Методичні рекомендації. Слід усвідомити, що функція самоменеджменту “реалізація і організація” означає більш ефективну та раціональну організацію робочого дня

Слід усвідомити, що функція самоменеджменту “реалізація і організація” означає більш ефективну та раціональну організацію робочого дня. Засвоєння правил та принципів організації своєї роботи дозволять визначити свій особистий, індивідуальний стиль роботи.

Організаційні принципи денного розпорядку

Основний принцип організації робочого дня: – робота повинна підпорядковуватись мені, а не навпаки.

Існує 25 організаційних принципів денного розпорядку, які умовно можна поділити на 3 частини: початок дня, основна частина дня, кінець дня.

Правила раціональної організації робочого дня:

Початок дня:

1. Розпочинати день з гарним настроєм.

2. Виконання фізичних вправ, сніданок, збори на роботу.

3. Розпочинати роботу в один і той самий час.

4. Перевіряти план дня.

5. Спочатку робити найважливіші завдання.

6. Розпочинати роботу без тривалого періоду «впрацювання».

7. Погоджувати план дня з секретарем.

8. Вранці займатись виконанням найважливіших та найскладніших справ (категорії А).

Основна частина дня:

9. Підготуватись до виконання кожного завдання за планом.

10. Чітко встановлювати тривалість виконання кожної справи.

11. Запобігати імпульсивних дій, які заважатимуть виконанню плану.

12. Відхиляти невідкладні проблеми, що виникають додатково.

13. Запобігати незапланованих справ.

14. Своєчасно робити перерви.

15. Однорідні завдання виконувати серіями (блоками).

16. Розпочинати наступну справу тільки після завершення попередньої.

17. Раціонально використовувати часові перерви між виконанням завдань.

18. Працювати антициклічно.

19. Встановлювати «закриті» та «спокійні» години.

20. Контролювати час та плани.

Завершення дня:

21. Завершувати незроблене.

22. Контролювати результати (самоконтроль).

23. Складати плани на наступний день.

24. Кожний день повинен мати свою кульмінацію.

25. Додому йти з добрим настроєм.

Графік працездатності

Працездатність кожної людини піддається визначеним коливанням, що відбуваються в рамках природного ритму. Пік працездатності, як правило, припадає на першу половину дня, коли шлунок, підшлункова залоза, селезінка і серце функціонують найбільш активно. Протягом дня цей рівень поступово знижується. Тому найбільш значимі, важливі й термінові справи варто виконувати до обіду.

Працездатність людини протягом дня характеризується фазним розвитком. Основними фазами є:

- Фаза впрацювання, чи наростаючої працездатності. Протягом цього періоду відбувається перебудова фізіологічних функцій від попереднього виду діяльності людини до поточного. Залежно від характеру праці й індивідуальних особливостей ця фаза триває від кількох хвилин до 1,5 години.

- Фаза стійкої високої працездатності. Для неї характерно, що в організмі людини установлюється відносна стабільність чи навіть деяке зниження напруженості фізіологічних функцій. Цей стан поєднується з високою працездатністю. Фаза стійкої працездатності може утримуватися протягом 2-2,5 і більше годин.

- Фаза розвитку стомлення і пов’язаного з ним падіння працездатності триває від кількох хвилин до 1-1,5 години і характеризується погіршенням функціонального стану організму.

Динаміка працездатності протягом дня графічно являє собою криву, що наростає в перші години, проходить потім на досягнутому високому рівні й знижується до обідньої перерви. Описані фази працездатності повторюються і після обіду. При цьому фаза впрацьовування протікає швидше, а фаза стійкої працездатності нижче за рівнем і менш тривала, ніж до обіду. В другій половині зміни зниження працездатності настає раніше і розвивається сильніше у зв’язку з більш глибоким стомленням.

Для динаміки працездатності людини протягом доби, тижня характерна та ж закономірність, що й для працездатності протягом дня. У різний час доби організм людини по-різному реагує на фізичне і нервово-психічне навантаження. Відповідно до добового циклу працездатності найвищий її рівень відзначається в ранкових і денних годинах: з 8 до 12 години першої половини дня і з 14 до 17 години другої. У вечірні години працездатність знижується, досягаючи свого мінімуму вночі.

У денний час найменша працездатність, як правило, відзначається в період між 12 і 14 годинами, а в нічний час – з 3 до 4 години.

Розробляти свій режим праці і відпочинку слід виходячи з особливостей зміни працездатності. Якщо час роботи буде збігатися з періодами найвищої працездатності, можна виконати максимум роботи при мінімальній витраті енергії і мінімальному стомленні.

Для того, щоб визначити свій індивідуальний денний ритм, слід систематично та усвідомлено спостерігати за собою протягом 10 днів та визначити:

- В який час дня Ви маєте найбільший приплив енергії?

- В який час дня Ви краще сприймаєте інформацію?

- Коли відчувається втома, які види діяльності особливо важко робити?

- До якого часу відчувається втома?

- Коли Ви починаєте боротьбу зі сном?

- Коли Ви лягаєте спати?

- Який період дня є дійсно Вашим робочим часом?

- Коли Ви займаєтеся найбільш важливими справами?

- Коли Ви виконуєте менш важливу роботу?

На підставі спостережень за собою і відповіді на перелічені вище питання слід намалювати свій особистий графік працездатності і враховувати його при плануванні роботи.

Біологічні закономірності. Біоритми

Поряд з регулярними коливаннями денної працездатності спостерігаються інші біологічні закономірності протягом більш тривалих періодів часу – біоритми.

Працездатність людини має регулярні фази активності і розслаблення. Відповідно до теорії біоритмів людина від дня народження знаходиться під впливом трьох різних постійно мінливих потоків енергії. Віддача енергії означає активність (підйом), поглинання енергії – відпочинок (спад).

Розрізняють три окремих ритми:

Ф (фізичний ритм) – тривалість періоду 23 дні, перепад кожні 11,5 дня. Впливає на фізичну силу і на силу волі.

П (психічний ритм) – тривалість періоду – 28 днів, перепад – кожні 14 днів. Впливає на динаміку почуттів, настроїв, творчих сил.

І (інтелектуальний ритм) – тривалість періоду – 33 дні, перепад – 16,5 дня. Впливає на розумові здібності, наприклад, на концентрацію і цілковите самовладання.

Особливої уваги заслуговують дні перепадів, коли відбувається зміна фаз біоритмів. Їх називають критичними днями, тому що в цей час можуть відбуватися спонтанні порушення нормальних фізіологічних функцій, працездатності, контролю над волею і розумом. Подібні зміни фаз тривають 24 години, їхнє настання залежить від години народження, тобто вони можуть захоплювати як попередній, так і наступний день. Важливо знати: не кожен критичний період приводить до критичного стану, однак у ці дні треба бути особливо обережним.

Коли зміна фаз збігається з нульовою точкою одного з ритмів – цей день вважається «поганим днем». Коли в цій точці сходяться два ритми (циклу), цей день оцінюється як «дуже поганий» (таких днів шість у році). А коли сходяться три цикли – день вважається «небезпечним» (буває тільки раз на рік).

Приклад аналізу біоритмів

Критичні дні 7, 8, 13, 18, 22, 29 – це дні, коли відбувається зміна знаку біоритмограми на протилежний, тобто коли біоритмограма перетинає нульову вісь. Особливо небезпечним є 29 січня – це двічі критичний день: два біоритми змінюють свій знак на протилежний. У такі дні слід бути особливо уважним при виконанні робіт особливо відповідальних, небезпечних, при керуванні автомобілем і т.п. Керівнику не слід планувати на такі дні важливі переговори, наради, тому що існує можливість прийняття неправильних рішень.

Індивідуальний робочий стиль

Для забезпечення раціональної, продуктивної розумової праці її треба організувати так, щоб передбачати зміну різних видів діяльності протягом робочого дня відповідно до того, як змінюється працездатність. Так, на початку роботи працездатність нижча за звичайні середні показники; наприкінці першої години вона досягає найвищого рівня, тримається на ньому протягом другої і третьої годин, а потім починає знижуватись. Тому для людей розумової праці особливо важливо основну, найважчу роботу, пов’язану з обдумуванням, узагальненнями, засвоєнням чогось нового, виконувати в першій половині робочого дня. Допоміжні операції, що потребують незначного напруження, бажано виконувати наприкінці дня.

Якщо з якоїсь причини людина не працювала певний час, то навантаження треба збільшувати поступово, особливо в старшому віці.

Коли людина починає займатися новою, незнайомою діяльністю або приступає до неї після досить великої перерви, то входити в роботу також потрібно поступово. В перші дні працівник швидко відчуває втому, іноді в нього тремтять м’язи, настає загальне нездужання. Потім по мірі звикання і втягування в роботу він вже не так стомлюється, продуктивність поступово зростає.

Розумову діяльність, так само, як і фізичну, не можна розпочинати, напружуючись з останніх сил. Про це треба пам’ятати ще й тому, що при фізичній праці людина швидше призвичаюється, ніж при розумовій. Поступове входження в робочий процес сприяє поліпшенню й вдосконаленню працездатності, виробленню трудової вправності, пам’яті, уваги й мислення.

Щоб діяльність була продуктивною, необхідне постійне тренування, яке має велике значення для розвитку і використання трудових та функціональних можливостей організму. Тренованість забезпечує економніше витрачання функціональних можливостей організму і мобілізує приховані резерви діяльності окремих органів і систем, коли в тому виникає потреба. Така мобілізація сил має важливе значення в період великого напруження в роботі (під час складання звітів, екзаменів та ін.). Важливу роль вона відіграє також у профілактиці різних хвороб, пов’язаних з інтенсивною працею. У стані спокою в тренованих людей рівень функції кровообігу нижчий, ніж у нетренованих. Однак при фізичних навантаженнях або при великому нервово-емоційному напруженні у тренованих людей цей показник досягає значно вищого рівня фізіологічних можливостей.

Індивідуальний робочий стиль визначається: властивостями характеру, схильністю до чогось, звичками.

Для зміни свого робочого стилю слід усвідомити сильні та слабкі сторони свого стилю роботи; стимулювати сильні сторони та працювати над подоланням особистих недоліків.

Питання для контролю знань

1. Які організаційні принципи початку робочого дня Ви знаєте?

2. Які організаційні принципи можна використовувати протягом дня?

3. Як слід закінчувати робочий день? Які коливання працездатності людини спостерігаються протягом дня?

4. Що таке графік працездатності?

5. Що таке біологічні закономірності? Які Ви знаєте біологічні закономірності роботи людини?

6. Що таке біоритми? Які Ви знаєте біоритми?

7. Що таке індивідуальний стиль роботи та які фактори впливають на його формування?

8. Що заважає ефективній роботі менеджера?

9. Які причини неефективного стилю роботи Ви знаєте?

Завдання до самостійної роботи:

1. Вивчення та конспектування теоретичного матеріалу з питань: «Графік працездатності» та «Біоритми».

2. Вивчення основних понять, термінів і складання термінологічного словнику. Основні терміни і поняття: графік працездатності,біоритми, фізичний біоритм, психічний біоритм, інтелектуальний біоритм, біоритмограма, критичні точки на біоритмограмі, індивідуальний робочий стиль.

Тест

Режим вашого життя та праці

1. Якщо вранці вам необхідно прокинутись раніше, то ви:

а) заряджаєте будильник;

б) довіряєте внутрішньому голосу;

в) покладаєтесь на випадок.

2. Прокинувшись вранці, ви:

а) одразу ж підводитесь з ліжка і приймаєтеся за справи;

б) підводитеся повільно, робите легеньку гімнастику і тільки потім починаєте збиратися на роботу;

в) переконавшись, що є іще декілька хвилин, продовжуєте лежати.

3. З чого складається, зазвичай, ваш сніданок?

а) кава або чай з бутербродом;

б) м’ясна страва та кава або чай;

в) взагалі не снідаю вдома, надаю перевагу більш суттєвому сніданку десь о десятій годині;

4. Який варіант робочого графіку ви б обрали для себе:

а) початок роботи точно в один і той самий час;

б) початок роботи коливається в межах ± 30 хвилин;

в) гнучкий графік роботи.

5. Яка тривалість обідньої перерви була б для вас найкраща:

а) щоб встигнути поїсти в їдальні;

б) щоб не кваплячись поїсти та ще й випити чашечку кави;

в) щоб не кваплячись поїсти та ще трохи відпочити.

6. Як часто під час виконання службових обов’язків у вас з’являється можливість обмінятися думками та посміятися разом з колегами?

а) кожного дня;

б) іноді;

в) дуже рідко.

7. Як ви поводите себе у конфліктній ситуації на роботі?

а) уперто відстоюєте свою позицію у тривалих дискусіях;

б) відсторонюєтесь від спорів;

в) ясно викладаєте свою позицію та відмовляєтеся від подальших спорів.

8. Чи залишаєтеся ви на робочому місці після закінчення робочого дня?

а) так, але не більше чим на 20 хвилин;

б) так, приблизно протягом 1 години;

в) так, більше 1 години.

9. Чим ви займаєтеся у вільний від роботи час?

а) зустрічі з друзями, суспільні справи;

б) хобі;

в) домашні справи.

10. Що означають для вас зустрічі з друзями, прийом гостей?

а) можливість відволіктися від справ;

б) марне витрачання часу та грошей;

в) неминуче зло.

11. Коли ви лягаєте спати?

а) завжди приблизно в один і той самий час;

б) коли схочу, коли є настрій;

в) після завершення всіх справ.

12. Як ви використовуєте свою відпустку?

а) усю цілковито;

б) частину – влітку, частину – взимку;

в) по декілька днів, коли накопичується багато домашніх справ.

13. Яке місце займає спорт у вашому житті?

а) обмежуюсь роллю вболівальника;

б) роблю зарядку на свіжому повітрі;

в) вважаю повсякденну роботу та домашнє фізичне навантаження цілком достатнім.

14. За останні 14 днів що з переліченого нижче ви робили хоча б один раз:

а) танцювали;

б) займалися фізичною працею або спортом;

в) пройшли пішки не менше 4 км.

15. Як ви проводите відпустку влітку?

а) пасивно відпочиваю;

б) займаюся фізичною працею, наприклад, на городі, на дачі;

в) гуляю та займаюся спортом.

16. Як проявляється ваше честолюбство?

а) ви будь-якою ціною прагнете домогтися наміченого;

б) сподіваєтеся, що ваші зусилля не залишаться марними;

в) натякаєте оточуючим на вашу цінність і надаєте їм можливість зробити відповідні висновки.

Підрахунок результатів

Ціна відповідей наведена в таблиці.

400 – 480 балів

Ви набрали майже масимальну суму балів. У вас гарний режим праці та відпочинку, який, безумовно добре відбивається на результатах вашої службової діяльності. Регламентованість вашого життя збереже ваші сили та здоров’я, зробить його цікавими.

280 – 400 балів

Ви майже наблизились до ідеалу, хоча й не досягли його. Принаймні, ви володієте мистецтвом відновлювати свої сили навіть при авральній роботі. Важливо, щоб ваша службова діяльність та сімейне життя надалі були врівноваженими, без стихійного лиха. Але у вас ще є й резерви для підвищення продуктивності праці за рахунок кращої організації ритму своєї праці у відповідності до особливостей вашого організму.

160 – 280 балів

Ви – «середнячок». Якщо ви будете й надалі жити в такому ж режимі, то ваші шанси дожити до пенсії у доброму здоров’ї невеликі. Схаменіться, поки ще не пізно, бо час працює проти вас. У вас є можливість змінити свої погані звички. Сприйміть цю пораду як застереження друга і не відкладайте профілактичні заходи на завтра.

Менше 160 балів

Насправді вашому життю не позаздриш. Якщо ви вже маєте якісь недуги, особливо серцево-судинної системи, то сміливо можете звинувачувати тільки себе. Такий спосіб життя є шкідливим. Очевидно, що й на роботі ваші справи не найкращі. Вам потрібна порада спеціаліста – врача-гігієніста або психолога. Але краще буде, якщо ви самі знайдете в собі сили подолати свою життєву кризу та повернути здоров’я.

Література: 1, 3, 4, 9-11, 18, 20, 22, 23, 25.

Поиск по сайту: