Раціональні співбесіди. Керування потоком відвідувачів

Відгородження від відвідувачів:

1. Доручіть своєму секретареві узгодження і дотримання термінів і дат; нехай він погоджує їх завчасно.

2. Використовуйте письмовий стіл Вашого секретаря як свого роду бар'єр, що ніхто не може обминути без відповіді на запитання: «Що я можу для Вас зробити?», «чи не може він Вам подзвонити?» і т.д.

3. Уведіть «спокійну годину», наприклад на початку робочого дня, коли ніхто не може Вас турбувати.

4. Установіть загальну годину для відвідувань і доручіть секретареві запитувати про причини і бажано й час для відвідування, щоб Ви могли підготуватися.

5. Уведіть визначену годину прийому для своїх співробітників.

6. Відвідуйте самі приміщення, де сидять Ваші підлеглі. Набагато простіше самому попрощатися і вийти з приміщення, чим за допомогою компліментів та інших засобів виряджати співрозмовника зі свого кабінету.

7. Приймайте відвідувачів стоячи (наприклад, у приймальні) і визначайте під час вітання пріоритетність і необхідність відвідування. Коли Ваш співрозмовник уже сидить у Вас у кабінеті, Ви виявляєтеся в програші в психологічному відношенні.

8. Намагайтеся по можливості приходити на роботу раніше, замість того, щоб затримуватися ввечері.

9. Закрийтеся в якому-небудь приміщенні, наприклад у кімнаті відсутнього колеги; при цьому лише Ваш секретар може бути проінформований про Ваше місцезнаходження.

10. Своїми особистими контактами займайтеся не на робочому місці. Домовляйтеся, наприклад, пообідати з важливими для Вас людьми, або випити чашечку кави.

11. Свій письмовий стіл поставте так, щоб його не було видно у відкриті двері; тим самим ви зможете уникнути потенційних відвідувачів.

12. І найголовніше: покінчить з міфом «відкритих дверей»!

Планування і підготовка відвідувань:

1. Запитуйте себе, маючи на увазі конкретного відвідувача, якого Ви хочете прийняти чи запросити, яка мета Вашої розмови.

2. З'ясуйте на початку візиту по можливості разом зі співрозмовником питання: «Яка мета цієї бесіди?»

3. Попередньо встановлюйте тривалість візиту.

4. Переносіть бесіду на інший час, якщо ви не можете досягти поставленої мети в наявний у Вашому розпорядженні час.

5. Приватну інформацію викладайте наприкінці, коли покінчите з основною темою.

6. Доручіть своєму секретарю стежити за часом візиту; домовтеся з ним про те, щоб він Вам нагадував про нього чи втручався в розмову за допомогою фрази типу: «Через півгодини Ви повинні їхати в місто N» і т.д.

7. Підготуйтеся до бесіди (підґрунтя проблеми, колишні дискусії на цю тему, прийняті рішення і кроки) і тримайте напоготові необхідні документи.

8. Продумайте можливі аргументи і заперечення свого співрозмовника.

9. Нарешті, перевірте, чи необхідна ця бесіда і чи є альтернатива (наприклад, телефонна розмова чи ділова зустріч за обіднім столом).

Співбесіда зі співробітниками:

1. Встановіть для співробітників визначену годину прийому, під час якої Ви зможете обговорити з ними усе, що накопичилося за минулий період.

З цією метою заведіть на кожного співробітника окремий листок для записів у своєму щоденнику часу.

2. Проводіть регулярні короткі оперативні наради, щоб прояснити виникаючі робочі й управлінські проблеми.

3. Обідайте разом зі своїми співробітниками час від часу, щоб задовольняти потреби в особистих контактах.

4. Спонукайте Ваших співробітників використовувати телефон або писати короткі записки, коли не потрібно безпосереднє спілкування.

З незаявленими відвідувачами:

1. Насамперед, запитайте відвідувача про причини візиту (з'ясуйте питання: що, для чого, хто, чому, як, чим, коли?).

У залежності від отриманих відповідей:

2. Делегуйте розмову своєму співробітнику, в інший підрозділ чи відділ.

3. Якщо можна вирішити питання з невеликими витратами часу, - продовжуйте розмову.

4. В іншому випадку погодьте час зустрічі і «відпустіть» відвідувача.

Поиск по сайту: