Классификация документов

В зависимости от вида хозяйственных операций в бухгалтерском учете применяются различные формы документов, которые классифицируются по следующим признакам:

1.Назначению;

2.Месту составления;

3.Степени обобщения;

4.Количеству учетных данных;

5.Количеству учетных позиций;

6.Способу составления.

1.По назначению документы подразделяются на:

1.1. Распорядительные.

1.2. Исполнительные (оправдательные).

1.3. Бухгалтерского оформления.

1.4. Комбинированные.

1.1. Распорядительными называются такие документы, в которых содержится распоряжение на осуществление хозяйственной операции. К ним относятся приказы, распоряжения, наряды, чеки, платежные поручения и др.

Например, приказы издаются на прием и увольнение, премирование, командировки и т.п. Распоряжения даются на предоставление отпусков. Наряды выдаются на производство различного рода работ. Чеки - на получение денег из банка. Платежные поручения - на перечисление средств в оплату счетов поставщиков.

Все распорядительные документы имеют подписи лиц, которым предоставлено право распоряжаться хозяйственными средствами предприятия. Большинство распорядительных документов подписывается первым руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицами, их замещающими.

Распорядительные документы не подтверждают фактов совершения хозяйственных операций и не могут быть отражены в синтетических счетах бухгалтерского учета, т.е. не являются первичными документами.

1.2. Исполнительными (оправдательными) считаются такие документы, на которых оформляются уже произведенные операции. К ним относятся: квитанции, документы на приход материальных ценностей, платежные ведомости и др. Исполнительные документы носят оправдательный характер для материально-ответственных лиц, ответственных за использование выданных им под отчет материальных ценностей и денежных средств. Например, кассир, выдавший наличные деньги из кассы, оправдывает уменьшение денег в кассе расходными кассовыми ордерами, на которых отражены выданные суммы, росписи лиц, их получивших, а также лиц распорядившихся о выдаче денег и лиц выдавших деньги.

1.3. Документами бухгалтерского оформления называются документы, составляемые аппаратом бухгалтерии на основании оправдательных и других документов первичного учета. К таким документам относят мемориальные ордера, журналы-ордера, накопительные ведомости, ведомости, справки и другие виды вспомогательных документов, упрощающих учетные операции. Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют, они не отражают фактов совершения хозяйственных операций. Их назначение состоит в технической подготовке учетных записей.

1.4.Комбинированными называются такие документы, в которых имеются одновременно признаки распорядительных и исполнительных документов, а иногда и документов бухгалтерского оформления. Например, приходные и расходные кассовые ордера имеют одновременно признаки распорядительных документов до выдачи или прихода денежных средств. После совершения хозяйственной операции они получают силу исполнительных документов. После указания на них корреспондирующих счетов приобретают роль документов бухгалтерского учета.

2.По месту составления документов различают:

2.1. Внутренние.

2.2. Внешние.

2 .1. Внутренние - это документы, которые составляются работниками данного предприятия.

2.2.Внешние документы поступают от других предприятий и организаций.

3.По степени обобщения или содержания, отражаемых хозяйственных операций, бухгалтерские документы делятся на:

3.1. Первичные.

3.2. Сводные.

3.1. К первичным относят документы, которые содержат сведения о хозяйственной операции и являются доказательством ее осуществления. Это основной источник записей движения хозяйственных средств и источников их образования. В их числе: лимитно - заборные карты, кассовые ордера, счета-фактуры, чеки для получения денег с расчетного счета, платежные поручения и др.

3.2.Сводными называются документы, составленные на основании обобщения

показателей однородных первичных документов.

Сводные документы упрощают учетную работу и включают:

3.2.1. Накопительные ведомости. Накопительные ведомости находят широкое применение при журнально-ордерной форме счетоводства в виде вспомогательных таблиц, записи в которых производятся в хронологической последовательности;

3.2.2. Группировочные ведомости. Группировочные ведомости составляются единовременно на основании данных первичных документов, подобранных по определенным признакам. Например, можно составлять группировочные ведомости по учету сумм, выданных под отчет.

В конечном итоге по данным группировочных и накопительных ведомостей составляются бухгалтерские проводки (контировки).

4.По количеству учетных данных бухгалтерские документы подразделяются на:

4.1.Разовые.

4.2.Накопительные.

4.1. Разовыми называются такие документы, которые служат для отражения на них одной или нескольких хозяйственных операций в разовом порядке. Эти документы после составления и оформления передаются в бухгалтерию для записи их данных в учетные регистры. К разовым документам относятся, в основном, такие первичные документы, как приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, накладные и др.

4.2. Накопительными называются документы, в которых оформляются однородные, повторяющиеся хозяйственные операции, совершаемые на предприятиях в течение определенного промежутка времени (неделя, месяц). Такие документы применяются для уменьшения числа выписываемых документов и соответственно снижают трудоемкость учета. Например, лимитно - заборные карты. Этот документ ведется в течение месяца. В нем отражается многократный отпуск одного вида материала. Такой документ дает возможность контролировать соблюдение планового лимита отпуска материальных ценностей, ежедневный отпуск материалов и др.

5.По количеству учетных позиций документы делятся на:

5.1. Однострочные.

5.2. Многострочные.

5.1.К однострочным относятся документы, на которых заполняется только расход или приход одного вида материальных или денежных средств. Например, приходной ордер на один вид материала, приходные или расходные кассовые документы и т.п.

5.2.К многострочным относятся документы, на которых учитывается приход или расход сразу нескольких видов материальных или денежных средств. При этом следует иметь в виду, что один и тот же документ по форме бывает однострочным или многострочным. Например, приходный ордер по поступлению материальных ценностей на склад. Если в нем содержится одна строка для записи на приход только одного вида материала, то он однострочный, а если несколько строк, на которых можно записать несколько видов материалов, то он называется многострочным (многопозиционным).

6.По способу составления различают документы:

6.1. Изготовленные вручную;

6.2. Изготовленные с применением средств механизации и автоматизации учета.

Классификация документов приведена на рис.19.

Поиск по сайту: