 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Хранение документов
Полностью обработанные документы передаются в архив. Различают архивы текущий и постоянный. Текущий архив создается в помещении бухгалтерии, где, как правило, сгруппированые документы хранятся в обособленных шкафах в течение отчетного года. По окончании текущего года и составления годовой отчетности документы сдаются из текущего архива в постоянный архив. Для этого первичные документы переплетаются в папки. Подшитые папки обязательно нумеруются по листам чернилами. На обложке папки указываются: наименование предприятия, название и порядковый номер дела, отчетный период, количество подшитых в деле и пронумерованных листов документов.
Постоянный архив создается в специально оборудованном помещении. Принятые на хранение дела записываются в специальную книгу, где указывается дата принятия дела на хранение, наименование дела, период за который включены в эту папку документы и количество листов в папке.
Документы, хранящиеся в архивах, выдаются по требованию ревизоров, контролеров и других проверяющих лиц для ознакомления только по разрешению главного бухгалтера.
Подлинные документы могут быть изъяты из текущего и постоянного архива только по письменному постановлению следственных органов, прокуратуры и судов, государственной контрольно – ревизионной и налоговой служб, проводящих проверку или ревизию. Изъятие документов производится с разрешения руководителя предприятия и оформляется протоколом (актом). Взамен изъятых документов в делах остаются копии, на обороте которых указываются основание и дата изъятия с обязательной росписью лица, изъявшего подлинный документ. Одновременно в книге регистрации дел производится соответствующая запись.
По окончании сроков хранения документов в постоянном архиве часть документов, имеющих историческую ценность, передается в государственный архив, а остальная часть документов уничтожается специально созданной комиссией, о чем делаются записи в архивной книге.
Сроки хранения в постоянном архиве предприятия различных первичных документов определяются главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины.
Выписка из приказа №41 от 20.07.98 г. Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины, определяющего сроки хранения документов в постоянном архиве предприятия приведена в табл.20.
В случае пропажи документов или учетных регистров и отчетов руководитель предприятия обязан письменно известить об этом правоохранительные органы и с целью установления перечня отсутствующих документов, а также расследования причин и виновников пропажи документов назначить приказом комиссию. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов и государственного пожарного контроля.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Копия акта в десятидневный срок передается в вышестоящую инстанцию и в государственную налоговую инспекцию.
Таблица 20.
Сроки их хранения документов в постоянном архиве предприятия
| № п/п | Наименования документа | Срок хранения |
| Бухгалтерские отчеты и балансы организаций и объяснительные записки к ним а) годовые б) квартальные | Постоянно 3г. | |
| Финансовые отчеты а) годовые б) квартальные в) месячные | Постоянно 3г. 1г. | |
| Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, объяснительные записки к ним | Постоянно | |
| Протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению счетов и балансов а) годовых б) квартальных | Постоянно 3г. | |
| Аналитические таблицы годовых отчетов и балансов | Постоянно | |
| Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов | 3г. | |
| Переписка о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности | 1г. | |
| Первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерских и налоговых записей (кассовые, банковские документы сообщение банков, выписки банков, наряды на работу, табели, акты сдачи-приемки, сдача и списание имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и др.) | 3г. | |
| Лицевые счета а) рабочих и служащих, студентов б) получателей пенсий и помощи | 75л. 5л. | |
| Расчетные (расчетно-платежные) ведомости (в том числе на машинных носителях) | 5л. | |
| Инвентарные карточки и журналы учета основных средств | 3г. | |
| Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) | 3г. | |
| Гарантийные письма | 3г. | |
| Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, расчетные таблицы и др.) | 3г. | |
| Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости | 3г. | |
| Книги учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов | 3г. | |
| Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др. | 3г. | |
| Корешки, копии ордеров, счетов, фактур, накладных, квитанций, чековых книжек | 3г. | |
| Реестры счетов к оплате | 3г. | |
| Своды, сведения о поступлении, расходовании ценных металлов, алмазов и изделий из них | 3г. | |
| Ведомости об использовании кредитов: а) годовые б) квартальные | 3г. 1г. | |
| Ведомости по учету фондов, лимитов заработной платы и контролю за их распределением, по расчету за перерасходы задолженностей по заработной платы, по отчислениям из заработной платы, из средств социального страхования, об оплате отпусков, исходной помощи и др. | 3г. | |
| Документы (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) о инвентаризации | 3г. | |
| Документы (копии счетов, сведения из протоколов, выводы) о выплате помощи, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из фонда социального страхования | Пока не истечет потребность | |
| Исполнительные письма | Пока не истечет потребность | |
| Договоры-обязательства на товары, полученные в кредит, перепись по оформлению договоров-обязательств | Пока не истечет потребность | |
| Справки, которые подаются в бухгалтерию на оплату отпусков в связи с обучением, получением льгот по налогам и др. | Пока не истечет потребность | |
| Документы (справки, акты, обязательства, перепись) о дебиторской задолженности, затратах, недостачах, хищениях | Пока не истечет потребность | |
| Документы (протоколы, акты, отчеты, сведения переоценки и определение изношенности основных средств) о переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства | Постоянно | |
| Документы (акты, сведения) о переоценке товарно-материальных запасов, незавершенного производства | Постоянно | |
| Паспорта зданий, сооружений, оборудования | 3г. | |
| Переписка о паспортизации строений и сооружений | 3г. | |
| Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы | 3г. | |
| Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, налоговых и других проверок; документы (справки, пояснительные записки) к ним | 5л. | |
| Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, наложении и взыскании штрафов, приемке, сдаче, списании материальных ценностей и др.) | 3г. | |
| Акты проверок кассы, правильности взыскания налогов и др. | 3г. | |
| Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и др.) | 3г. | |
| Реестры договоров | 3г. | |
| Договоры о материальной ответственности | 5л. | |
| Образцы подписей (материально ответственных лиц) | Пока не истечет потребность | |
| Ведомости о регистрации государственных организаций, учреждений, организаций, кооперативов, малых предприятий и т.п. | 5л. | |
| Расчетные сведения уплаты взносов в различные фонды | 3г. |
Поиск по сайту: