Методичні рекомендації

Нове покоління фахівців приділяє дуже велику увагу плануванню й ефективній організації своєї праці, більш раціональному використанню робочого часу, тому що невпорядкованість дня створює непродуктивний стиль і приводить до нераціонального використання часу у всіх сферах діяльності.

Планування як складова частина задач і правил самоменеджменту означає:

- підготовку до реалізації поставлених цілей;

- упорядкування часу.

Головна перевага планування полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі.

Практичний досвід свідчить, що збільшення витрат часу на планування приводить до скорочення часу на виконання і, у кінцевому рахунку, до економії часу в цілому. Щоб планування було ефективним, потрібно від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) максимально 1% часу витрачати на планування. Наприклад, для розробки плану дня потрібно 5 – 10 хвилин.

На жаль, багато хто під плануванням мають на увазі простий запис поточних справ наступного дня. При цьому, у кращому випадку обмежуються спробою об'єктивно оцінити обсяг майбутньої роботи без аналізу бюджету часу, маючи тільки перелік робіт.

Розглянемо принципи і правила планування ефективного використання робочого часу й особистої роботи. Розривати ці елементи не можна. Аналізувати і планувати треба тільки разом, тобто треба чітко визначати і види робіт і час на їх виконання.

1.Основним принципом планування є дотримання співвідношення 60:40. Це означає, що складати план треба лише на визначену частину свого робочого часу, як показує досвід, найкраще на 60%.

Події, що важко передбачити, моменти що відволікають («поглиначі часу»), а також події особистого плану не можуть бути заплановані цілком. Відповідно, свій час треба розподілити між 3-ма блоками.

Основне правило планування часу:

60 % - запланований час;

20 % - непередбачений час (резерви часу на неплановані дії);

20 % - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).

У залежності від виду Вашої діяльності ці величини можуть відхилятися в той чи інший бік. Більш точно Ви можете їх визначити, виходячи з аналізу окремих видів діяльності і витрат часу, тому що саме такий аналіз є основою всякого планування часу.

2. Другий принцип планування – аналіз видів діяльності і витрат часу, листок «денних перешкод».

Сутність цього принципу полягає в документуванні того, як і на що Ви використовуєте свій час (див. тему 1).

3. Принцип планування – зведення задач воєдино – складання плану дій.

Треба:

· перелічити всі майбутні в плановому періоді задачі;

· розділити їх на довго-, середньо- і короткострокові;

· встановити пріоритетність у рішенні задач.

4. Регулярність – системність – послідовність. Цей принцип означає, що треба регулярно і систематично працювати, послідовно доводити до кінця розпочату справу.

5. Реалістичне планування - тобто планування такого обсягу робіт, з яким реально можна впоратися.

6. Пристосовність – це значить, що треба виявляти гнучкість, щоб досягалися Ваші цілі.

7. Поповнення втрат часу: слід прагнути відразу ж поповнювати втрати часу: наприклад, краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганяти втрачене напередодні.

8. Письмова форма – обов'язкова.

9. Перенос незробленого – невиконані задачі переносяться в план наступного періоду.

10. Фіксація результатів замість дій, тобто в планах треба записувати результати і цілі (кінцевий стан), а не просто які-небудь дії.

Наприклад, замість: «подзвонити пану Дорошенко» краще записати конкретно: „погодити з паном Дорошенко програму ЕОМ”.

11. Установлення часових норм.

Треба встановлювати точні норми, що передбачають рівно стільки часу на визначену роботу, скільки вона того варта.

Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є взагалі. Тобто якщо Ви, наприклад, призначили нараду і відвели на цю нараду 2 години, то вона стільки і триватиме, хоча, можливо, що цілі наради можуть бути досягнуті набагато швидше, наприклад, за 1 годину чи 90 хвилин.

12.Обов'язково встановлювати точний термін виконання.

У такий спосіб Ви привчите себе до самодисципліни. Фіксація точних термінів виконання особливо важлива при складанні домовленості з іншою стороною. Тут треба уникати неточних формулювань, наприклад, «Якомога швидше». Що значить: «Якомога швидше?» - це через годину?, протягом дня?, чи завтра?, через тиждень?

Обов'язково домовляйтеся, до якого терміну завдання повинно бути виконано. Це дасть вам змогу уникати непорозумінь.

13.Установлення пріоритетів (тобто ступеня важливості справ).

Точно встановлюйте, якій справі якого роду пріоритети Ви віддаєте, тобто що слід виконувати в першу чергу, що – в другу, що – потім.

14.Позбавлення „тиранії нагальності”.

Треба учитися відрізняти найважливіше від нагального. Термінова (спішна) справа не завжди буває найважливішою, однак саме нагальні і невідкладні справи займають часто велику частину нашого дорогоцінного часу.

„Тиранія нагальності” виникає внаслідок того, що неважливим справам віддається перевага тільки тому, що через погане планування не важливі справи стають терміновими.

15.Делегування (передоручення) справ.

Тобто, треба встановлювати у своїх планах, яку роботу Ви повинні виконувати самі (особисто), а яку можна передоручити. Про делегування мова докладно буде вестися пізніше.

16. „Поглиначі” часу і резерви часу.

Треба залишати визначений відсоток свого часу як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних дзвоників чи на випадок недооцінки тривалості окремих справ і намагатися скоротити кількість «перешкод».

17.Переробка – повторний огляд.

Варто постійно перевіряти і переробляти свій план з погляду – чи можуть бути ті чи інші його пункти виконані цілком у встановлений термін.

18.Вільний час.

Принцип передбачає планування і використання свого вільного часу, а також часу, що іде на поїздки і очікування.

19.Часові блоки і спокійний час (закриті години).

Цей принцип означає, що треба визначати тривалі безперервні періоди часу (блоки) для рішення великих задач (це так званий спокійний час, закриті години) і короткі проміжки - для обробки декількох дрібних справ.

Доцільно при цьому для закритих годин планувати найбільш сприятливі години, з урахуванням біоритмів (це, як правило, ранкові години).

20.Час для планування і творчості.

Треба резервувати також визначену частину свого часу для планової, підготовчої і творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації. Якщо цей час губиться в повсякденних справах, треба подбати про те, щоб найближчим часом заповнити втрати.

Крім зазначених, треба враховувати у своїх планах також принципи планування:

21.Рутинної роботи.

22.Непродуктивної діяльності.

23.Піклуватися про різноманітність виконуваних робіт.

24.Треба також погоджувати свої власні часові плани з планами інших людей (своїх колег, начальника, підлеглих).

25.Варто також враховувати можливість альтернативного планування - за принципом: «Завжди можна знайти інший шлях – кращий».

З указаних принципів та правил планування робочого часу слід вибрати і написати для себе 5 ключових правил - принципів, яких Ви збираєтеся дотримуватися найближчим часом.

Система планування робочого часу

На схемі планування часу представлене як закрита система, у якій чітко видно взаємозв'язки між окремими видами планів: довгострокові плани конкретизуються у відповідних середньо- і короткострокових, річних, а потім у планах поточного періоду – квартальних, місячних, декадних, які зрештою втілюються в планах дня.

Після закінчення відповідного планового періоду порівнюється, що заплановано і що фактично виконано, визначаються результати періоду, що враховуються для коригування планів на наступний період.

Якщо Ви вирішили скласти свій план життя, то довгостроковий план послужить Вам основою для процесу планування.

З плану на кілька років уперед Ви виводите річний план шляхом переносу в нього з відповідного річного стовпця всіх тих завдань, що Ви собі намітили.

Наприкінці поточного року треба робити план на наступні 12 місяців, найкраще з поквартальною розбивкою.

На підставі поквартального плану складається місячний, потім декадний план. Тут уже підвищується точність планування – у місячному плані задачі враховуються з більшою деталізацією, витрати часу вимірюються у годинах.

Останнім й одночасно найважливішим кроком в системі планування часу є денний план, у якому конкретно втілюються поставлені цілі.

Таким чином, розглянувши систему планування робочого часу, бачимо, що планування являє собою поступове просування вперед, до Вашої головної мети шляхом розкладання загальної задачі на частки. І робиться це для того, щоб різні дії можна було розподілити в часі.

Методи планування робочого часу

Найбільш розповсюдженими методами планування робочого часу є:

1. Метод «Альпи»

2. Щоденник часу.

1. Планування за методом «Альпи» при щоденних витратах 10- 15 хвилин приносить багаторазовий виграш у часі.

Метод «Альпи» включає 5 стадій:

1. Складання завдань

2. Оцінку тривалості завдань

3. Резервування часу (у співвідношенні 60/40)

4. Прийняття рішень по пріоритетах і передорученню справ (делегуванню)

5. Контроль (облік незробленого)

Ι стадія – складання завдань.

Треба записати у відповідних розділах свого плану дня все те, що Ви повинні зробити наступного дня:

1) задачі зі списку справ з тижневого (місячного) плану;

2) невиконані напередодні справи;

3) справи, що додалися;

4) термінові справи;

5) задачі, що періодично виникають.

При цьому слід вживати загальноприйняті скорочення, наприклад:

В - візити або відрядження;

Н - наради;

Д - делегування справ;

К - контроль;

П - у процесі, у роботі;

Т - телефонні розмови і т.д.

Два – три дні тренувань - і Ви зможете легко в першому наближенні розподіляти завдання за пріоритетами.

Однак це тільки початок складання Вашого плану дня.

Реалістичний план дня повинний бути завжди обмежений тими завданнями, що Ви фактично в змозі зробити.

ΙΙ стадія: оцінка тривалості справ.

Проти кожного завдання треба проставити приблизний час для його виконання. Потім просумуйте все і визначте загальний час.

Якщо Ви спробуєте протягом 10 днів складати письмові плани і дотримуватися їх, то на 11-й день Ваш план буде виконаний у повному обсязі і з великою точністю по термінах.

ΙΙΙ стадія: резервування часу про запас.

При складанні плану дня треба дотримуватися основного правила планування часу: тобто прикидати його приблизно на 60% робочого часу, а 40% залишати про запас. При 8 – годинному робочому дні запланований час слід складати не більш як на 5 годин. Якщо Вам не вдається укластися в таку пропорцію, то треба:

1)скоротити список справ;

2)зробити це за рахунок менш важливих справ;

3)передоручити;

4)скоротити час на кожну задачу;

5)перенести частину справ на завтра;

Якщо не виходить – працюйте більше 8-ми годин.

IY стадія – прийняття рішень по пріоритетах і делегуванню.

Ціль цієї стадії – скоротити час, відведений на виконання завдань дня.

Треба:

· установити пріоритети для своїх справ (наприклад, за допомогою аналізу АБВ) і уточнити по них задачі дня;

· перевірити ще раз термін виконання всіх справ;

· розглянути можливість делегування справ.

Y стадія - контроль і перенос незробленого.

Досвід показує, що не всі задачі вдається виконати. Не всі телефонні розмови можуть відбутися. Тому їх слід переносити на інший день.

Для раціоналізації використання часу можна використовувати, також, графічні символи – бюрографию:

Терміново

! важливо

NB! особливо важливо

? з'ясувати

+ пріоритет категорії А

. задачу виконано

.. задачу виконано особливо добре

Можна застосовувати свої власні позначення.

При успішному використанні техніки планування часу Ви зможете щодня заощаджувати 10 - 20 % Вашого часу!

Як ефективний інструмент планування і керування своїм часом, у повсякденній практиці варто застосовувати щоденник часу.

Щоденник часу є найважливішим робочим засобом особистого самоменеджменту. Він являє собою одночасно: календар-пам'ятку, особистий щоденник, записну книжку, інструмент планування, довідник, абонентську книжку, картотеку ідей, інструмент контролю.

Структура щоденника часу

Календарна частина – тут формуляри для місячних, декадних і денних планів. Особливе значення придається плану дня. Принцип – одна сторінка на день.

Розділ службових та інших дат – тут можна записати, щоб постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад:

· терміни проведення семінарів, нарад

· тарифи зарплати і доходів

· списки днів народжень і інших важливих дат

· поштові тарифи

· розклад літаків, потягів

· адреси готелів

· календар футбольних матчів

· картки для запису ідей

Розділ: адреси і телефони

· у Вас завжди будуть під рукою найважливіші телефонні номери й адреси, якими Ви найчастіше користуєтеся

Загальна частина

· різні візитки, службовий пропуск, фотографії і т.п.

Щоденник часу підвищує якість роботи. При 8-годинному робочому дні раціональне ведення щоденника часу дозволяє заощаджувати щодня цілу годину!

Приклади форм для розробки системи планів

Довгостроковий план (план на декілька років вперед, наприклад на 5 років) можна скласти за такою формою:

Довгостроковий план (план на 5 років)

Такі ж форми можна використовувати при складанні плану на рік.

Для розробки місячного, тижневого, декадного плану та планів дня краще скористатися іншою формою, що передбачає аналіз завдань за пріоритетами А, Б, В:

План роботи на січень

При складанні планів за цією формою розподіліть свої завдання за пріоритетами. Слід усвідомити, що план – не догма. В залежності від обставин плани можуть змінюватися, доповнюватися, перероблятися. Переглядати свої плани і коригувати їх слід регулярно.

Приклад складання плану роботи на день.

План роботи на день ____________ листопада 2007 р.

Питання для контролю знань

1. Яке значення має планування робочого часу?

2. У чому переваги планування робочого часу?

3. Які принципи і правила планування робочого часу Ви знаєте?

4. Що таке система планування робочого часу?

5. Які методи планування робочого часу Вам відомі?

6. Що таке метод “Альпи”? Які його переваги?

7. Що таке бюрографія, яке її значення?

8. Що таке щоденник часу та у чому його переваги?

Завдання до самостійної роботи

1 Вивчення та конспектування теоретичного матеріалу з питань: «Основи планування робочого часу», «Методи планування робочого часу».

2. Вивчення основних понять і термінів і складання термінологічного словнику. Основні терміни: планування як складова частина задач самоменеджменту, головна перевага планування, принципи і правила планування, система планування, метод «Альпи», щоденник робочого часу.

Тест

Планування

Планування передбачає здатність до раціональних дій, яка може бути пере­вірена за допомогою цього дещо жартівливого тесту. Для його виконання вам слід вибрати найбільш відповідний варіант відповіді та підрахувати кількість балів, що стоять після нього в дужках.

1. Чи доводиться вам братися за дві роботи одночасно?

Рідко (1); часто (0); ніколи (2).

2. Чи купуєте ви дорогі речі, навіть якщо знаєте, що потім важко буде звести кінці з кінцями?

Ніколи (2); завжди (0); іноді (1).

3. Якщо вам сподобається красива річ, чи зупинить вас ціна?

Ніколи (0); іноді (1); завжди (2).

4. Якщо у вас зіпсується побутовий прилад, ви купите новий чи спробуєте відремонтувати старий?

Куплю (0); залежить від ціни (1); полагоджу сам (2).

5. Що ви робитимете, якщо порветься шкарпетка?

Зашию (2); про всяк випадок збережу цілу (1); викину обидві (0).

6. Чи вимикаєте ви світло, коли воно не потрібне?

Ніколи (0); іноді (1); завжди (2).

7. У якому випадку ви телефонуєте?

Як правило, у справі (2); як доведеться (1); люблю поспілкуватися (0).

8. Чи вдається вам одночасно виконувати кілька завдань?

Так (2); зважаючи, які справи (1); ні (0).

9. Що ви робите зі старими газетами?

Викидаю (0); зберігаю (1); здаю на макулатуру (2).

10. Чи купуєте ви більше хліба, ніж потрібно?

Так (0); іноді (1); ні (2).

11. Чи з'їдаєте ви все, що лежить на тарілці?

Завжди (2); іноді залишаю (1); ніколи (0).

12. Чи акуратно ви носите одяг і взуття?

Так (2); не завжди (1); ні (0).

13. Чи дбайливо ви ставитеся до чужих речей?

Ні (0); так (1); обережніше, ніж до своїх (2).

Підведіть підсумки

Якщо ви набрали більше за 20 балів, ви дуже раціональна людина і успішно впораєтесь з обов'язками плановика. Якщо кількість балів складає від 13 до 19, вам також можна доручати складати плани, але при цьому контролювати, бо іноді ви любите показати широту натури, у тому числі й за рахунок фірми.

При кількості набраних балів від 6 до 12, ви можете лише допомагати іншим, оскільки бажання економити охоплює вас лише іноді і ви відмовля­єте собі й іншим у всьому необхідному, але коли воно минає, всіма силами надолужуєте втрачене. Нарешті, якщо кількість балів у вас менша 6, до пла­нової діяльності вас допускати не можна, бо ви безтурботні.

Література: 1, 3, 4, 9-12, 18, 20, 22, 23

Поиск по сайту: