Тема: Справочное- информационное документация

К этой группе документов относят: служебные письма, телеграммы, факсы, (корреспонденция)

К справочно-информационным документам также относят: акты, протоколы, справки, докладные, служебные и объяснительные записки.

Справочно-информационная документация подтверждает факты, событие, действие. Эту информацию следует принимать к сведению и она побуждает к действию.

Служебное письмо- применяют для решение различных оперативных вопросов и от решаемых вопросов различают следующие виды писем:

1) Гарантийное письмо- подтверждение ранее обещанных условий (финансовые, договорные и т.д.). Гарантийное письмо подписывает директор и 2-я подпись главного бухгалтера, заверяется печатью.

2) Сопроводительное письмо- составляется при отправке каких-либо документов.

3) Письмо подтверждение- подтверждает какие-либо факты или отправки документов, грузов и т.д.

4) Письмо просьба

5) Письмо извещение

6) Письмо приглашение

7) Письмо – запрос

8) Информационное письмо

Письма оформляют на бланке письма. Наименование видов документа в служебных письмах не указывают. Составляют в 2-х экземпляров. Подлинные отправляют адресату, копия подшивается в дело. Текст письма может состоять из 2-х частей:

1) Вводное- излагаются мотивы создания документа, указывают ссылки на решение вышестоящих органов (в соответствии с протоколом, в порядке оказания технической помощи, доводим до вашего сведения…). Текст соответствует деловому этикету, излагают простыми предложениями (без вымудреных выражений)

2) Текст посвящается одному вопросу. Письма бывают входящие, где дополнительно указывается регистрационный номер и дата, и резолюция (имеет форму приказа). Исходящее письмо, после подписи руководителя регистрируется в журнале и отправляется адресату.

Телеграмма- разновидность служебных писем. Передают, если срочно необходимо доставить информацию. Заполняют печатными буквами, без знаков препинание и союзов. Выполняется на спец бланке или листе чистой бумаги. (спец аппаратные и программное оборудование)

Акт

Акт-документ, составляемый несколькими лицами, т.е. комиссией, которая фиксируют и подтверждают какие-либо факты, событие или действие (результаты ревизий, инвентаризаций, приём работы, нарушение технологии, диациплины и т.д.)

Акт выполняется на общем бланке, подписывает руководитель и заверение печати. Заголовок содержит краткое содержания события.

Текст: вводной части помещают основание составление акта им может быть документ распорядительный, нормальный, накладная, квитанция или усное распоряжение руководителя. Далее указывается комиссия: председатель-это должностное лицо.

Далее указывают членов комиссии(1,2 чел, указываются должность ФИО в алфавитном порядке.) Иногда указывают присутствующих.

Основная часть текста- выполненная работа, какие факты коммисия установила, выводы при разбирательстве данной ситуации. Если есть приложения указывает (различные справки, акт лабораторных испытаний и т.д.) Подписывает председатель и члены комиссии. Количество актов составляют 2 (иногда более)

Для инвентаризации материальных средств применяют унифицированные бланки.

Справочно-информационные документы

Телеграмма- разновидность служебных писем. Передают, если срочно необходимо доставить информацию. Заполняют печатными буквами, без знаков препинание и союзов. Выполняется на спец бланке или листе чистой бумаги. (спец аппаратные и программное оборудование)

Телефонограмма- прием и передача информации по телефону, входящие и исходящие звонки регистрируются в журнале.

Докладная записка- адресуется вышестоящему руководителю с изложением конкретных проблем или кого-то вопроса с выводами и предложениями автора. Выполняется как служебное письмо, но так как это внутренний документ, выполняют на общем бланке или листе чистой бумаге.

Служебная записка

Служебная записка-это тоже внутренний документ, переписка между структурными подразделениями или должностными лицами.

Объяснительная записка

Объяснительная записка- это документ, объясняющий вышестоящему руководителю причины невыполнения какого-либо нарушения (трудовой или технологической дисциплины).

Справка

Справка- это документ, подтверждающий какие-либо сведение, выполнятся на специальном бланке, на листе чистой бумаги, пишут от руки или печатают на ПК.

Справка

Неженец Татьяна Александровна, студентка Краснодарского Колледжа Электронного Приборостроения, принята для прохождения производственной практики с 3 сентября по 28 сентября 2012 на предприятия АЧХ. Инструктаж по техники безопасности проведена. Руководитель практики на предприятии начальник цеха №1 Т.А. Пилюгина.

Начальник отдела персонала ПОДПИСЬ С.В. Иванов

ПЕЧАТЬ

Протокол

Протокол -этим документом фиксируется ход обсуждения вопроса и принятие решений на собраниях, совещаниях, советах и т.д.

Протокол совещания ведет секретарь (назначается или избирается). Оформляется протокол на основании записей хода совещание. Существует полные и краткие протоколы

Наименование предприятии

ПРОТОКОЛ

24.05.2012

г. Краснодар

Технического содержание

Присутствовало 15 человек. Список прилагается.

Председатель: начальник технического отдела Т.А. Неженец

Секретарь: М.В. Мурая

Повестка дня:

Изменения конструкции прибора

1. Слушали: доклад начальника техничего отдела о реконструкции прибора

1. Выступили: выступившие с их предложениями

1. Решили: что сделать по данному вопросу, до какого числа и кто ответственный

Председатель ПОДПИСЬ Т.А.Неженец

Секретарь ПОДПИСЬ М.В. Мурая

Поиск по сайту: