Загальні вимоги до мови документа

Об'єктивність документа проявляється у його неупередженості; відповідності об'єктивній дійсності, що виражає громадські інтереси.

Найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального, колективного розгляду.

Службові документи оформляються переважно від імені юридичної особи - установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничних ситуацій повинен бути мінімальний. Більшість службових документів пишеться не від першої особи, а від третьої, при цьому, як правило, займенники замінюються іменниками: інститут просить... Міністерс­тво не заперечує... Заводові потрібні...Просимо (Прошу)... та ін.

Логічна послідовність викладу - це тісний логічний зв'язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причиново-наслідкові зв'язки між повідомлюваними фактами, протиставленням, виявленням і логічним підкресленням черговості, мети, результативності, це конкретизація якогось місця в документі.

Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа "на окремі пункти, зовнішніми виявами якого є нумерація, буквені позначення, абзац та ін.

Повнота інформації полягає в тому, що всі необхідні для правильного зрозуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропуще­но, нічого не треба домислювати. У тексті не було недомо­вок, двозначності, щоб зміст його вичерпував усі обста­вини, пов'язані з вирішенням питання, що розглядається.

Ясність викладу, точність опису базуються на правильному доборі слів і словосполучень, спеціальних термінів, уникненні вузьковідомчих професіоналізмів. Велике значення має чітке і точне формулювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення й наголошення основної думки. Іноді за традицією акт, наприклад, розпочинають так: "19 року, лютого місяця, 15 дня. Ми, що нижче підписалися, склали цей акт у тому, що..." Тут із 16 слів і чисел 12 зайвих (має значення лише дата).

Свобода від суперечності досягається уникненням слів, які можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, русизми в українському тексті), що утруднює сприймання тексту: відповідністю синтаксичної форми змісту та суперечнос­тей смислового плану.

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуван­ням висловлюваної в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів її цифрових даних. Але при цьому слід уникати надто поверхових і недоскона­лих словесних формул, особливо частого їх уживання.

Так, зокрема, слова типу дуже, наполегливо, негайно, ще раз, переконливо та ін., переходячи з листа в лист втрачають свою Первісну функцію бути прискорювачем дій, стають узвичаєними, позбавленими сили переконання, доказовості. Переконливо, аргументовано, доказово укладений діловий лист може прискорити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору та ін.

Лаконічність викладу досягається відсутністю в документах зайвих або «порожніх» слів, повторень, розтягненої багатослівної аргументації, плутанини в деталях та ін. При цьому доречна зміна складних речень простими, а також уникання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, вживання тільки загально прийнятих скорочень, умовних позначок і символів. Лаконічністю характеризуються стандартні звороти, які потребують мінімального напруження уваги при сприйманні їх у тексті документа і цим прискорюють процес читання. Стислість і чіткість викладу створюються також за рахунок правильного компонування документа: кожен аспект питання, викладеного в ньому, повинен займати певне місце в його логічній структурі й не збігатися з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до розтягнутості, довгих вступів, складних мотивувань, повторення вже сказаного раніше. Бажано, щоб кожен аспект змісту виділявся в окремий невеликий абзац.

Типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів - це вживання готових, перевірених багаторічною практикою, широко відомих словесних формул, здатних точно і недвозначно відобразити виробничу ситуацію. Такі стандартизовані звороти легко й швидко сприймаються: документи такого типу прості в обробці, зберіганні й відшукуванні в разі потреби. Процес читання документа це процес пошуку потрібної інформації. Він здійснюється за т. зв. ключовими словами й типізованими зворотами. Ключові слова дозволяють насамперед визначити вид документа: це слова, вміщені у формулярі: Наказ, Постанова, Довідка; вони можуть міститися і в самому тексті документа, наприклад: гарантуємо - у гарантійному листі; надсилаємо - у супровідному листі та ін.

Нормативність мовних засобів ділового стилю відповідність нормам сучасної української літературної мови всіх мовних засобів - загальновідомчих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів у тому значенні, яке закріплене за ними словником, усталених, загальноприй­нятих та ін. Людина, що укладає документи, повинна добре володіти українською мовою, її законами й нормами, щоб кожного разу дібрати найдоцільніший і найпереконли­віший мовний засіб.

У діловому стилі є своя термінологія. Суспільно-економічні фактори значною мірою визначають склад словника сучасної мови управління, зокрема склад словника термінології. Поява нових термінів, уточнення й кодифікація вже наявних у мові ставлять працівника сфери управління перед необхідністю враховувати зміни в мові службової документації, знати вимоги, які до неї висуваються.

До термінів ставляться такі вимоги:

1. Термін повинен вживатися в одній, зафіксованій у словнику, формі (діловодство, але не діловедення, справоведення, ділопроізводство та ін.).

2. Термін повинен вживатися з одним (закріпленим у словнику) значенням. Визначення термінів зафіксовані в державних стандартах, а також у спеціальних довідниках і словниках.

3. При укладанні документа службова особа повинна звірятися за словником, якщо певний термін викликає у неї сумніви. 1 не пускати в обіг слів, утворених кимсь на заміщення наявних у словнику загальнолітературних термінів.

Поиск по сайту: