Общие сведения об инвентаризации и ее проведении

Несмотря на принимаемые меры, между данными бухгалтерского учета и данными фактического состояния средств могут иметь место расхождения. Разница может быть вызвана в результате: неисправности измерительных приборов, естественной убыли, ошибок при оформлении первичных документов, пересортиц, утери документов, обсчетов при выдаче, арифметических ошибок, хищения, потери и порчи ценностей.

Под естественной убылью понимают потери при транспортировке, усушке, утруске и т.д.

Для выявления расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием хозяйственных средств и их источников не реже одного раза в год на каждом предприятии производится инвентаризация.

Под инвентаризацией понимается проверка в натуре фактического наличия хозяйственных средств предприятия на определенную дату.

В зависимости от полноты охвата проверкой хозяйственных средств предприятия инвентаризации бывают полные или частичные.

Полная инвентаризация охватывает проверкой в натуре все виды средств. Сплошные инвентаризации ввиду их большой трудоемкости проводятся, как правило, один раз во второй половине года для обеспечения реальности показателей годового отчета, а также смене руководителей предприятий и организаций или при проведении документальной ревизии.

Частичная инвентаризация предусматривает проверку в натуре только определенной части товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов. Такие инвентаризации проводятся по конкретному объекту хранения средств или расчетов с определенной организацией.

Результаты частичных инвентаризаций в большинстве случаев значительно выше, чем полных из-за неожиданности их проведения.

По порядку назначения инвентаризации делятся на плановые и внеплановые. Плановые проводятся по утвержденному в начале года плану, а внеплановые - по распоряжению руководителя предприятия, при смене материально-ответственных лиц, по инициативе работников учета при ревизиях, требованию судебно-следственных органов, после стихийных бедствий.

Инвентаризации проводятся специально назначенной руководителем предприятия комиссией в составе работников, компетентных в этих вопросах, с обязательным включением главного бухгалтера.

Материально-ответственные лица в состав комиссии не включаются.

На предприятиях, где имеется много мест хранения и использования материалов, наряду с центральной инвентаризационной комиссией создают рабочие комиссии. В их состав также включаются работники бухгалтерии.

Организационное руководство проведением инвентаризации осуществляется руководителем предприятия или его заместителем и главным бухгалтером. Они несут персональную ответственность за правильность и своевременность проведения инвентаризации.

Плановые инвентаризации проводят в строго установленные сроки и без помех в работе предприятия. Как правило, они приурочиваются к первому числу месяца, так как на эту дату имеются выведенные остатки ценностей по данным бухгалтерского учета.

При проведении инвентаризации на иную дату выявленные фактические остатки ценностей приводятся к состоянию на ближайшее первое число месяца.

В этом случае инвентаризационные остатки увеличиваются на расход ценностей за период с начала месяца до дня остатка в натуре и уменьшаются на то количество ценностей, которое поступило на склад за тот же период времени. Если инвентаризация проводится во второй половине месяца, то к фактически выявленным остаткам прибавляется плановый приход ценностей и исключается плановый расход до конца месяца.

На время снятия остатков все хозяйственные операции по приходу и расходу ценностей прекращаются.

Успешному проведению инвентаризации должна предшествовать большая подготовительная работа.

На дату инвентаризации по каждому месту проверки должна быть закончена обработка всех приходных и расходных документов, дополнены все карточки складского учета и выведены остатки. В местах хранения инвентаризуемых ценностей должны быть все виды применяемых измерительных приборов. Материальные ценности на

складах должны быть разложены и рассортированы по наименованиям, сортам, типоразмерам, артикулам и другим качественным характеристикам.

Инвентаризационная комиссия проверяет правильность показаний измерительных приборов.

Бухгалтерия обязана обеспечить все комиссии необходимыми бланками инвентаризационных документов, подготовить данные об остатках материальных ценностей.

Инвентаризация производится с обязательным присутствием материально-ответственного лица и, как правило, в течение одного дня. Если комиссия не может справиться с работой за один день, то в конце дня склад опечатывается и печать передается председателю инвентаризационной комиссии.

До начала проведения инвентаризации материально-ответственные лица обязательно дают расписки, подтверждающие, что все хозяйственные операции по приходу и расходу материальных ценностей оформлены соответствующими документами и что все документы сданы в бухгалтерию и не оприходованных или не списанных в расход материальных ценностей у них нет.

Фактическое наличие каждого вида материальных ценностей последовательно записывается в инвентаризационную опись, которая составляется в двух экземплярах. Один из них остается у материально ответственного лица, а второй сдается при реестре в бухгалтерию.

Описи обязательно должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом.

последний на каждой описи делает следующую запись "Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении". Текст скрепляется подписью материально-ответственного лица. При смене материально-ответственного лица инвентаризационные описи подписываются лицами, сдающими и принимающими материальные ценности.

Если на складе предприятия имеются не принадлежащие ему материальные ценности, то они фиксируются в отдельные описи.

На негодные и испорченные материальные ценности составляются акты с описанием характера, степени и причины порчи с обязательным указанием виновных лиц, допустивших бесхозяйственное хранение ценностей.

Инвентаризационные комиссии проверяют обоснованность сумм, учтенных в составе материальных ценностей в пути и находящихся на ответственном хранении у покупателей, а также материалов, числящихся в составе товаров отгруженных. Материалы в пути должны быть подтверждены счетами-платежными требованиями или

счетами-фактурами. Материалы, хранящиеся на складе других предприятий, должны быть подтверждены сохранными расписками покупателей, вновь оформленными на дату проведения инвентаризации. Состав товаров отгруженных должен быть подтвержден наличием копий счетов на отпущенные материальные ценности, предъявленных к оплате покупателям через банк. При этом на материалы в пути, на материалы, находящиеся на ответственном хранении у покупателей, и на товары отгруженные составляется отдельная инвентаризационная ведомость.

В описях на материалы в пути обязательно указывается наименование, количество, стоимость, дата отгрузки, перечень и номера документов, которые явились основанием для учета материалов в пути, с указанием, какие принимались предприятием меры к розыску не поступившего груза.

В описях на товарно-материальные ценности, числящиеся на ответственном хранении на складе покупателя, помимо общих данных должен быть приведен перечень документов, подтверждающих прием ценностей на хранение с указанием в них даты и номера, фактической стоимости и места хранения.

В описях на товары отгруженные обязательно указывается по каждой отдельной отгрузке наименование материалов и покупателя, а также дата отгрузки, номер счета-платежного требования и сумма, на которую он выписан.

Инвентаризация основных фондов производится один раз в год по местам их эксплуатации и хранения, по материально-ответственным лицам. Порядок этой работы аналогичен инвентаризации материальных ценностей. Выявленные в результате инвентаризации не учтенные объекты основных фондов принимаются на учет по акту комиссии, исходя из восстановленной стоимости с указанием суммы износа, определенной по степени изношенности.

Инвентаризация денежных средств и других ценных бумаг, хранящихся в кассе предприятия, производится не реже одного раза в месяц.

Прежде чем приступить к инвентаризации кассы, все кассовые документы регистрируют в кассовую книгу и определяют остаток наличных денег в кассе. Такая хозяйственная операция производится и по бланкам строгой отчетности, и по ценным бумагам, в том числе почтовым маркам, проездным билетам, талонам на питание, путевкам в санаторий и т.д.

После этого на кассовом отчете кассир указывает, что все приходные и расходные кассовые документы включены в отчет по кассовой книге и к моменту инвентаризации неоправданных и несписанных в расход денег не имеется. Составленный кассиром отчет после проверки его комиссией передается в бухгалтерию, которая отражает его данные на счетах бухгалтерского учета. Затем производится покупюрный подсчет денег, денежных документов и бланков строгой отчетности. При этом никакие расписки и неоформленные документы в остаток наличности не принимаются. В порядке исключения учитываются выданные суммы заработной платы по ведомостям на выплату заработной платы, пособий, пенсий, премий, по которым не все суммы получены, так как еще не истек срок разрешительной надписи на ведомостях руководителя предприятия и главного бухгалтера.

По результатам инвентаризации кассы составляется акт, в котором указывается состав комиссии, дата проверки, фактические остатки наличных денег, остаток наличных денег по данным бухгалтерского учета.

Итоги инвентаризации бланков строгой отчетности и других ценностей, хранящихся в кассе на момент инвентаризации, указываются в акте отдельно.

Кассир в конце акта ставит свою подпись и делает запись, подобную приведенной при рассмотрении инвентаризации материалов.

Инвентаризация расчетов с покупателями и поставщиками, а также с разными дебиторами и кредиторами производятся путем обмена выписками лицевых счетов. Остатки задолженности подтверждаются подписью и печатью поставщика и покупателя. В результате сверки у дебитора и кредитора должны быть одинаковые суммы взаимной задолженности.

Поиск по сайту: