Основні задачі управління

Для того, щоб роботи успішно виконувались, ними потрібно керувати. Структурна схема керування, яка не залежить від кількості та змісту задач, що вирішуються, показана на рис. 4.1.

Рис. 4.1. Структурна схема керування

Об’єкт управління виконує конкретні роботи, необхідні для досягнення мети.

Орган управління приймає рішення та забезпечує контроль виконання прийнятих рішень. Скеровуючий вплив – це заходи, спрямовані на забезпечення прийнятого рішення. Зворотній зв’язок призначений для подання в орган управління інформації про виконання прийнятого рішення.

Як показано на рис. 4.2, основними етапами управління є:

- подання інформації;

- прийняття рішення;

- контроль за виконанням робіт.

Рис. 4.2. Етапи керування роботою

Результатом прийнятого рішення має бути документ, який визначає, кому, що, коли слід робити. Тому в подальшому результат прийняття рішення будемо називати планом.

Наступним етапом управління є контроль виконання робіт, який дуже часто на практиці не виконується. При серйозному підході краще не мати прийнятого рішення, ніж приймати рішення та не перевіряти, як воно виконується.

Якщо виявляється, що є відхилення фактичного стану робіт від плану, то відповідна інформація направляється до органу управління для прийняття необхідного рішення. Таким чином, процес управління є неперервним.

Рис. 4.3. Опис робіт

Опис необхідних робіт, які виконуються, є метою даного пункту.

Хід роботи

1. Створити файл Лаб4_ПрізвищеСтудента_1 в табличному процесорі Excel та скласти календарний план.

2. Складання Календарного плану.

Рис. 4.4. Порядок складання календарного плану

Вхідними даними при плануванні є такі документи:

- журнал вхідної документації;

- опис внутрішніх документів;

- доручення керівника.

Складання Календарного плану виконується за алгоритмами 1.1. – 1.3.

Алгоритм 1.1. Формування вхідних даних для Календарного плану

1. Відкрити робочу книгу Лаб4_ПрізвищеСтудента_1.

2. Викликати Журнал вхідної документації та скопіювати з нього дані на перший лист книги Лаб4_ПрізвищеСтудента_1,який відповідно перейменувати.

3. Якщо Журнал раніше не створений – створити форму, як показано на рис. 4.5. На екрані відображується заповнена форма Журналу вхідної документації (ліва і права частина – комірки А1:О8).

Рис. 4.5. Форма журналу вхідної документації

4. Аналогічно можна створити документи, наведені на рис. 4.6 та 4.7.

Рис. 4.6. Форма опису внутрішніх документів

Рис. 4.7. Форма доручень керівника

Після формування вхідних даних потрібно почати створювати Узагальнений документ, форма якого наведена на рис. 4.8.

Рис. 4.8. Форма узагальненого документа

Алгоритм 1.2. Створення Узагальненого документа

1. Викликати форму Узагальнений документ (рис. 4.8).

2. Заповнити форму Узагальненого документа можна шляхом звичайного копіювання необхідних даних з відповідних журналів з інших листів книги.

3. Наприклад, скопіювати в Узагальнений документ необхідні дані з Вхідного журналу (рис. 4.5). На екрані з’явиться Узагальнений документ, заповнений даними із Вхідного журналу (рис. 4.9).

Рис. 4.9. Узагальнений документ заповнений даними із вхідного журналу

4. Аналогічно в Узагальнений документ скопіювати необхідні дані з таких джерел: Опис внутрішніх документів (рис. 4.6) та Доручення керівника (рис. 4.7). На рис. 4.10 повністю заповнений Узагальнений документ.

Рис. 4.10. Заповнений даними узагальнений документ

Наступним етапом роботи є впорядкування даних, скопійованих з трьох документів. Таке впорядкування виконується по алгоритму 1.3.

Алгоритм 1.3. Сортування даних

1. Скопіювати на новий лист форму Узагальнений документ (рис. 4.10).

2. Перейменувати цей лист на Календарний план.

3. Виділити повністю таблицю з даними та заголовками стовпців.

4. Виконати команду Данные, Сортировка…

На екрані з’явиться діалогове вікно Сортировка диапазона (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Діалогове вікно Сортировка диапазона

5. В списку Сортировать по вибрати Дата док.

6. У списку Затем по вибрати Відділ.

7. У списку В последнюю очередь, по вибрати Виконавець.

(Перемикач по возрастанию має бути встановлений.)

8. Натиснути ОК. На екрані – Узагальнений документ, відсортований за введеними ознаками.

9. Виділити стовпчик А.

10. Виконати команду Вставка, Столбец.

11. В комірку А2 ввести назву стовпця, що вводиться.

12. В комірку А3 ввести 1.

13. Натиснути кнопку По центру.

14. Виділити комірки стовпчика А для заповнених рядків (А3:А18).

15. Виконати команду Правка, Заполнить, Прогрессия...

16. Натиснути ОК.

17. Зняти виділення.

18. Назву документа Узагальнений документ замінити на Календарний план.

19. Виконати команду Файл 4 Сохранить.

20. На екран виводиться Календарний план (рис. 4.12).

Рис. 4.12. Календарний план

3. Формування робочих планів.

Документи, необхідні для практичної роботи, будемо називати робочими планами. Необхідні робочі плани формуються на основі отриманого календарного плану за правилами роботи з базами даних. Найчастіше робочі плани формуються для:

- заданих періодів часу;

- підрозділів організації;

- конкретних виконавців.

Формування робочих планів виконується в два етапи:

- пошук потрібної інформації в календарному плані;

- оформлення робочих планів.

Загальна схема формування робочих планів наведена на рис. 4.13.

Рис. 4.13. Схема формування робочого плану

При роботі з Календарним планом, як це прийнято при роботі з базами даних, його стовпці будемо називати полями, рядок – записами, а під пошуком будемо розуміти такі записи, які задовольняють вимогам, що вводяться для полів. Вимоги, що визначаються при пошуку полів, називаються критеріями пошуку. В загальному випадку критерій пошуку може включати декілька умов, які поєднуються И або ИЛИ. При виборі И повинні бути виконані всі введені умови. При виборі ИЛИ має бути виконана хоча б одна введена умова. Умови можуть відноситись як до одного, так і до декількох полів. Приклади вводу таких умов для одного поля розглядаються в алгоритмі 2.1, а для декількох полів – в алгоритмі 2.3.

При роботі з Календарним планом для отримання необхідних робочих планів застосовуються 2 види пошуку:

- командою Автофильтр, яка виконує пошук в одному полі;

- командою Расширенный фильтр, яка виконує пошук в декількох полях.

Формування робочих планів за допомогою команди Автофильтр покажемо на прикладі роботи з Календарним планом, наведеним на рис. 4.12.

Алгоритм 2.1. Формування робочих планів за допомогою Автофильтра

1. Викликати на екран календарний план (рис. 4.12).

2. Помістити курсор в будь-яку заповнену комірку Календарного плану.

3. Виконати команду Данные, Фильтр, Автофильтр. На екрані – в кожному імені поля з’явиться стрілка.

4. При виконанні пошуку встановити курсор на стрілку того поля, по якому потрібно зробити пошук. В прикладі для заданого періоду часу виберемо поле Дата-план.

5. На екрані у списку Дата-план розміщується перелік значень всіх записів, які знаходяться в цьому полі. Для вводу не одної конкретної дати, яка є в переліку, а періоду часу, що задається, необхідно:

§ Вибрати опцію Условие... На екрані – діалогове вікно Пользовательский автофильтр (рис. 4.14).

§ Ввести початкову та кінцеву дати періоду часу, як це показано на рис. 4.14.

Рис. 4.14. Діалогове вікно Пользовательский автофильтр

6. Натиснути ОК. Результат пошуку (рис. 4.15) – план робіт на вказаний період.

7. Скопіювати результат на окремий листок робочої книги та дати заголовок.

Рис. 4.15. Результат пошуку робіт на вказаний період

Для відтворення початкового Календарного плану необхідно виконати дії, які описані в алгоритмі 2.2.

Алгоритм 2.2. Відтворення початкової бази даних

1. Виконати команду Данные, Фильтр, Отобразить все. На екрані з’являється Календарний план зі стрілками поруч з іменами полів.

2. Виконати команду Данные, Фильтр, Автофильтр.

На екрані – відтворений Календарний план.

Після цього можна аналогічно складати робочі плани, виконуючи пошук по різним критеріям. Результати пошуку, виконаного для Відділу маркетингу та Виконавця Петрова, наведені на рис. 4.16 та 4.17.

Рис. 4.16. Результати пошуку для відділу маркетингу

Рис. 4.17. Результати пошуку для Петрова

Далі з отриманих звітів слід прибрати ті графи, які при роботі з робочими планами не потрібні. В результаті такого редагування будуть отримані такі робочі плани:

§ Для заданого періоду часу – на рис. 4.18.

Рис. 4.18. Робочий план для заданого періоду часу

§ Для відділу маркетингу – на рис. 4.19.

Рис. 4.19. План роботи відділу маркетингу

§ Для виконавця Петрова – на рис. 4.20.

Рис. 4.20. План робіт для конкретного виконавця

Отримані робочі плани є основними документами, які необхідні в щоденній роботі.

На практиці крім пошуку по критерію, який включає одне поле, досить часто необхідний пошук по критерію, який включає декілька полів. Наприклад, для визначення робіт, які виконує деякий виконавець у визначений період часу. У таких випадках пошук відбувається за допомогою Розширеного фільтра. Критерій, який включає вимоги для декількох полів, має бути заздалегідь сформований з урахуванням таких правил:

§ Якщо вимоги до різних полів вводяться з умовою И, то значення критеріїв записуються в одному рядку.

§ Якщо вимоги до різних полів вводяться з умовою ИЛИ, то значення критеріїв записуються в різних рядках.

Алгоритм 2.3. Формування робочого плану за декількома критеріями

1. Викликати на екран Календарний план.

2. В учбових цілях при виконанні пошуку варто скопіювати його на новий лист робочої книги. В реальних задачах копіювання можна не робити.

3. Сформувати критерій пошуку. Будемо виконувати пошук робіт, які виконуються відділом маркетингу в травні 1997 року, для цього введемо критерій, як це показано на рис. 4.21.

4. Визначити координати комірок, в яких записано критерій. У прикладі це комірки В21:D22.

Рис. 4.21. Введення критеріїв пошуку робіт, які виконуються відділом маркетингу

5. Назначити комірки для результатів пошуку: А26:К28 (достатньо задати тільки одну ліву верхню комірку діапазону, наприклад, А26).

6. Помістити курсор у будь-яку комірку Календарного плана.

7. Виконати команду Данные, Фильтр, Расширенный фильтр. На екрані – діалогове вікно Расширенный фильтр.

8. Ввести визначені координати, як показано на рис. 4.22.

Рис. 4.22. Діалогове вікно Расширенный фильтр

9. Натиснути ОК. В комірках А26:К28 – результат пошуку (рис. 4.21).

Щоб проілюструвати можливості пошуку за допомогою Расширенного фильтра, виконаємо пошук ще за одним критерієм. Визначимо роботи, які виконуються відділом маркетингу НЕ в травні 1997 року. Для цього сформулюємо другий критерій, як це показано на рис. 4.21 в комірках G21:I23. Результат пошуку за другим критерієм наведений в комірках А31:К33 (рис. 4.21).

Поиск по сайту: