Індекс, Країна, Місто, Адреса, Організація, Прізвище, Ім_я, По_батькові, Стать

Хід роботи

1. Створити папку Лаб_1 в робочій папці з вашим прізвищем за шляхом D:\ФормаНавчання\НазваГрупи\Прізвище\Лаб_1, в якій створити документMicrosoft Word з назвою Бланк_ПрізвищеСтудента.

2. Провести аналіз завдання (рис. 1.5).

3. Відповідно до першого етапу постановки визначити задачу автоматизації, її характеристики та особливості.

Задачею роботи є створення запрошення на презентацію (рис. 1.5) для багатьох адресатів. Аналіз запрошення показує, що його текст складається з двох частин: сталої для всіх адресатів і змінної – власної для кожного адресата.

4. Відповідно до другого, третього та четвертого етапів постановки розбити загальну задачу на підзадачі, визначити їх характеристики та особливості та обґрунтувати вибір аналогу (функцію Слияние пакету Microsoft Word) для вирішення поставленої задачі.

<<Прізвище>>

<<Організація>>

<<Адреса>>

<<Місто>>

<<Країна>>

<<Індекс>>

<<Вельмишановний>> <<Ім_я>> <<По_батькові>>!

Запрошуємо Вас взяти участь в презентації нової методики з маркетингу та цінних паперів, яка відбудеться з 13 по 16 травня поточного року.

З повагою, голова оргкомітету /ПІБ студента/

[поточна дата]

Рис. 1.5. Зразок бланку запрошення на презентацію

5. У вікні відкритого файлу Бланк_ПрізвищеСтудента виконати команди Письма и рассылки – Мастер cлияния та вибрати тип документа – Письма (перший крок). За основний документ доцільно обрати Текущий порожній документ (другий крок).

6. Створення джерела даних.

В діалоговому вікні Новый список адресов, що з’явиться, можна використовувати для введення запропоновані поля, або створити власні поля даних, що будуть використовуватись при злитті документів. Для цього слід натиснути кнопку Настройка та додати, видалити, перейменувати або змінити порядок полів у джерелі (рис. 1.7).

Назви полів мають починатись з букви. Пропуски та розділові знаки (наприклад:!. ` [ ]) недопустимі. Порядок слідування назв полів можна змінювати, використовуючи кнопки Вверх та Вниз.

Для вирішення поставленої задачі список одержувачів листа слід організувати у вигляді простого списку адрес Microsoft Office з такими полями:

Індекс, Країна, Місто, Адреса, Організація, Прізвище, Ім_я, По_батькові, Стать.

Для створення кожного наступного запису слід натискати кнопку Создать запись.

Внести за допомогою створеної форми 10 записів з довільними даними про можливих одержувачів (різної статі), наприклад, як на рис. 1.9.

При заповненні поля стать краще користуватись скороченими ідентичними позначеннями жіночої та чоловічої статі для всіх записів (наприклад, ж та ч).

Ввівши всі записи у базу та натиснувши Закрыть, зберегти створений список у власну папку під назвою Джерело_ПрізвищеСтудента.

В кінці слід натиснути ОК, щоб перейти до наступного кроку майстра злиття документів.

Для внесення змін у вже створене джерело даних (зміна \ додавання полів, додавання \ видалення записів тощо) слід натиснути посилання Изменить список у вікні третього етапу злиття. Після чого натиснути кнопку Изменить та діяти аналогічно зазначеному вище.

7. Створення основного документа злиття. Додавання полів злиття.

Основний документ (четвертий крок) буде створюватись у вже відкритомуфайлі Бланк_ПрізвищеСтудента.

Створити основний документ за зразком (рис. 1.5) (зручно просто використати панель інструментів Слияние і кнопку Добавить поле слияния):

а) Використовуючи команди форматування, розташувати поля злиття та основний текст, як показано на рис. 1.5 (всі поля злиття виділені сірим кольором). При необхідності можна встановити інший розмір, гарнітуру шрифту та вигляд для полів злиття, попередньо виділивши це поле. Не слід забувати про пропуски між полями злиття, знаки пунктуації тощо, щоб при злитті документ набув коректного вигляду.

б) Встановити курсор у рядку привітання перед ім’ям та по батькові і, використовуючи кнопку Добавить поле Word та умову if…then…else…, створити звертання “Вельмишановний” або “Вельмишановна”, яке буде вставлятися в запрошення в залежності від значення поля стать (див. рис. 1.4).

в) Текст, починаючи зі слів “Запрошуємо Вас …..” до самого кінця, просто вводиться з клавіатури, оскільки він є сталим для всіх листів.

г) Вставити поточну дату засобами Word (Вставка 4 Дата и время 4 Обрати потрібний формат дати 4 Обновлять автоматически).

Зберегти набраний основний документ.

На рис. 1.10 наведений основний документ для листів-запрошень, що будуть створені за допомогою злиття. Усі поля злиття, поле Word та поле з поточною датою виділені сірим кольором.

8. Злиття основного документа з джерелом даних.

Спочатку доцільно зробити попередній перегляд листів, що будуть отримані (п’ятий крок).

Після того, як основний документ створений, майстер злиття дозволяє переглянути вигляд та правильність підстановки даних з джерела в основний документ (рис. 1.11). При потребі можна переглянути всі листи, натискаючи кнопки << та >> в розділі Получатель, або відразу видалити непотрібний лист за допомогою кнопки Искючить получателя. Крім того на цьому ж кроці можливе налагодження списку одержувачів, фільтрування та сортування записів в джерелі тощо. Для цього слід натиснути кнопку Изменить список.

У разі виникнення помилок або недоліків у форматуванні треба повернутися на попередні кроки та усунути їх. Якщо значення полів та звертання до одержувачів листів є правильним, здійснити злиття всіх записів в новий документ (шостий крок) і переглянути отриманий файл-форму з різними листами.Для завершення злиття на щостому кроці майстра слід натиснути кнопку Изменить часть писем, тоді отримані листи будуть відкриті в новому документі Word, в якому кількість сторінок буде співпадати з кількістю записів, що містяться (відібрані) в джерелі даних. Якщо ж редагування листів непотрібне, можна відразу здійснювати злиття документів на принтер за допомогою відповідної кнопки.

Перед отриманням результату злиття програма обов’язково запитує, які саме записи з джерела даних слід об’єднати з основним документом (всі записи, тільки поточний або з конкретними номерами).

Зберегти отриману файл-форму (листи) у папку Лаб_1 під назвою Листи_ПрізвищеСтудента_1.

9. За допомогою панелі інструментів Слияние модифікувати лист-запрошення і джерело даних.

Додати в джерело дані ще про двох адресатів (зробити активним вікно основного документа та натиснути кнопку Получатели на панелі Слияние).

Додати в лівий верхній кут основного документа надпис з довільним малюнком з бібліотеки ClipArt (логотип). Слід не забути про групування об’єктів, розташування їх в тексті тощо.

Ще раз виконати злиття в новий документ зміненого основного документа з усіма записами джерела даних (отриманий файл має містити вже 12 сторінок з листами).

Зберегти отриманий новий файл-форму у папку Лаб_1 під назвою Листи_ПрізвищеСтудента_2.

10. Проекспериментувати з відбором записів при злитті документів (зробити активним вікно основного документа, натиснути кнопку Получатели на панелі інструментів Слияние та скористатись стрілочками фільтрації біля назв полів). Наприклад, здійснити розсилку листів тільки тим адресатам, що проживають в Україні або у м. Вінниця, або тільки особам однієї статі тощо (в залежності від інформації, що записана в джерелі даних). Повторити злиття (отриманий файл має містити менше 12 сторінок з листами) та зберегти результат у папку Лаб_1 під назвою Листи_ПрізвищеСтудента_3.

11. Закрити всі вікна, зберігаючи при потребі внесені зміни.

12. Оформити електронний звіт засобами текстового процесора Microsoft Word.

13. Ознайомитись з контрольними питаннями та захистити роботу викладачу.

s Контрольні питання

1. З яких етапів складається процес автоматизації постановки та вирішення фінансово-економічної задачі?

2. Сформулюйте цілі та характеристики підзадач, визначених на другому етапі постановки в процесі виконання даної лабораторної роботи?

3. В яких випадках зручно використовувати функцію злиття документів?

4. Які способи існують для створення циркулярної розсилки?

5. Опишіть алгоритм створення типових листів за допомогою майстра злиття документів.

6. Як здійснюється злиття основного документа з джерелом даних?

7. Яким чином можна відредагувати джерело даних?

8. Яким чином можна відредагувати зміст основного документа?

9. Як додати нові записи в джерело даних?

10. Як додати поле злиття в основний документ?

11. Як задати параметри злиття?

12. Чи може злиття виконуватись тільки для тих записів, що задовольняють певним умовам? Яким чином?

Поиск по сайту: