Раціональна обробка вхідної пошти

1. Слід попередити секретаря про те, щоб Вам передавали тільки вхідну кореспонденцію, що має для Вас значення, і відмовтеся від усієї «рутинної пошти».

2. Доручіть робити попереднє сортування вхідної пошти (наприклад, за пріоритетами) і розкладку її в спеціальні папки чи шухляди.

3. Розпорядіться про те, щоб до вхідного листа прикладалися необхідні роз'яснювальні матеріали.

4. Усе, що не представляє інформаційної цінності, не підлягає обробці чи збереженню, повинно негайно переправлятися в корзину для паперів.

5. При читанні листа відразу ж позначайте усі важливі місця в тексті, щоб полегшити собі й іншим наступну обробку.

6. Робіть на листі вказівки і зауваження по обробці, вказуйте, наприклад, ключові слова майбутньої відповіді, термін виконання, виконавця, місце в архіві і т.п.

7. Вхідну пошту, що повинна оброблятися в іншому місці, негайно переправляйте за призначенням.

8. Обробляйте лист по можливості відразу після одержання, тобто під час перегляду пошти.

9. Обробка кожного листа полягає не тільки в читанні, а й у розробці якихось заходів.

10. Улаштуйте собі шухляду для пошти з трьома відділеннями:

· до негайного виконання;

· до повторного розгляду;

· в архів.

Раціональна обробка вихідної пошти

1. Метод негайної відповіді: напишіть від руки на отриманому Вами листі свою відповідь, поставте дату, підпис і відішліть оригінал відправнику (копію залишіть у справі).

2. Підготовка листів-копій.

3. Підготовка «листів-маятників»

4. Узгодження з партнером - відправлення двох екземплярів з позначкою «Будь ласка, використовуйте прикладену копію для написання від руки короткої відповіді».

5. Використання стандартних бланків.

6. Використання персональних комп'ютерів.

Система підготовки до бесід включає з’ясування таких питань:

Питання для контролю знань

1. Як можна підвищити швидкість читання?

2. Які методи “до читання Ви знаєте?

3. Які методи “під час читання” Вам відомі?

4. У чому сутність техніки читання “за діагоналлю”?

5. У чому сутність техніки читання “слалом”?

6. Які методи “після читання” Ви знаєте?

7. У чому переваги маркування тексту?

8. У чому сутність та зміст методу SQЗR?

9. Які правила підготовки нарад Вам відомі?

10. Які Ви знаєте типи учасників нарад та як з ними поводитися?

11. Які правила слід застосовувати після проведення нарад?

12. Як можна управляти потоком відвідувачів?

13. Які телефонні “гріхи” Вам відомі?

14. У чому сутність поняття “телефонні блоки”?

15. Які Ви знаєте правила ведення телефонних переговорів?

16. Які правила раціональної обробки кореспонденції Вам відомі?

17. У чому переваги аркушів – пам’яток?

18. Як складати аркуш -– пам’ятку?

Завдання до самостійної роботи

1. Вивчення та конспектування теоретичного матеріалу з питань теми.

2. Вивчення основних понять, термінів і складання термінологічного словнику. Основні терміни і поняття: метод читання SQ3R, читання по діагоналі, техніка читання «слалом», відвідувальний менеджмент, відгороджування, телефонні «гріхи».

Література: 4, 5, 9-11, 18, 20, 22, 23

Поиск по сайту: