Теоретичні відомості та рекомендації. Якщо розроблювальні документи часто повторюються, то має сенс їх виконувати по заздалегідь створених шаблонах

Якщо розроблювальні документи часто повторюються, то має сенс їх виконувати по заздалегідь створених шаблонах. У таких випадках вікно шаблонів викликається командою Файл→ Шаблон і вибирається підходящий готовий зразок, що потім потрібно тільки відкоригувати.

У текстовому редакторі Word можна не лише створювати прості документи, а й будувати шаблони і форми. Шаблон визначає основну структуру документа, зокрема його макет, і містить параметри форматування (символів, абзаців, сторінок) та параметри інших настроювань. Форма, додатково до шаблону та певного тексту, має порожні поля для заповнення їх визначеними значеннями з деякого списку. Поле в редакторі Word — це набір кодів, що забезпечує вставляння до документа тексту, номерів сторінок, інших відомостей. Полями форм у редакторі Word можуть бути такі елементи, як поля для введення текстових фрагментів, прапорці увімкнення режимів, списки можливих значень деякого параметра. Створивши форму, нею можна користуватися як у надрукованому вигляді, так і в діалоговому інтерактивному режимі. Крім того, можна зберігати інформацію у вигляді шаблону форми та лише даних і згодом застосувати їх як файл бази даних під час злиття.

Для створення форми спочатку треба створити шаблон документа. Для цього за допомогою команди Створити з пункту меню Файл потрібно відкрити область завдань, з якої вибрати команду Загальні шаблони. У діалоговому вікні Шаблони у полі Створити треба ввімкнути режим шаблон . Текстова форма зазвичай складається із загальних текстових фрагментів і порожніх полів, які заповнюються згодом.

У вікні шаблону необхідно створити макет документа, записавши до нього текст, та ввести у потрібні місця поля форми. Редактор Word пропонує три види полів для форм, які можна ввести за допомогою пункту меню Форми панелі інструментів, а саме: текстові поля — , прапорці увімкнення режимів — і поле зі списком — . Щоб вставити якесь поле, слід розташувати текстовий курсор у потрібному місці документа, а потім клацнути курсором миші на відповідній кнопці панелі інструментів. Кожне з полів має низку параметрів, які можна встановити за допомогою ще однієї кнопки <Параметри поля форми > панелі інструментів. Текстові поля можуть бути різних типів:

- Звичайний текст — у поле можна ввести будь-який символ (у сусіднє поле Текст по умовчанню можна ввести значення, що відразу пропонуватиметься у полі форми);

- Число — можна ввести тільки цифри;

- Дата — вводяться лише дати;

- Поточна дата, Поточний час — вставляється поточна дата чи поточний час у разі створення документа з шаблону;

- Обчислений — обчислюється деяке значення за формулою, яку потрібно ввести у сусіднє поле, що для цього типу матиме назву Вираження замість Текст по умовчанню.

Поле Максимальна довжина призначене для обмеження кількості символів, що можна ввести. В сусідньому полі Формат тексту (або Формат числа, Формат дати та ін.) встановлюються параметри форматування інформації, що вводиться. Вибраний формат застосовується після того, як текстовий курсор буде переміщений з поля в інше місце.

Для прапорця режимів можна встановити такі параметри, як його розміри (Авто відповідає розміру тексту зліва від поля), стан за замовчуванням, імена макросів, що будуть виконуватися при активізації прапорця та при виході з нього.

Третій елемент Поле зі списком дає змогу вибрати потрібний елемент із заздалегідь складеного списку. Максимальна кількість елементів списку не може перевищувати 25. Перший елемент у списку є варіантом за замовчуванням. Список створюється за допомогою діалогового вікна Параметри поля зі списком.

Введені значення елементів можна додати до списку, натиснувши кнопку <Додати >. Щоб перемістити виділений елемент у списку, використовують кнопки зі стрілками <Порядок >.

У кожне поле форми користувач може ввести довідкову інформацію. Для цього призначена кнопка <Текст довідки...>. При цьому довідка може з'являтися автоматично у рядку стану або після натискання клавіші <F1>. Довідковий текст виводиться на екран, якщо за допомогою кнопки <Захист форми > панелі інструментів встановлено захист форми. Увімкнення захисту форми потрібне також для активізації полів форми, зокрема для розкриття поля списку, та захисту шаблону документа від внесення виправлень.

Кнопка <Затінювання полів форми > вмикає та вимикає відображення полів сірим кольором.

Після створення і захисту форми слід зберегти її у форматі Шаблон документа з розширенням DOT. Згодом, створюючи документ на основі цього шаблону, отримуємо форму, яку можна заповнювати в електронному вигляді або роздрукувати.

Варіанти завдань

Варіант 3.1

Створіть шаблон Заяви документ, збережіть документ у своїй папці під назвою "ЛР_31.dос" та здайте викладачеві на перевірку.

Варіант 3.2

Створіть шаблон Резюме документ, збережіть документ у своїй папці під назвою "ЛР_32.dос" та здайте викладачеві на перевірку.

Варіант 3.3

Створіть шаблон Особовий листок документ, збережіть документ у своїй папці під назвою "ЛР_33.dос" та здайте викладачеві на перевірку.

Варіант 3.4

Створіть шаблон Акт документ, збережіть документ у своїй папці під назвою "ЛР_34.dос" та здайте викладачеві на перевірку.

Варіант 3.5

Створіть шаблон Трудова угода документ, збережіть документ у своїй папці під назвою "ЛР_35.dос" та здайте викладачеві на перевірку.

Варіант 3.6

Створіть шаблон Анкета документ, збережіть документ у своїй папці під назвою "ЛР_35.dос" та здайте викладачеві на перевірку.

Поиск по сайту: