СУБД ACCESS. Проектирование, импортирование данных из других приложений офиса

Конструирование таблиц.

MS Access — наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких базах оформляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей. Система обслуживания включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), преобра­зование структуры данных, вывод данных, являющихся результа­том решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для пользователя виде.MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанав­ливать ссылочную целостность данных*. MS Access поддерживает встраивание OLE-объектов (Object Linking and Embedding) в рам­ках среды Windows.В состав пакета MS Access входит также ряд специализирован­ных программ, решающих отдельные задачи (так называемых «мастеров»)

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных. Этапы проектирования базы данных Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных 1. Определение цели создания базы данных. 2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных. 3. Определение необходимых в таблице полей. 4. Задание индивидуального значения каждому полю.

5. Определение связей между таблицами. 6. Обновление структуры базы данных. 7. Добавление данных и создание других объектов базы данных. 8. Использование средств анализа в Microsoft Access. 1. Определение цели создания базы данных На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать.

То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

Access предоставляет широкие возможности пользователям по переносу уже существующих баз данных в среду MS Access. К примеру, если вы вели обработку информации в MS Excel, эксплуатировали базы в средах dBase, Paradox или FoxPro, или же просто хранили свои данные в текстовых файлах, и решили воспользоваться возможностями MS Access, - вам не составит труда перенести свои данные в эту среду. С таким же успехом вы можете экспортировать свои данные из таблиц Access в большинство существующих сред обработки данных. Более того, в Access заложен аппарат поддержки миграции данных в еще не существующие среды, используя механизм ODBC. Т.е. с появлением новой, с более широким спектром возможностей СУБД, вы не будете привязаны к Access необходимостью заново вводить данные под новый формат базы. Если эта база будет содержать драйвер ODBC, вы просто экспортируете свои данные в другую среду. Сейчас многие производители ПО для хранения и обработки данных внедряют в свои приложения поддержку ODBC, и ваше Access - приложение уже сейчас может обмениваться информацией как с такими СУБД как Oracle, SQL-Base, Sybase, Paradox, FoxPro, Btrieve, DB2 и т.д., так и с будущими. Пример решения 1. Импорт данных Access поддерживает две возможности использования данных других баз - импорт и присоединение. Импорт подразумевает полную конвертацию существующей таблицы из другой среды в формат MS Access. Все модификации импортированной таблицы автоматически не переносятся в импортированную вами таблицу. Т.е. импортировать данные имеет смысл в тех случаях, если вы: полностью переходите на работу с Access и переносите все свои данные в эту среду, не обращаясь к старому приложению; используете информацию, редко модифицируемую пользователем: словари, справочники и т.д.; добиваетесь максимальной производительности по обработке данных в смешанных средах (совместного использования данных одновременно несколькими средами БД), т.к. Access быстрее работает со своими форматами в своей среде

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных (by entering data), с помощью Конструктора таблиц (in Design view) и с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard). Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц. Если вы создали новый файл базы данных, то, кроме этих ярлыков, в списке таблиц больше ничего нет.

Если вы не отображаете ярлыки новых объектов в окне базы данных, то для создания новой таблицы нужно раскрыть список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы(Tables) на панели объектов окна базы данных, и затем нажать кнопку Создать(New). Тогда появится диалоговое окно Новая таблица(New Table), в котором вы и должны выбрать способ создания таблицы.

И, наконец, на панели инструментов Access расположена кнопка Новый объект(New Object). Если щелкнуть мышью по стрелке, которая находится на ней справа, и выбрать из меню объект Таблица(Table), то откроется то же диалоговое окно Новая таблица(New Table).

Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Режим Конструктора наиболее часто применяется пользователями и может вам тоже потребоваться для просмотра структуры таблицы или для изменения данной структуры. Поэтому знать его небесполезно.

Т

Поиск по сайту: