Основные показатели размещения и исполнения заказа

Главной задачей управления заказами на предприятии является сокращение времени логистического цикла заказов с целью повышения качества обслуживания потребителей, снижения уровня товарных запасов и общих логистических издержек. Максимальная продолжительность цикла выполнения заказа определяется временем с момента размещения заказа, которое потребитель готов ждать до получения товара (часы, дни). Фактическое время исполнения заказа может превышать его, и цель службы логистики состоит в устранении этого разрыва. Для этого следует или снизить время выполнения заказа у поставщика, или увеличить цикл заказа потребителя посредством получения более ранней его заявки. Следует заметить, что этап оптимизации логистического цикла заказов является крайне важным для деятельности организации, поскольку достигнутые результаты гарантируют ей получение конкурентных преимуществ.

Логистический цикл управления заказами представляет собой комплекс процедур обработки и выполнения заказа (рис. 3.1). Поступающий от потребителя в организацию (по почте, телефону, телеграфу, электронной почте, факсу, курьером и т.д.) заказ на поставку должен содержать всю необходимую для поставщика информацию: номер заказа, контактные лица с обеих сторон, номер изменения, обозначение изготовителя, обозначение заказчика, «всего получено» с начала первой поставки, подтверждение о последнем приходе и номер контракта. Такая форма позволяет существенно сократить время и расходы на телефонные переговоры по поводу подтверждения и принятия заказа.

После предварительной обработки заказы передаются по телекоммуникационным сетям в информационно-вычислительный центр организации, в котором специальная программа, основанная на ИКТ SKALA, принимает данный заказ и автоматически выдаёт подтверждение о принятии его к исполнению. В качестве источника выполнения заказа на поставку выступают конкретные производственные и торговые подразделения предприятия. Для определённых источников разрабатываются планы выполнения заказов. Исходными показателями при планировании являются данные спецификации на производство готовой продукции, уточнённые показатели производства с точностью до недели или планы пополнения запасов. Это позволяет производить и поставлять товары точно в срок в соответствии с производственными планами заказчика. В процессе мониторинга заказа осуществляются процедуры выполнения и доставки заказанной продукции потребителям. Они сопровождаются непрерывным контролем сроков, объёмов и качества поставок. Цикл управления заказами завершается составлением отчёта о выполнении заказа.

При оформлении заказа необходимо учитывать следующие важные факторы:

1. «Lead time» – технологическое время, которое необходимо поставщику для производства изделий. Здесь очень важно знать весь технологический процесс их изготовления на заводе поставщика, вовремя получать информацию о его производственных и финансовых проблемах и реагировать на неё.

2. «Transportation time» – время, необходимое для доставки изделий от поставщика к заказчику с учётом вида транспортировки и географического месторасположения поставщика.

3. «Packing unit» – стандартный объём единиц продукции в упаковке.

4. «Safety stock» – величина страхового запаса. Рассчитывается и выбирается исходя из специфики изделий, удалённости поставщика, цены и стоимости транспортировки. Страховой запас постоянно поддерживается на определённом уровне для бесперебойного снабжения производства.

Главным преимуществом такой формы заказов является то, что поставщик имеет перед глазами чёткую картину потребности на каждое изделие на текущую неделю и прогноз с недельным графиком поставок на будущее. Изменение заказа происходит автоматически посредством электронной почты. После оформления заказа и получения подтверждения о принятии к исполнению начинается процесс отслеживания заказов, который включает в себя учёт нахождения материалов на следующих этапах:

· «Stock sub-supplier» – количество материалов, находящихся в открытом заказе;

· «Stock third party» – количество материалов, готовых к отгрузке со склада;

· «Truck shipment» – количество материалов, находящихся в транзите, т.е. отгруженных автомобильным транспортом;

· «Airport third party» – количество материалов, готовых к отгрузке самолётом (используется только в экстренных случаях);

· «Custom temporary warehouse» – количество материалов, находящихся на таможенном складе.

Для улучшения визуального отслеживания строится специальный график, показывающий статус положения каждого заказанного изделия в соответствии с недельными потребностями для безостановочной работы производства.

В заключение приведём условия, гарантирующих успех дела для обеих сторон:

1. Оптимальный потребитель («платиновый клиент») – заказывает вовремя, обеспечивает постоянный спрос, платит аккуратно, точно определяет спецификацию, доверяет поставщику и строит свои взаимоотношения на взаимопонимании.

2. Оптимальный поставщик – доставляет нужный товар вовремя, обеспечивает надёжность и качество, стабильность и равномерность поставок, выполняет условия контракта, держит покупателя в курсе дела.

При определении партии поставки прежде всего надо использовать показатель оптимального размера заказа Он определяется по формуле, предложенной ФУ Харрисом, известной как формула Уилсона :

где EOQ - экономический размер заказа, ед; Co - издержки выполнения заказа, руб; Си - закупочная цена единицы товара, руб; S - годовой объем продаж, ед; U - доля издержек хранения в цене единицы эти товару.

Поиск по сайту: