 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Сущность и значение документов
Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций.
Первичный документ – документ, который содержит сведения о хозяйственной операции и является доказательством ее осуществления.
Документ происходит от латинского слова, означающего доказательство, свидетельство.
Документация – оформление хозяйственной операции документами, содержащими первичную информацию о хозяйственной операции. Документация - важнейший источник получения информации о хозяйственной деятельности предприятия.
Документы - письменное подтверждение фактов совершения хозяйственных операций или разрешение на их осуществление, составленные по установленной форме. Это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о свершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.
От того, насколько правильно в документах будет зарегистрирована та или иная хозяйственная операция, зависит полнота и качество учета. Поэтому к качеству оформления документов предъявляются определенные требования. Порядок составления документов и предъявляемые к ним требования регламентированы "Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете", утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года № 88 и Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», принятым Верховной Радой Украины 1 июня 1999 года.
В соответствии с Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или, если это не возможно, непосредственно после ее завершения. Документ должен кратко, но точно излагать существо хозяйственной операции в форме, исключающей возможность различных толкований, с четко и разборчиво написанным текстом и цифровыми данными, строго по установленной форме и в требуемом количестве экземпляров. Каждый документ имеет определенную форму. Типовые формы учетных документов разрабатываются Министерством статистики Украины.
Во исполнение мероприятий по реализации Государственной программы перехода Украины на международную систему учета и статистики Министерством статистики Украины утверждены следующие типовые формы первичной учетной документации:
- по учету личного состава предприятия (Приказ Министерства статистики Украины от 09.10.95 г. №253):
Ф. № П-2 “Личная карточка”;
Ф. № П-5 “Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу”;
Ф. № П-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска”;
Ф. № П-8 «Приказ (распоряжение) о расторжении трудового договора»;
Ф. № П-12 «Табель учета использования рабочего времени»;
Ф. № П-13 «Табель учета использования рабочего времени»;
Ф. № П-14 «Табель учета использования рабочего времени»;
Ф. № П-15 «Список лиц, которые работали в сверхурочное время»;
Ф. № П-16 «Листок №______ учета простоев»;
- по учету начисления и выплаты заработной платы:
Ф. № П-49 «Расчетно-платежная ведомость»;
Ф. № П-50 «Расчетная ведомость»;
Ф. № П-51 «Расчетная ведомость»;
Ф. № П-52 «Расчет заработной платы»;
Ф. № П-53 «Платежная ведомость»;
Ф. № П-54 «Лицевой счет»;
Ф. № П-54а «Лицевой счет»;
Ф. № П-55 «Накопительная карточка выработки и заработной платы»;
Ф. № П-56 «Накопительная карточка учета заработной платы»;
- по учету кассовых операций:
Ф. № КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
Ф. № КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
Ф. № КО-3 «Журнал регистрации приходный и расходных кассовых документов»;
Ф. № КО-4 «Кассовая книга»;
- по учету расчетов с подотчетными лицами:
Ф. № 807 «Авансовый отчет»;
- по учету банковских операций:
Ф. № 869 «Счет-фактура»;
Код 0401001 «Платежное требование»;
Код 0401002 «Платежное поручение»;
Код 0401003 «Платежное требование-поручение»;
Код 0401004 «Заявление об отказе от акцепта»;
Код 0401007 «Реестр чеков»;
Код 0401008 «Сводное требование»;
- по учету материалов (Приказ Министерства статистики Украины от 21.06.96 г. №193):
Ф. № М-1 «Журнал учета поступивших грузов»;
Ф. № М-2 «Доверенность»;
Ф. № М-2а «Акт списания бланков-доверенностей»;
Ф. № М-3 «Журнал регистрации выданных доверенностей»;
Ф. № М-4 «Приходный ордер»;
Ф. № М-5 «Товарно-транспортная накладная»;
Ф. № М-6 «Товарно-транспортная накладная»;
Ф. № М-7 «Акт приемки материалов»;
Ф. № М-8 «Лимитно-заборная карта» (на одно наименование материала и многоразовый отпуск);
Ф. № М-9 «Лимитно-заборная карта» (для многоразового отпуска двух-пяти наименований материалов);
Ф. № М-10 «Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов»;
Ф. № М-11 «Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов»;
Ф. № М-12 «Карточка №___ складского учета материалов»;
Ф. № М-13 «Реестр №___ приема-сдачи документов»;
Ф. № М-14 «Ведомость учета остатков материалов на складе»;
Ф. № М-15 «Акт приемки оборудования»;
Ф. № М-15а «Акт приема-передачи оборудования к монтажу»;
Ф. № М-16 «Материальный ярлык»;
Ф. № М-17 «Акт №___ о выявленных дефектах оборудования»;
Ф. № М-18 «Сигнальная справка об отклонении фактического остатка материалов от установленных норм запаса»;
Ф. № М-19 «Материальный отчет»;
Ф. № М-20 «Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей»;
Ф. № М-21 «Инвентаризационная опись №___»;
Ф. № М-22 «Акт №___ на списание материалов открытого хранения»;
Ф. № М-23 «Акт №___ о расходе давальческих материалов»;
Ф. № М-26 «Карточка учета оборудования к установке»;
Ф. № М-28 «Лимитно-заборная карта №___» (для строительных организаций);
Ф. № М-28а «Лимитно-заборная карта №___»;
- по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Приказ Министерства статистики Украины от 22.05.96 г. №145):
Ф. № МШ-1 «Ведомость на пополнение (выбытие) постоянного запаса инструментов (приспособлений)»;
Ф. № МШ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов»;
Ф. № МШ-3 «Заявка на ремонт или заточку инструментов (приспособлений)»;
Ф. № МШ-4 «Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов»;
Ф. № МШ-5 «Акт на списание инструментов (приспособлений) и их обмен на пригодные для использования»;
Ф. № МШ-6 «Личная карточка №___ учета спецодежды, спецобуви и защитных приспособлений»;
Ф. № МШ-7 «Ведомость учета выдачи (возврата) спецодежды, спецобуви и защитных приспособлений»;
Ф. № МШ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов»»
- по учету основный средств (Приказ Министерства статистики Украины от 29.12. 95 г. №352):
Ф. № ОЗ-1 «Акт приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств»;
Ф. № ОЗ-2 «Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов»;
Ф. № ОЗ-3 «Акт на списание основных средств»;
Ф. № ОЗ-4 «Акт на списание автотранспортных средств»;
Ф. № ОЗ-51» Акт №___ об установке, пуске и демонтаже строительной машины»;
Ф. № ОЗ-6 «Инвентарная карточка учета основных средств»;
Ф. № ОЗ-7 «Опись инвентарных карточек учета основных средств»;
Ф. № ОЗ-8 «Карточка учета движения основных средств»;
Ф. № ОЗ-9 «Инвентарный список основных средств»;
Ф. № ОЗ-14 «Расчет амортизации основных средств (для промышленных предприятий)»;
Ф. № ОЗ-15 «Расчет амортизации основных средств (для строительных организаций)»;
Ф. № ОЗ-16 «Расчет амортизации по автотранспорту».
Для оформления хозяйственных операций кроме типовых форм документов могут применяться документы, составленные на бланках специализированных форм, утвержденных соответствующими министерствами и ведомствами.
Документы заполняются чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, путем печатания на пишущих машинках, перфорационных устройствах, бухгалтерских машинах, с применением средств вычислительной и организационной техники.
Для предотвращения фактов хищения денежных средств денежные документы (чеки, приходные и расходные кассовые ордера и некоторые другие документы) заполняются только чернилами. Суммы в таких документах указываются цифрами и прописью.
Свободные строки первичных документов подлежат обязательному перечеркиванию.
В документах исключаются подчистки, помарки и не оговоренные исправления.
В кассовых ордерах, чеках, платежных поручениях, требованиях и других банковских документах не допускаются даже оговоренные исправления. Такие документы учитываются как бланки строгой отчетности, и если в них допущены ошибки, то документы гасятся путем перечеркивания или надреза, а вместо испорченного документа составляется документ, соответствующий требованиям его оформления.
Денежные документы (чеки, квитанции и др.) печатаются на специальной бумаге, исключающей возможность невидимых исправлений.
Изготовление и требования к оформлению бланков документов строгой отчетности и ценных бумаг регламентированы Приказами Службы безопасности Украины № 118 от 15.11.93 г., Министерства внутренних дел Украины № 740 от 24.11.93 г., Министерства финансов Украины № 98 от 25.11.93 г., зарегистрированных Министерством юстиции Украины № 8/217 от 14.01.94 года.
Особое значение имеют бухгалтерские документы для предварительного, текущего и последующего контроля законности и целесообразности совершения хозяйственных операций. С этой целью бухгалтерские документы должны содержать все необходимые реквизиты - сведения, характеризующие записанные в документе хозяйственные операции. Реквизиты документа зависят от содержания хозяйственной операции, которая в нем отражается, и назначения документа. В документах по учету материальных ценностей реквизиты будут одни, в документах по начислению заработной платы или по оформлению кассовых операций – они будут другие.
Вместе с тем каждый документ должен иметь так называемые обязательные реквизиты, к которым относятся:
- наименование предприятия;
- название документа;
- номер и дату составления документа;
- содержание и объем хозяйственной операции, ее измерители (натуральные, денежные);
- должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личную подпись или другой знак, позволяющий идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.
Наличие в документах обязательных реквизитов придает документам юридическую силу при всех случаях установления законности совершения хозяйственных операций. Документы, составленные с отступлением от установленного порядка, теряют юридическую (доказательную) силу и не могут быть приняты работниками учета при обработке, ревизорами при ревизиях, арбитражными органами при возникающей у предприятий и организаций споров и взаимных претензий, следственными и судебными органами при разборе гражданских и уголовных дел.
Первичные документы, прилагаемые к приходным и расходным ордерам, с целью предотвращения возможности повторного использования, гасятся специальными штампами "ПОЛУЧЕНО" или "ОПЛАЧЕНО". Штампом "ПОГАШЕНО" приостанавливается повторное использование документов по начислению заработной платы и банковских документов.
В настоящее время для механизации и автоматизации учетных работ широко применяются средства вычислительной и организационной техники. Многие предприятия изготавливают учетные документы на машинных носителях. Поэтому "Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете", утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года № 88 и Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», принятым Верховной Радой Украины 1 июня 1999 года регламентируются требования к документам, составленным на машинных носителях, которые включают:
- документы, созданные средствами вычислительной техники на машинных носителях, применяются в бухгалтерском учете при условии придания им юридической силы и доказательности;
- документ, изготовленный машинным способом, должен быть записан на материальном носителе (магнитном, бумажном), изготовлен и размечен согласно требованиям соответствующего стандарта и закодирован в соответствии с утвержденной системой кодирования;
- по требованию контролирующих или судебных органов и своих контрагентов предприятие обязано за свой счет сделать на бумажном носителе копию документов, изготовленных на машинных носителях;
- при использовании средств вычислительной и организационной техники реквизиты предприятия могут быть зафиксированы в виде кода;
- документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, производятся в виде пароля или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать лицо, осуществившее хозяйственную операцию;
- документ на машинном носителе должен содержать код лица, ответственного за правильность составления документа.
Поиск по сайту: