Рутины, их основные типы и черты

Не меньшее значение для практической деятельности имеет вторая особенность человеческого капитала – его свойство быть вместилищем знаний и умений фирмы. При этом, как уже отмечалось, дееспособность фирмы определяется не отдельными людьми, а их организованной совокупностью.

В этой связи со времен выхода в 80-х годах ХХ в. первопроходческих работ американских неоинституционалистов Ричарда Нельсона и Сиднея Уинтера экономическая наука стала уделять большое внимание так называемым рутинам -- повторяющимся, нормальным и предсказуемым процедурам решения бизнес-проблем. Именно рутины связывают людей в единый коллектив. Любой работник знает, что он должен делать в той или иной ситуации. А его коллеги, в свою очередь, понимают, какие задачи ставят перед каждым из них его действия. Так, клерк, обрабатывающий поступающие на фирму заказы, должен принять к исполнению те из них, которые соответствуют установленным параметрам, оформить и передать бумаги для оплаты в кассу. Кассир обязан принять деньги и выдать квитанции. А кладовщик по оплаченным квитанциям должен выдать товар и оформить гарантийные обязательства и т.д.

Без людей с необходимыми для конкретной ситуации знаниями, умениями и практическими навыками рутины неисполнимы. Бессмысленно ожидать, что человек не умеющий водить машину, сумеет отвести тяжелый грузовик на склад, даже если эту обязанность включить в его служебную инструкцию. Без рутин даже квалифицированные специалисты – это скопище людей, не знающих, что им делать и постоянно допускающих коммерческие ошибки (кладовщик не оформил гарантию, потому что считал, что соответствующий штамп должен поставить на бумаги кассир и т. п.).

Черты рутин. Роль рутин в функционировании фирмы лучше всего можно понять, рассматривая их основные черты, а именно:

1. Широкое распространение рутин,

2. Наличие внутренней иерархии рутин,

3. Связь рутин с неявным знанием компаний.

Рассмотрим их последовательно.

1. Основную часть времени работники любого предприятия тратят на рутинные операции. Действительно, рутинным является процесс производства каждого следующего экземпляра выпускаемого товара, рутинной является процедура сбора и обработки заказов, столь же рутинны закупки сырья, составление финансовых отчетов и инспекционные поездки высшего руководства по филиалам.

Важно понимать, что рутина не предполагает повторения одних и тех же действий, подобных одинаковым движениям механической игрушки. Напротив, рутина обычно специально нацеливает исполнителя на выбор правильного варианта действий. Так, получив нормальную заготовку, рабочий должен закрепить ее на сверлильном станке и обработать. Но, получив бракованную деталь, он должен отставить ее в сторону и доложить мастеру. Если учесть, что работников на предприятии много и каждый имеет много вариантов рутинного поведения, вступающих (или, наоборот, не вступающих) в действие в зависимости от обстоятельств, то становится понятным, что рутинное поведение может носить достаточно сложный и гибкий характер.

Поэтому комплекс проблем, которые поддаются решению с помощью рутин, исключительно широк, что и предопределяет их повсеместное распространение в бизнес-практике. Существуют оценки, согласно которым не более 3% действий фирм может быть расценено как нерутинные.

2. Эффективности рутин способствует и иерархический характер их системы. Столкнувшись со сложным случаем, рядовой исполнитель может не найти подходящей к нему рутины. Но, попав в тупиковую ситуацию, он обычно должен передать дело более опытному сотруднику, то есть запустить в действие рутину более высокого порядка. Опытный профессионал постоянно работает со сложными случаями и, быть может, уже давно наработал рутину для решения данного класса проблем. Но, не исключено, что и он не знает, как справиться с трудностями. Тогда он информирует об этом руководство и приводит в действие рутины еще более высоких этажей. Таким образом, эшелонированное построение системы рутин позволяет им быть одновременно эффективными (все простые вопросы быстро и дешево решаются на «нижних этажах» системы с привлечением сравнительно неквалифицированных работников) и универсальными (даже сложнейшие задачи могут быть решены специалистами экстра-класса, когда рутина заставит привлечь их к делу).

В каждой фирме действуют три основных типа рутин:

• Рутины, управляющие текущим бизнесом с использованием существующего производственного потенциала (рутины краткосрочного периода);

• Рутины, управляющие инвестиционными процессами и, следовательно, изменениями производственного потенциала (рутины долгосрочного периода);

• Рутины, управляющие изменением рутин.

Рутины краткосрочного периода, как правило, предельно децентрализованы. Решения по этому ругу вопросов принимаются на местах, функции же руководства сводятся к контролю. Инвестиционные рутины определяют будущее фирмы на длительный период. Так, построив цех, рассчитанный на выпуск определенного объема продукции, фирма связывает себя необходимостью обеспечить его загрузку. И, если это не будет выполнено, то компания войдет в длительную полосу трудностей (вспомним об убытках, наблюдаемых при уровнях загрузки мощностей ниже первой критической точки – см. параграф 5.2.). Следовательно, инвестиционные решения исключительно ответственны, а потому управляющие ими рутины обычно предполагают участие руководства компании.

Интересное конкретное проявление это обстоятельство имеет в практике финансового управления. На большинстве фирм руководители низовых подразделений имеют большую финансовую самостоятельность в решении текущих проблем и резко ограничены в правах инвестиционных решений. Например, начальник цеха может иметь право подписи документов на закупку сырья для текущего производства на сумму до 1 млн. руб. Но при покупке какого-то оборудования или приспособлений для самого цеха (инвестиционное решение) его лимит прав может быть многократно ниже – скажем, всего 100 тыс. руб. Инвестиционные решения имеют тенденцию концентрироваться на самом верху.

Третий тип рутин (рутины изменения рутин) на первый взгляд вообще носят нерутинный характер. Однако, даже радикальные нововведения в работе фирмы – как ни парадоксально это звучит – часто имеют рутинное происхождение. Например, замедление темпов реализации готовой продукции обычно автоматически запускает в ход процедуры проверки правильности производственной и маркетинговой стратегии (обзор рынка, анализ действенности рекламы и пр.). И вполне возможно, что в итоге этих рутинных действий будет избрана принципиально новая, отнюдь не рутинная линия поведения (например, фирма совсем уйдет с определенного рынка, сочтя его неперспективным). Но механизм, породивший эту инновацию (проведение анализа состояния рынка в ответ не ухудшение сбыта), был вполне рутинным. Рутины изменения рутин по самой своей природе ориентированы преимущественно на менеджеров.

3. Наконец, очень важно понимать тесную связь рутин с неявными, то есть нигде не записанными и часто вообще неосознаваемыми, знаниями и умениями фирмы. Так, очень многие рутины передаются от сотрудника к сотруднику путем «обучения деланьем». То есть более опытный работник показывает новичку, как можно наиболее эффективно справиться с определенной задачей. Еще один распространенный вариант включения неявного знания в рутину – краткая постановка задачи. Когда начальник предлагает подчиненному взять некую деталь со склада, он не разъясняет соответствующую процедуру, предполагая, что работник ее знает. Какие-то иные рутины существуют в качестве неписаных обычаев (в нашей фирме не принято делать так). Ряд других рутин складывается как результат баланса сил между сотрудниками организации. Например, приказание высокопоставленному менеджеру отдается не в той форме как рядовому сотруднику и т.д.

Несмотря на неявный характер таких установлений, соответствующие рутины строго соблюдаются. Они воспринимаются как нечто данное, хотя их происхождение и рациональный смысл могут быть неизвестны ни прямым исполнителям, ни руководству, контролирующему работников. Другими словами, деятельность фирмы имеет тенденцию обрастать «невидимыми» рутинами, ведущими скрытое существования, но от этого не менее сильно влияющими на работу фирмы, чем явные (скажем, прописанные в должностных инструкциях) положения.

Поиск по сайту: