Учетные регистры и их классификация

Регистрация сведений, необходимых для ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, отраженных в документах, осуществляется с помощью учетных регистров.

Учетные регистры - это таблицы разнообразной формы, предназначенные для ведения учетных записей.

Запись хозяйственных операций в учетные регистры называется учетной регистрацией.

Информация, содержащаяся в учетных регистрах, необходима для составления финансовой отчетности, экономического анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия и оперативного управления производством. В связи с этим своевременное и объективное отражение хозяйственных операций в учетных регистрах является обязательным для обеспечения оперативности и качества бухгалтерского учета.

Учетные регистры классифицируются по следующим признакам:

1.Внешнему виду;

2.Назначению;

3.Объму содержания;

4.Форме.

1.По внешнему виду учетные регистры делятся на:

1.1.Бухгалтерские книги;

1.2.Карточки;

1.3.Свободные листки.

1.1. Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные учетные таблицы специальной графовки.

Книга открывается оглавлением.

При ведении учета в книгах до начала записи хозяйственных операций производится нумерация всех страниц. На последней странице за подписью главного бухгалтера делается запись: "В настоящей книге всего пронумеровано _____ страниц". На лицевой стороне книги указывают наименование предприятия или организации, в которой она ведется, название книги, год, на который она заведена. Для каждого отдельного счета (синтетического или аналитического) в книге отводится одна или несколько страниц. В случае окончания страниц, предназначенных для записей по конкретному счету и необходимости продолжения записей на новой странице книги, в оглавлении книги делается отметка об открытии новой страницы, предназначенной для продолжения записей хозяйственных операций по счету для которого использован лимит выделенных страниц. Продолжение на новой странице незаконченных за месяц записей производится путем переноса неполного внутримесячного итога, показываемого на последней строке законченной и на первой строке начатой страницы. При этом отмечается: " На_____стр." и "Со____стр."

В настоящее время на предприятиях применяют: для синтетического учета "Главную книгу", а для учета кассовых операций - "Кассовую книгу".

Применение книг в учетной работе имеет как достоинства, так и недостатки. Так как книги переплетены, что снижает возможность замены страниц, преимуществом их является надежность хранения учетных регистров.

Недостатками являются невозможность одновременной работы с книгой нескольких работников учета и неприспособленность книг для регистрации в них хозяйственных операций с применением средств механизации и автоматизации учетных работ.

1.2. Карточки представляют собой, изготовленные из бумаги или тонкого картона листы со специальной графовкой. Их широко используют для пообъектного учета основных средств, материалов и др. Карточки хранятся в специальных ящиках-картотеках. Картотека имеет ряд приспособлений, облегчающих пользование карточками, таких как опорные пластинки, металлические стержни, разделители, индикаторы и др.

Разделители используются для отделения одной группы карточек от другой. Это могут быть картонки, к которым прикрепляются металлические пластинки (индикаторы) с указанием шифра или наименования аналитического счета.

Для обеспечения сохранности карточек при открытии они регистрируются в специальном реестре (журнале). В момент регистрации каждой карточке присваивается порядковый номер, что дает возможность в любой момент проверить наличие всех карточек.

1.3.Свободные листы (ведомости) представляют собой разновидность карточек. Отличие от карточек состоит в том, что свободные листы изготовлены из менее плотной бумаги большего формата и хранятся в специальных папках.

Регистры в виде свободных листов применяются для ведения вспомогательных расчетов.

2. По назначению различают регистры:

2.1.Хронологические;

2.2.Систематические;

2.3.Комбинированные.

2.1. Хронологические регистры предназначены для последовательных записей хозяйственных операций по времени оформления их первичными документами, т.е. в хронологическом порядке. Хронологическая запись обеспечивает контроль сохранности поступающих документов, полноты и правильности бухгалтерских записей. Хронологическая запись ведется в специальных Регистрационных журналах или реестрах. Примером хронологического регистра может быть Регистрационный журнал мемориальных ордеров, в котором указывается порядковый номер записи, ее дата и сумма. Итог записанных в этом журнале сумм, используется для проверки полноты систематической записи на счетах путем сличения его с итогами оборотов по счетам синтетического учета.

К хронологическим регистрам относятся кассовая книга, журнал поступающих грузов, опись инвентарных карточек по учету основных средств и др.

2.2. Систематические регистры предназначены для группировки однородных хозяйственных операций в определенной системе. Систематизация позволяет проследить за состоянием и движением отдельных видов хозяйственных средств и источников их формирования. Примером систематического регистра является Главная книга, в которой для каждого синтетического счета выделяется одна или несколько страниц.

2.3. Комбинированные регистры - это регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи. К ним относятся журналы-ордера, ведомости и др. В настоящее время комбинированные учетные регистры приобретают все большее распространение в связи с широким применением в учетной работе средств вычислительной техники.

3. По объему содержания записей учетные регистры подразделяются на:

3.1.Синтетические;

3.2.Аналитические;

3.3.Комбинированные.

3.1.Синтетические учетные регистры предназначены для отражения хозяйственных операций в обобщенном виде (в денежном выражении). В регистрах синтетического учета указывают дату, номер и сумму бухгалтерских записей по хозяйственной операции, как правило, без пояснительного текста. Основным регистром синтетического учета является Главная книга, в которой отражаются данные по синтетическим счетам.

Регистры синтетического учета могут быть хронологическими (Регистрационный журнал), систематическими (Главная книга), и комбинированными (журналы - ордера, книга "Журнал-Главная").

3.2. Аналитические регистры (регистры аналитического учета) ведутся для детализации синтетических регистров и предназначены для учета хозяйственных средств и источников их формирования не только в стоимостных показателях, но и с применением натуральных измерителей. В аналитических регистрах указывают первичные документы, послужившие основанием для проводок, приводится краткий пояснительный текст. Регистры аналитического учета могут быть хронологическими (Кассовая книга) и систематическими (карточки пообъектного учета основных средств, материальных ценностей и др).

3.3. Комбинированные регистры предназначены для ведения аналитического и синтетического учета.

Объединение в одном учетном регистре синтетического и аналитического учета является характерной особенностью современной техники бухгалтерского учета. Комбинированные регистры исключают необходимость сверки записей между данными синтетического а аналитического учета.

Примером комбинированных регистров может служить журнал-ордер N6 по кредиту счета 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". В этом журнале в течение месяца регистрируются счета-фактуры на поступившие от поставщиков материальные ценности и делают отметку об их оплате. Все записи производятся с указанием корреспондирующих счетов.

Таким образом, журнал-ордер служит для аналитического учета расчетов с поставщиками по каждому поступлению материальных ценностей, а итоги, приведенные в журнале-ордере, являются записью по кредиту синтетического счета 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

4.По форме (строению) учетные регистры различаются исходя из характера учитываемых хозяйственных операций и состава отражаемых в них сведений. По форме различают регистры:

4.1.Двухсторонние;

4.2.Односторонние;

4.3.Многографные;

4.4.Шахматные.

4.1. Регистры двухсторонней формы состоят из двух одинаковых частей, левая из которых предназначена для дебетовых записей, а правая для кредитовых. Двухстороннее построение регистров характерно главным образом для бухгалтерских книг (например, Главная книга).

Регистры двухсторонней формы применяют в случаях, когда количество дебетовых и кредитовых проводок по конкретному синтетическому счету примерно одинаково.

4.2. В односторонних регистрах графы для дебетовых и кредитовых записей размещены рядом на правой стороне регистра, а графы для записи даты, номера бухгалтерской записи, содержания хозяйственных операций находятся слева и являются общими как для дебетовых, так и для кредитовых записей. Применительно к особенностям получаемых показателей, односторонние регистры делят на:

4.2.1.Контокорентные;

4.2.2.Количественно-суммового учета;

4.2.3.Количественного учета.

4.2.1.Контокорентные регистры используются для ведения аналитического учета по тем счетам, в которых имеются только денежные показатели. Так, например, они применяются для учета расчетных операций с предприятиями, бюджетом, банком и др.

4.2.2.Количественно-суммовые регистры применяют для аналитического учета по тем счетам, где имеются как денежные, так натуральные показатели. Такие регистры служат для аналитического учета товарно-материальных ценностей, движение которых учитывают в натуральных и денежных измерителях.

4.2.3.Регистры количественной формы применяются для ведения аналитического учета по тем хозяйственным операциям, в которых не требуется указывать денежный

измеритель. Такие регистры применяются, в основном, для учета материальных ценностей на складах и базах. Например, карточки складского учета.

4.3.Многографная форма учетных регистров предназначена для аналитического учета по тем счетам, суммы которых необходимо подразделить на однородные слагаемые. Регистры многографной формы используются для постатейного учета расходов.

4.4.Регистры шахматной формы построены таким образом, что сумма каждой хозяйственной операции записывается лишь один раз и отражается одновременно по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, что обеспечивает не только сокращение бухгалтерских записей, но и наглядность корреспонденции синтетических счетов, на которых отражена хозяйственная операция. По шахматной форме построены регистры по учету затрат на производство (журналы – ордера 10 и 10/1), капитальных вложений и т.д. Обычно в таких регистрах сочетается аналитический и синтетический учет.

Классификация учетных регистров приведена на рис.20.

Поиск по сайту: