Тема 2.5. Основи ділового протоколу

Методичні рекомендації

Вивчаючи дане питання слід звернути увагу на те, що на практиці можуть виникнути ситуації, коли жодна із традиційних форм проведення нарад не дає продуктивного рішення або з певних причин немає змоги для їх проведення, чи керівник вважає їх недоцільними. За таких обставин доречними і продуктивними можуть виявитися такі особливі форми проведення нарад, як «мозкова атака» і кільцева система прийняття рішень (кінгесьо).

«Мозкова атака». Суть її полягає в генерації ідей групою фахівців з актуального для організації питання. У процесі її проведення поєднуються індивідуальна і колективна «мозкова атака». Обидва види ґрунтуються на принципі «відкладеного обговорення», розгортаючись у послідовності: індивідуальна «мозкова атака» —> колективна «мозкова атака» —> індивідуальна «мозкова атака».

Індивідуальна «мозкова атака» здебільшого розпочинає і завершує колективну. Під час колективної «мозкової атаки» вільні, нові асоціації виникають частіше, ніж під час індивідуальної. Це зумовлене тим, що кожний наступний задум учасника колективу виникає у намаганні розвинути попередній, а висловлена індивідом ідея сприяє виникненню асоціативних задумів у його колег. Стимулює творення нових ідей дух змагання, суперництва, який панує за колективної «мозкової атаки». Як відомо, творчість значною мірою залежить від концентрації зусиль, а змагання їх стимулює. Колективна «мозкова атака» використовує чинники стиму-лювання, концентрації зусиль для інтелектуального змагання її учасників.

Нарада за методом «мозкової атаки» потребує цілеспрямованої підготовки. Керівник творчого колективу не пізніше, як за два дні, повідомляє учасникам місце і час її проведення, інформує про проблему, яку необхідно вирішити. Завдяки цьому потенційні учасники наради отримують змогу заздалегідь попрацювати над проблемою (за необхідності опрацювати спеціальну літературу), порадитися з компетентними людьми. Керівник колективу повинен за цей час обміркувати свої пропозиції щодо її вирішення. Вони особливо потрібні для підтримання інтелектуального тонусу наради, адже як тільки її учасники вичерпають свої ідеї, керівник матиме змогу пропонувати свої.

Під час проведення наради за принципом «мозкової атаки» необхідно дотримуватися таких правил:

— рівноправне становище усіх учасників щодо висловлювання своїх думок;

унеможливлення критики (висловлених ідей,

внесених пропозицій), оскільки єдиним завданням такої наради є продукування ідей;

— заохочення вільних асоціацій, сміливих і незвичних задумів; чим більше задумів, тим вища вірогідність їх використання, оскільки спрацьовує діалектичний закон переходу кількості в якість;

— комбінування й розвиток задумів. Це означає, що учасники наради повинні зацікавлено, конструктивно і дружелюбно розвивати, комбінувати і скеровувати ідеї колег. Найкращі варіанти вирішення проблем є, як правило, комбінацією задумів учасників колективу;

— пропонування за один виступ тільки однієї ідеї, щоб не ускладнювати процес сприйняття, аналізу тощо;

— орієнтація під час «мозкової атаки» на продукування ідей, пропозицій, неприйняття підготовлених заздалегідь;

— надання переваги тим учасникам наради, чиї ідеї виникли за асоціацією з попередніми пропозиціями, якщо одночасно виявляють бажання висловитися кілька учасників;

— фіксування і нумерування секретарем всіх пропозицій. При цьому недоцільно зазначати їх авторів.

Нарада у формі «мозкової атаки» не повинна бути формальною. Єдиним формальним моментом є фіксування думок. Найкраще, якщо нарада відбувається як дружня розмова, під час якої фіксують і жартівливі пропозиції. Завершуватися вона повинна селекцією пропозицій, зосередженням уваги на тих, які можна реалізувати.

Кільцева система прийняття рішень (кінгесьо). Запропонована японським менеджментом. її ідея спричинена тим, що іноді керівник, маючи необхідність обговорити з фахівцями певне питання, новий порядок ведення справи тощо, не поспішає скликати нараду, а ініціює підготовку проекту новації, який почергово передають фахівцям за списком. Кожен із них повинен в зазначений (здебільшого одноденний) термін розглянути запропоновану новацію і викласти письмово щодо неї свої міркування, зауваження, пропозиції. На нараду, як правило, запрошують лише тих осіб, чия думка керівнику не зовсім зрозуміла або видається плідною. Така нарада відбувається швидко й ефективно, оскільки в ній бере участь Мало людей, які заздалегідь знають, про що йтиметься. З огляду на це список фахівців, яким належить ознайомитися з проектом, складають, зважаючи на їх компетентність в обговорюваному питанні. Цей метод дає змогу скоротити кількість планових засідань на 20—ЗО %.

Рис. 8. Переговори та нарада не лише тонка інтрига, але і потребує знання етикету.

Уміння підготувати і оперативно провести ділову нараду — невід'ємна складова ефективного стилю керівництва сучасного менеджера. Не менш важливим є також уміння довести рішення наради до всіх, кого вони стосуються, мобілізувати й активізувати творчі зусилля працівників, проконтролювати хід виконання рішень та підсумувати результати їх реалізації. Тільки за дотримання цих вимог ділові зустрічі у формі нарад виконують своє функціональне призначення в загальному механізмі управління організацією.

Питання 2. Організація ділових прийомів

Методичні рекомендації

Вивчаючи питання слід звернути увагу на те, що ділові прийоми - це прийоми, які влаштовують у зв'язку із завершенням якої-небудь видатної події, на честь прибулої на фірму іноземної делегації чи почесного гостя, а також у запланованому порядку.

Уміння поєднувати вирішення робочих завдань із трапезою - один и найефективніших способів досягнення успіху.

"Келих шампанського" Проводять між 12 та 13 годинами. Форма одягу -

або "Келих вина" повсякденний костюм чи сукня. Під час такого при-

йому подають лише сухе шампанське, вино, соки, а як закуску - тістечка, бутерброди, горіхи

"Коктейль" Проводять між 17 та 20 годиною; триває близько

двох годин. У запрошенні зазначають час початку та закінчення прийому. Господар і господиня стоять біля входу, зустрічають та проводжають гостей. Офіціанти розносять бокали з коктейлями. Як закуску подають міні-тістечка, печиво

"А ля фуршет" Проводять тоді, коли й "Коктейль". Форма одягу -

повсякденний костюм чи сукня, якщо інше не зазначено в запрошенні. Закусок на фуршетному столі значно більше, ніж на "Коктейлі". Стіл високий, щоб зручно було їсти стоячи, відповідно сервований

"Обід" Найбільш урочистий вид прийому. Проводять між

19 - 21 годинами. У лівому нижньому кутку запрошення зазначають форму одягу; "White tie" (фрак), "Black tie" (смокінг), "Evening dress" (вечірній одяг, це також фрак), інколи "Undress" (простий костюм). Дами мають бути у вечірніх сукнях, хоча в запрошенні, як правило, це не зазначають

"Обід-буфет" Різновид "Обіду" (інколи його називають "шведський стіл").

("шведський стіл") Його проведення не передбачає розміщення гостей за столом. Стіл сервірують у вигляді буфетної стійки "по-шведськи", у приміщенні також є маленькі столики, за які можна сідати

"Вечеря" Починають о 21 годині і пізніше. Від "Обіду" відрізняється лише часом початку та тим, що на даному прийомі не подають перші страви. Форму одягу зазначають у запрошенні - темний костюм, смокінг чи фрак; для жінок - вечірня сукня

"Кавовий" або "чайний" На каву запрошують з 17 до 19 години, а на чай - до

стіл 20 години. Прийом проходить у менш офіційній обстановці. Для кавового або чайного столу підбирають кольорові скатертини та серветки. Подають маленькі бутерброди, пиріжки, солодке або солоне печиво, торт, шоколадні цукерки

Бізнес-ланч - діловий обід, ділова зустріч у ресторані

Правила організації і проведення бізнес-ланчу

• Для зустрічі з давнім партнером підійде будь-який першорозрядний ресторан, повсякденний одяг.

• Для особистих контактів з потенційним партнером, іноземним інвестором чи компаньйоном необхідно вибирати відповідне місце зустрічі. За кордоном - це бізнес-клуби. У нас може підійти ресторан з українською кухнею, оформлений у національному стилі. Ініціатор зустрічі - сторона, що приймає.

• Одягатися слід старанно.

• Сідати слід так, щоб гість сидів праворуч. Навпроти сидять одружені або близькі знайомі.

• Розмову починати слід доти, доки не принесли замовлені страви. На столі не повинно бути паперів чи зразків продукції.

• За спільним рахунком розраховується сторона, що приймає. Робити це краще кредитною карткою.

• Слід подякувати гостю, незалежно від результату. Через деякий час можна ще раз висловити задоволення від приємно проведеного часу

Запитання для самоперевірки

1. Розкрийте сутність стилю проведення нарад і основні вимоги до нього.

2. Опишіть технологію проведення наради за методом «мозкової атаки».

3. Які переваги має проведення наради за методом кінгесьо?

4. Назвіть, які види ділових прийомів Вам відомі.

5. Дайте характеристику денним діловим прийомам.

6. Дайте характеристику денним діловим прийомам.

7. Перелічіть правила організації і проведення бізнес-ланчу.

Поиск по сайту: