Структура рабочей книги

Документ Excel имеет расширение "*.xls" ("*.xlsx" в Microsoft Office Excel 2007) и называется рабочая книга. Рабочая книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна "Лист 1" и т.д.

Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк. Столбцов в листе 256 (2 в 8 степени), а строк 65536 (2 в 16 степени). Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от "A" до "Z", затем идет "AA-AZ", "BA-BZ" и т.п. до "IV" (256). Строки обозначаются обычными арабскими числами. На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например "A1"). Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах (и не только) для того, чтобы "достать" данные из этой ячейки, и использовать в формуле.

Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если выделен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная — именно в нее будет вводится набираемый с клавиатуры текст.

Функцию можно ввести, набрав ее прямо в ячейке.Однако Excel предоставляет на стандартной панели инструментов кнопку Вставка функции. В открывшемся диалоговом окне Мастер функций – шаг 1.указывается нужная функция, затем Excel выводит диалоговое окно Аргументы функции, в котором необходимо ввести аргументы функции. Вернемся вновь к первому диалоговому окну, здесь содержится три списка: Поиск функции, Категория и Функция. Причем Excel автоматически выбирает категорию функций 10 недавно использовавшихся, а в списке Функция отображает функции, к которым пользователь чаще всего обращается. Если необходимой функции нет в списке, то необходимо выбрать соответствующую категорию из списка:10 недавно использовавшихся, полный алфавитный перечень,финансовые,дата и время, математические,статистические,ссылки и массивы,работа с базой данных,текстовые, логические, проверка свойств и значений.

Сводные таблицы предназначены для удобного просмотра данных больших таблиц, т.к. обычными средствами делать это неудобно, а порой, практически невозможно.

Сводными называются таблицы, содержащие часть данных анализируемой таблицы, показанные так, чтобы связи между ними отображались наглядно. Сводная таблица создается на основе отформатированного списка значений. Поэтому, прежде чем создавать сводную таблицу, необходимо подготовить соответствующим образом данные.

преимущества сводных таблиц, к которым относятся:

• очень простой способ создания такой таблицы, который не требует много времени;

• возможность консолидировать данные из разных таблиц и даже из разных источников;

• возможность оперативно дополнять данные сводной таблицы, просто расширив исходную таблицу и немного изменив настройки сводной.

Сводные таблицы используются в первую очередь для обобщения больших массивов подробной информации и подведения различных итогов: суммирования по отдельным группам, вычисления среднего и процентного значения по отдельным группам, подведения промежуточных и общих итогов и так далее. Кроме того, сводную таблицу можно распечатать, в том числе и постранично, что очень ускоряет подготовку различной информации.

Следует помнить, что пользователь не может поменять значения отдельной ячейки в сводной таблице. Для этого нужно изменить данные исходной таблицы.

Для создания сводной таблицы перейдите на вкладку Вставка, где в группе Таблицы выберите команду Сводная таблица.

Консолидация данных представляет собой полезный способ объединения данных из нескольких источников в одном отчете.

Инструмент Консолидация позволяет объединить данные таблиц, находящихся в разных местах и даже разных листах и книгах. Все такие таблицы должны иметь абсолютно идентичную структуру. Соединение не является механическим. Итоговая таблица будет содержать только одну строку с ключевым полем, а числовые данные в ней будут суммами (или другими функциями) всех строк объединенного множества. Ключевым полем является самое левое поле (колонка) таблицы или ее выделенной части. Консолидация может быть применена и к одной таблице. Для выполнения консолидации предварительная сортировка не нужна.

В диалоговом окне Консолидация в поле Функция можно выбрать одну из обобщающих функция (аналогично окну итогов). Чаще всего это функция Сумма. Затем в разделе Ссылка следует вручную или с помощью мыши задать блок, для которого выполняется анализ. Нажатие кнопки Добавить помещает координаты выделенного блока в поле Список диапазонов. При необходимости объединить несколько таблиц эти действия следует повторить. Ненужные диапазоны можно изъять кнопкой Удалить.

Поиск по сайту: