Тема: Документы по учету персонала

Трудовые правоотношение работника и работодателя регулируются законом о труде РФ. Кадровая документация имеет важную роль в жизни любого человека, т.к. является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости. Документы по личному составу хранят 75 лет.

К ним относят:

1. Трудовой контракт (договор)

2. Приказ по личному составу

3. Личная карточка формы Т2

4. Личное дело (для инженерно-технических работников)

5. Автобиография (для работы в специальных служб)

6. Личное заявление

7. Трудовая книжка

8. Резюме

9. Анкета

Прием на работу.

Резюме- сжатая, краткая информация о себе (самореклама)

Заявление – пишут на имя директора с просьбой взять на работу. Необходимо для рассмотрения кандидатуры. Заинтересованные лица визируют это заявления.

Анкета- Составляется собственноручно и все записи должны быть подтверждены документально.

Трудовой договор -заключается между работником и работодателем на определенный срок или на время выполнения конкретной работы.

Основные реквизиты, место работы (наименование предприятие), конкретная работа в соответствии с квалификацией по определенной профессии (дата начала работы и окончание, оплата труда) Обязательства по охране труда, испытательный срок, совмещение профессий, повышение квалификации.

Приказ по личному составу

После проверки документов (паспорт или военный билет, трудовая книжка, диплом, свидетельство об образовании).

Приказ по личному составу (прием на работу, увольнения, перевод на другую работу, предоставления отпуска: очередного трудового, по уходу за ребенком, ученический, без сохранения з/п на 3 дня, направления в командировку, объявление в поощрении или наказании).

Выполняются на бланке для внутренних документов.

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

24.05.2012 №16/2

г. Краснодар

По личному составу

1. УВОЛИТЬ:

1.1. Сколовский Дмитрий Эдуардович, кладовщик ОМТС с 25.05.2012 Основание: окончание действие контракта №150 от 25.05.2011.

2. ПРИНЯТЬ:

2.1. Яковенко Любовь Николаевна, кассира с 26.05.2012 с з/п 8 000 руб. Основание: трудовой контракт № 15 от 26.05.2012

3. ПЕРЕВЕСТИ НА ДРУГУЮ РАБОТУ:

3.1. Иванову Татьяну Павловну, кассира перевести бух-ха с 26.05.2012 з/п 10 000 руб. Основание: личное заявление.

4. ПРЕДОСТАВИТЬ ОЧЕРЕДНОЙ ТРУДОВОЙ ОТПУСК

4.1. Романовой Тамаре Васильевне, секретарю с 25.05.2012 по 2.06.2012 Основание: личное заявление (может быть график отпусков или правила внутреннего распорядка)

Директор ПОДПИСЬ Т.А. Неженец

Далее после издание приказа каждого знакомить с записью в этом приказе и он на отдельном листке или оборотной стороне расписываться с приказом ознакомлен.

Переход на другую работу

Увольнения работника

Личная карточка формы Т2 содержит:

1) ФИО

2) Дата рождения

3) Место рождения

4) Гражданство

5) Знание иностранного языка

6) Образование

7) Квалификации по документу об образованию

8) Наименование образовательного учреждения

9) После вузовская профессиональное образование

10) Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на подбавку за выслугу лет)

11) Состояние в браке

12) Состав семьи

13) Паспорт

14) Адрес места жительства (по паспорту или фактический)

15) Сведение об воинском учете

16) Прием на работы и переводы на другую работу

17) Аттестация

18) Профессиональная переподготовка

19) Награды, почетные звания

20) Отпуск

21) Социальные льготы и т.д.

Учет материально -технические ценности

Первичный бухгалтерский документ- письменное свидетельство о совершений хозяйственной операции.

Хозяйственные операции – учет в денежной форме.

К первичным документам предъявляют требовании:

1) Документ должен иметь наименование

2) Должны иметь название предприятии, адрес, данные о расчетном счете в банке

3) Дата, номер порядковый

4) Измерения (вес, нормы-часы, рубли)

5) Подпись ответственных лиц

6) Исправлений не допускается

Для правильной организации учета материальных ценностей:

1) Разрабатывают и соблюдают номенклатуру продукций

2) Разработка системы документации и документооборота (применение типовой учетной документации). Количество выписываемых экземпляров, порядок подписания документов должностными лицами, порядок доставки материальных ценностей и сдачи на склад, отпуск готовой продукции на сторону.

3) Учет материалов (введение карточек, инвентаризации, сверка с бухгалтерией)

Получение ТМЦ от поставщика:

1) Оформление доверенности- бывают 2-х видов, выписывается на конкретное лицо с указанием паспортных данных и срока действие доверенности, заверяется подписью руководителя, главного бухгалтера, на оборотной стороне указывают получаемые материальные ценности. Материал выдается по доверенности и накладной, на склад товарно-материальные ценности сдаются и оформляются приходным ордером. При количественном и качественном расхождений составляют акт о приемке.

Перемещение ТМЦ внутри предприятия

Отпуск ТМЦ в производство осуществляется по лимитно- заборной карте.

Отпуск ТМЦ на сторону

Накладная на отпуск материалов на сторону, приказ на отгрузку, пропуск на вывоз, веление карточки на складе.

Договор – поставки

В водной части текста указывают правильное наименование одного прдеприятие и в лице директора или другого ответственного лица ФИО (кто подписывает), указывают наименование документа разрешающий это действие

Основная часть состоит из глав:

1) Предмет договора (что поставляет)

2) Качество и конкретность

3) Цена и сумма договоров (очень часто цена регулируется протоком)

4) Порядок отгрузки (само вывоз или наемный транспорт, кике объемы, с какой периодичностью)

5) Тара и упаковка

6) Порядок расчета

7) Ответственность сторон

8) Форс-мажорные обстоятельства

В конце договора идут адреса и подписи сторон

Документы по учету и использованию рабочего времени и начисление заработной плате

Система оплаты труда вулючает 3 основных элемента

1) Тарифные ставки, тарифные сетки, разряд

2) Норма труда(выработка)

3) Форма оплаты

Для учета отработанного времени ведут табель в одном экземпляре. Выполненную работу учитывают в сменном здании в порядке, в заказе, в акте.

Выдача заработной платы оформляется расчтено - платежной ведомостью (применяется для мелких предприятий)

Платежная ведомость (для крупных предприятий) сума к получению, рядом роспись.

Типы организации документооборота

Документооборот – движения документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Документы организации можно разделить на 3 группы

1) Входящие

2) Исходящие

3) Внутренние

Порядок прохождения входящих документов:

1) Прием и первичная обработка

2) Предварительное рассмотрение

3) Регистрация

4) Рассмотрение руководителем (резолюция)

5) Доставка документов исполнителю

6) Контроль исполнения

7) Подшивка исполненного документа в дело

Порядок прохождения исходящих документов (отправление организации по другим адресам)

Имеет порядок:

1) Проект документа

2) Изготовление документа согласно ГОСТа

3) Визирование с согласующими сторонами

4) Подписание документа (утверждения)

5) Регистрация (номер, дата)

6) Отправка документа адресату

Признаки заведения дел

Формирование:

1) По названию разновидности документов (приказы директора по основной деятельности)

2) По названию автора документа (протоколы, совещании советов директоров)

3) По названию корреспондента (переписка с ООО «ВЫШЕЛ» по реализации продукции в 2012 г)

4) В дело группируют различные документы, относящиеся с решением одного вопроса (учредительные договоры)

Последовательность расположение документов формировании дела

1) В хронологической последовательности (приказы, служебные письма)

2) В порядке алфавита по фамилиям (личные карточки, лицевые счета)

3) По номерам (накладные, квитанции)

При формировании дел соблюдать следующие правила:

1) В дело помещают только исполненные документы, правильно оформленные.

2) Формируют дело из документов одного года (но могут быть и переходящие дела)

3) Отдельно группируют документы постоянного и временного срока хренения

4) Документы помещают в дело с приложениемк ним

5) Документы имеющие гриф секретности

6) Объем дела не должен превышать 250 листов, если больше, то делиться на тома.

Дело, в которое подшивают документы представяет собой твердую папку на обложке указываебт: называние организации, название структурного подразделения, № дела по номенклатуре, заголовок дела, дата(год), количество личстов. Срок хранения

Подготовка и передача дел в архив

1) Проведение экспертизы целостей документа. Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза в постоянно действующей экспертной косиссей которая издается приказом. Председателем комиссии является одним из руководящим работников. Решение принимают большинством голосов и протоколируют.

2) Комтсстя руководствуется основным правилам положением об архивном фонде.

Экспертная комиссия изучает документы с целью отбора, хранения в архиве или уничтожении. Отобранные для хранения сдают в архив и должны быть правильно оформлены и проводят следующую работу:

1) Оасполагают в хронологической последовательности с января по декабрь

2) Документы в деле пронумерют, валовая нумерация. Нумерацию проихводят арабской цифрой, черным карандашом в правом верхнем углу. Сложенные листы разворачивают и нумеруют также

3) Чертежы и фотографии нумеруют с обратной стороны, составляется заверительная подпись дела, она имеет определенную форму.

4) Для некоторых видов дел с ценными документи составляется внутренняя опись документов дела.

5) Дело прошивается и в твердую обложку, переплетается так, чтобы текст документа мог быть читаемым.

Оформление обложки дела

1) Наименование орагизации

2) Регистрационный номер

3) Заголовок

4) Дата

5) Срок хранения

1) Документы в архив сдаются по описи

2) На документы, отобранные к уничтожению составляется акт

Поиск по сайту: