо общесистемной характеристике (или характеристикам), имеющей необходимую и логическую функциональную связь с выполнением общесистемных задач;

· подсистемы должны быть соответственно увязаны с поведением всех элементов системы и отражать постоянное функционирование взаимных связей, установленных для отдельных элементов системы через ее подсистемы с окружающей средой.

Любая социальная система состоит из двух самостоятельных, но взаимосвязанных подсистем: управляемой и управляющей. К управляемой подсистеме относятся все элементы, обеспечивающие непосредственный процесс создания материальных и духовных благ или оказания услуг. К управляющей подсистеме относятся все элементы, обеспечивающие процесс целенаправленного воздействия на коллективы людей и ресурсы управляемой подсистемы. Одним из важнейших элементов управляющей подсистемы является организационная структура управления.

Связь между управляющей и управляемой системами осуществляется с помощью информации, которая служит основой для выработки управленческих решений и воздействий, исходящих из управляющей системы в управляемую для исполнения.

Для самоорганизации системы необходимы ряд условий. Среди них в первую очередь отмечаются следующие:

· относительная открытость системы, что предполагает наличие определенных потоков в нее (человеческих ресурсов, энергии, капитала, товаров и т.д.);

· наличие элемента случайности (например, случайности природного происхождения, случайности в научно-технических изобретениях и последствиях их применения и т. д.);

· нелинейность закона взаимодействия различных частей социальной системы;

· определенность диапазона системных параметров, которые играют важную роль в качественном поведении социальной системы, так называемых управляющих параметров. При этом если управляющие параметры имеют критические точки, за которыми поведение системы коренным образом меняется и возникают новые разновидности решений, то такие управляющие параметры называют бифуркационными. Управляющими (бифуркационными) параметрами макроэкономического уровня могут быть коэффициенты эффективности взаимодействия производства, какие-либо интегрированные характеристики (например, валовой национальный продукт) и т.д.

Техническая система представляет собой пропорциональное сочетание отдельных технических средств из множества отдельных видов различного оборудования (производственные мощности предприятия, отрасли, с помощью которых люди в процессе материального производства способны производить продукцию заданного качества в определенном количестве).

Технологическая система основана на деление деятельности, материального и духовного производства на стадии и процессы. Например, законотворчество имеет такие стадии как законодательная инициатива, обсуждение закона, принятие закона, подписание и опубликование закона.

Организационная система включает в себя структуры управления, положения и инструкции, с помощью которых воздействуют на управляемую подсистему.

Экономическая система представляет собой единство хозяйственных и финансовых процессов и связей.

Социальная система - люди и их объединения, создаваемые для совместной жизнедеятельности (человек, семья, государство).

Техническая, технологическая, организационная, экономическая и социальная системы взаимосвязаны и создают целостный организм.

Все организации являются системами. Для того что понять, как система выполняет свою функцию, необходимо узнать, как все ее элементы взаимосвязаны друг с другом и как она связана с системой, образующей ее внешнюю среду.

Системы делятся на естественные и искусственные. К первым относятся природные, а ко вторым – социальные, т. е. созданные человеком.

Все, что не входит в систему и воздействует на нее или на что воздействует сама система, называется ее внешней средой.

Кроме того, системы бывают закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Она может существовать хотя бы какой-то промежуток времени самостоятельно, без взаимодействия с окружающей средой. Например, часы. Закрытые физические системы подвержены энтропии – тенденции к иссяканию. В управлении к закрытым системам условно можно отнести организации, руководство которых оберегает свою систему от информационного обмена с внешней средой (от новшеств, образования и т.п.). Такие системы также подвержены иссяканию. Есть все основания полагать, что одной из основных причин краха советской модели государственного устройства явилась ее закрытость от внешнего мира. Другим примером закрытости от внешнего мира сегодня является КНДР.

Для открытой системы (их большинство) характерно взаимодействие с внешней средой. Такая система не является самообеспечивающейся, поэтому она зависит от энергии, информации, материалов, капиталов, трудовых ресурсов, поступающих извне. В процессе преобразования система обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами системы в окружающую среду. Если организация управления является эффективной, то в ходе процесса преобразования создается добавочная стоимость входов, и в результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие, как прибыль, увеличение объема продаж, удовлетворение работников, рост организации и т.д.

Для того чтобы какая-либо система достигала динамического равновесия (динамичного гомеостаза), она должна обладать обратной связью – информационным вводом, который сообщает, действительно ли, система имеет устойчивое состояние и не подвергается ли она разрушению. Это является главной целью управления системами. Получив информацию о своем состоянии, система может воздействовать и на динамику материальных и энергетических вводов. Следовательно, в системе должен быть блок слежения за вводами, функционированием, выводами, способный на основе сигналов обратной связи корректировать деятельность системы.

Под обратной связью понимается получение информации о результатах воздействия управляющей системы на управляемую систему путем сравнения фактического состояния с заданным (плановым). Сущность обратной связи заключается в установлении зависимости личных, коллективных и общественных интересов от результатов управленческих решений.

Открытые системы, и в частности, социальные тяготеют к нарастанию усложненности и к дифференциации. Это в свою очередь ведет к возникновению проблемы координации. Отсюда возникает потребность в оптимизации роста системы, минимизации уровней иерархии и звеньев на каждое из них, минимизации обоснованных границ диапазона управления.

Теория систем рассматривает управляемую систему не автономно, а в ее взаимосвязи с окружающей средой и исследует методы адаптации системы к изменившимся внешним условиям.

По степени сложности системы делятся на большие и сложные. К сложным системам относятся те из них, которые построены для решения многоцелевых задач.

Руководители занимаются в основном открытыми системами, потому, что все организации являются открытыми системами.

В результате применения в управлении опыта исследования операций, с одной стороны, и теории автоматического управления и кибернетики, с другой, возник системный подход (Норберт Виннер, Клод Шеннон), или системный анализ, главной задачей которого является повышение эффективности работы организации в целом. В системном подходе организация исследуется как совокупность связанных и влияющих друг на друга элементов – персонал, структура, задачи и технологии ориентированных на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.

Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимосвязанных систем, помогает понять, почему каждая из школ управления оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Они стремились сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации: поведенческая школа занималась социальной подсистемой, школа научного управления – техническими. Ни одна из школ серьезно не анализировала воздействие среды на организацию.

Основными задачами анализа социальных систем является изучение мотивов поведения человека в обществе, выявление его целевой ориентации, исследование системы стимулов, среди которых большую роль играют не только материальные, но и моральные: личная власть, престиж, возможность оказывать воздействие на общественные процессы и т.д.

Сущность системного подхода в управлении характеризуется следующим:

· формированием целей и установлением их иерархии (формировании “дерева целей”);

· получением максимального эффекта в достижении поставленных целей путем сравнительного анализа альтернативных путей и методов достижения целей и осуществления выбора;

· количественной оценкой целей и средств их достижения.

Системный анализ, впервые примененный в США для военных нужд, получил широкое применение в современной практике управления. Системный подход – это не столько набор каких-то руководств для управляющих, сколько способ мышления по отношению к организации и управлению. Системный подход выполняет теоретическую и методологическую функцию познания и преобразования сложных социальных систем.

Современное управление тесно связано с осуществлением исследовательских операций. Как показывает опыт передовых организаций исследовательская деятельность менеджера составляет не менее 30% его рабочего времени или усилий.

Исследовательская функция проявляется в раскрытии самоорганизации сложных систем, закономерных тенденций социального развития, динамики различных социальных явлений. В исследовании управления предметом изучения могут быть организация управления, уровень профессионализма персонала, механизмы мотивации и т.д.

При исследовании системы управления используется большой набор общенаучных и специальных методов. Среди них можно выделить следующие:

· диалектический метод;

· системный метод;

· социальный эксперимент;

· моделирование;

· социологический метод.

Целью исследования является поиск наиболее эффективных вариантов системы управления и организации ее функционирования и развития. На основе главной цели осуществляется переход к основным этапам ее реализации путем построения “дерева целей”.

Важным фактором эффективности исследования является определение проблемы. При этом важно отделять реальные проблемы от псевдореальных, селекционировать реальные проблемы по критерию необходимости их разрешения, отбирать проблемы по критерию ценности ожидаемого результата, выбирать проблемы в соответствии с критерием возможности их разрешения.

Завершающим этапом исследования является его организация. Организация исследования – это система регламентов, нормативов и инструкций, определяющих его проведение. Это распределение функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение работ, распределение ресурсов и кадров по видам работ.

Организационное проектирование – это моделирование системы управления организацией, осуществляемое перед ее формированием или накануне значительных преобразований. Организационное проектирование связано с нахождением соответствия между ключевыми элементами организации (структура, люди, задачи, системы решений и поощрений, а также неформальная организация и культура) и ее стратегией, которые приводят к успеху.

Наиболее универсальным и современным для проектирования организационной структуры является метод организационного моделирования. Последовательность этапов проектирования системы управления методом организационного моделирования выглядит следующим образом:

· выбор типовой схемы управления.

· распределение решений по уровням.

· расчет загрузки уровня управления.

· выбор варианта структуры.

· формирования схемы управления и состава подразделений в пределах выбранной структуры.

· корректировка и утверждение схемы управления.

· проектирование процедур принятия решений.

· разработка документации, регламентирующей деятельность подразделений.

· разработка Положения об организации.

Контрольные вопросы:

1. Понятие системы. Ее элементы и виды.

2. Сущность системного подхода в управлении.

3. Исследование систем управления: методология и процесс.

4. Понятие организационного проектирования и его стратегия.

контрольные вопросы

Поиск по сайту: